販売管理システムの選び方と、建設業を支える行政書士の仕事｜monotips station 第112回

イントロダクション

2022年6月29日配信のmonotips station 第112回では、業務に合う販売管理システムの選び方と、建設業者を支える行政書士の仕事を取り上げます。あらかわは3つのクラウド型システムを実際に試した所感を、しばっちは建設業の許可や公共工事の入札、建設キャリアアップシステム（CCUS）の概要を話しました。

冒頭では、しばっちがCCUS認定アドバイザーになった話題にも触れています。販売管理の仕組みを見直したい人や、建設業の手続きがどうつながるのか知りたい人に向けて、二人のやり取りを追っていきます。

1. 販売管理システムは、業務の型に合わせて選ぶ

この章では、見積もりから請求、在庫や外注の管理までをどうつなぐか、あらかわが試した3つのシステムを比べます。

1-1. 案件ごとの原価と売価を見えるようにする

販売管理システムと聞いて、しばっちが思い浮かべたのは「何が何個売れたか、在庫はどうかを管理するもの」。あらかわも「だいたい合っています」と応じます。さらに、見積もりや案件の進捗、納品書・請求書の発行、在庫、外注・発注、売上分析などを一元管理し、会社の状況を把握するための仕組みだと説明しました。

書類ごとに別のツールを使うこともできますが、案件単位で情報がつながっていれば、その仕事の原価と売価が分かります。あらかわの会社では、使っていたシステムが3年後になくなると分かり、案内された移行先は乗り換えコストが高かったため、別のサービスへ移ることを検討していました。そこで「販売管理システムジャーニー」として比較したのが、board、フリーウェイ販売管理、Sフローの3つです。

1-2. 外注の多い仕事にはboardが合う

最初に紹介したのは、請負型の業務に向いていると感じたboardです。見積もりから受注、納品、請求、入金の確認までを管理できます。

あらかわが便利だと感じたのは、1つの案件に複数の発注先をひもづけられることでした。たとえばチラシ制作なら、デザイナーへのデザイン費と印刷所への印刷費を同じ案件に登録できます。原価が確定したあとに売価を入力すれば、案件の中で利益まで確認できます。

印刷の手配が多い仕事では、「びっくりするぐらいしっくりくる」と感じたそうです。これまでは外注の手配をExcelで行い、売上だけをシステムに入力していましたが、boardの発注書を手配に使えば、誰にいくらで依頼したかも案件にまとまります。システム開発やクリエイティブの仕事など、1つの案件に複数の外注先が関わるクライアントワークに使いやすいと話しました。

支払いサイトも設定できるので、外注費の支払日を見ながら資金繰りを考えられます。一方、決まった商品を毎月同じ数だけ納めるような取引には、使えなくはないものの手間がかかります。在庫管理の機能もありません。自社で在庫を持たず、外注を使って案件を進める人に向くサービスです。

収録時、あらかわは法人の料金を月額2,000円ほどと紹介し、後半では個人事業主向けを980円、法人なら1,900円ほどになるのかな、と推測を交えて話しました。料金は売上ではなく、個人か法人かで決まるという話でした。

1-3. 定番品の卸にはフリーウェイ販売管理

2つ目は、メーカー寄りの業務に向くフリーウェイ販売管理です。あらかわの会社では、現在のシステムの前に使っていました。

1,000伝票までは無料で使え、その後は月額2,900円ほど、あるいは3,000円ほどだったとあらかわは振り返ります。入力は簡単で直感的なため、手書きで納品書を作っていた人も移行しやすいイメージです。カテゴリごとの売上分析やPDF出力もできます。

ただし、使うのをやめた理由が2つありました。1つは、商品ごとに設定できる掛け率が4種類までだったことです。取引先によって50％、45％、60％など異なる掛け率を使う場合、得意先が増えるほど管理しきれなくなります。もう1つは、在庫管理の機能がなく、納品書の発行を中心とした仕組みだったことです。

決まった商品を少ない得意先に卸すなら選択肢になりますが、商品点数や掛け率の種類が増えると難しくなる。あらかわはそう整理しました。

1-4. 在庫と掛け率を管理するならSフロー

在庫管理もしたいと検索して見つけたのが、3つ目のSフローです。あらかわが使っていたフリーウェイ販売管理は、10年ほど前から画面の印象があまり変わっていなかった一方、Sフローは比較的新しく、在庫と掛け率を管理できる多機能さに注目しました。

収録時に紹介された料金は、1アカウントあたり月額2,980円です。マスター情報を登録して試したところ、受注を確定させてから明細に商品を入れる手順があり、あらかわにはワンステップ多く感じられました。機能が多いぶん、全体を把握するのにも少し時間がかかります。また、複数人で使う場合はアカウントごとに料金がかかります。

それでも、在庫と掛け率の管理が必要な会社にとっては候補になります。あらかわは、今のシステムの契約が切り替わるタイミングでSフローへ移ることを考えていました。

1-5. 月額費用は、減らせる作業時間と比べて考える

Sフローの月額2,980円について、あらかわは、時給が1,000円を超える人なら残業が3時間減れば費用を取り返せるという考えを示しました。販売管理システムにはあまり投資しない人もいるけれど、自分は前職で使っていた経験から「ないと困る」と感じている、と話します。しばっちも、自分が使うなら案件や進捗を管理できるboardに関心を示しました。

「今これで管理してるからいいよとか、Excelでやってるとか言ってる人は、騙されたと思って一回こういうの入れてほしいですね」（あらかわ）

Excelやスプレッドシートで管理できているようでも、入力先を切り替えたり、手作業で計算したりする負担があります。見積もり専用の画面に入力すれば、気持ちの負担も軽くなり、計算間違いも防ぎやすいとあらかわは勧めました。以前は月額8万〜10万円ほどかかる業務用ソフトが中心だったところ、月2,000〜3,000円ほどで使えるサービスがあることに感動したそうです。

あらかわの整理では、クライアントワークや外注手配が多い人にはboard、在庫や掛け率の管理が必要な人にはSフローが候補です。定番品を少ない得意先へ卸す場合は、フリーウェイ販売管理も選択肢になります。

2. 建設業の許可からCCUSまで、行政書士が支える手続き

この章では、建設業者が許可を取って維持する手続きから、公共工事の入札やCCUSまで、しばっちが行政書士の仕事を紹介します。

2-1. 建設業の許可を取ると、できる仕事と義務が増える

あらかわが「一丁目一番地で出てくるのが建設業者なんですかね」と尋ね、しばっちが「そうです」と応じました。しばっちの事務所でも、建設業が中心分野だといいます。

「建設業者さんと行政書士は切っても切れない関係ですね」（しばっち）

関わり方は事業者の規模によって変わります。小規模な事業者では許可の取得や維持が中心ですが、大きな事業者は手続きを自社で行えるため、経営事項審査の点数をどう上げるかといったコンサルティングの相談が増えます。

しばっちは例外を考えない説明として、建設業の許可がないと500万円未満の工事しか請け負えず、500万円以上の工事を受けるには許可が必要だと話しました。建設工事の範囲は思ったより広く、壁の塗装や家一軒の新築だけでなく、LAN配線や光回線の引き込みも含まれると説明します。

許可を持つと大きな工事を請け負える一方、毎年の決算後に監督する役所へ報告し、5年ごとに許可を更新するなどの義務も生じます。社長の住所が変わった場合などにも変更の届け出が必要です。

決算の報告では、税理士が作る税務用の書類をそのまま提出するのではなく、建設業用の書き方に「翻訳」して役所へ出します。税務と建設業で数字の見方が異なるため、行政書士が税理士に数字の意味を確認したり、次回に向けた要望を伝えたりすることもあります。あらかわが「税理士と行政書士が戦う感じ」と尋ねると、しばっちは「協力」と説明しました。

2-2. 公共工事の入札には、段階を踏んだ審査がある

許可を取った後には、公共工事の入札に参加する道があります。国や県、市町村などが発注する工事は入札で業者が決まり、参加するには経営事項審査と、発注する団体ごとの入札参加資格審査を受ける必要があります。

しばっちの説明では、まず毎年の決算変更届を出し、経営状況分析を経て、経営事項審査を受ける流れです。入札参加資格審査は建設業だけのものではなく、文房具などの備品調達でも、入札があれば必要になる場合があります。

こうした手続きを自社で行うか、行政書士に依頼するかを選びます。しばっちは、大きな工事や公共工事に参加できるようになれば、業績も上がるのではないかという見方を示しました。

2-3. CCUSは、技能者の仕事の経歴を記録する仕組み

許可や入札の手続きとは別に、建設業で進んでいる仕組みとして、しばっちは建設キャリアアップシステム（CCUS）を紹介しました。建設業で働く人は転職することもありますが、以前どの現場でどんな仕事をし、どんな技能を身につけたかが分かりにくい。そこで、技能者の経歴を国が一元管理しようとしているのがCCUSです。

事業者と技能者が登録し、事業者が工事現場を登録することで、そこで誰が働いたかを記録できるようになります。収録時点では義務ではなく、大きな事業者から登録が進んでいました。しばっちは、いずれ必須になる可能性は高いと見ていましたが、時期は分からないとも話しています。

課題として挙がったのは、小規模な現場での記録です。何千万円規模の現場なら運用しやすくても、1万円、2万円ほどの工事を1日に3件回るような働き方をどう記録するのか。あらかわは、マンションでLAN工事を3件行う例を挙げ、仕組みづくりの難しさにうなずきました。

「デジタル庁に頑張ってもらわないといけない話ですね」

しばっちは冒頭でCCUS認定アドバイザーになったと話しました。建設業の人に向けた情報も、今後番組で取り上げたいと話します。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

今回の2つのテーマでは、業務や手続きが複雑になる前に、必要な管理の仕組みを考えておくことが語られました。販売管理システムは業務の型で選び、建設業では許可を取った後の報告や更新、入札の審査まで見通しておく。どちらも、後から負担が大きくなる前に管理を整えるという話です。

外注手配の多いクライアントワークにはboard、定番品を少ない得意先に卸すならフリーウェイ販売管理、在庫や掛け率も管理するならSフローが候補になる
販売管理システムの費用は、入力や計算にかかる時間がどれだけ減るかと合わせて考えられる
建設業の許可は大きな工事を請け負うために必要となり、取得後も決算報告や更新、変更届がある
公共工事の入札には、決算変更届、経営状況分析、経営事項審査、入札参加資格審査と段階がある
CCUSは技能者の経歴を記録する仕組みで、現場の規模や働き方によって運用の難しさが異なる

締めくくりにあらかわは、最初のコストを抑えすぎると後で大変になることがあると話し、早いうちから管理を整える考え方に触れました。今回比較した3つはすべてクラウド型ですが、弥生の販売管理には1台のパソコンで使うクライアント型もあったといいます。また、自社ではシステムを1つから2つに増やしながら、2万5,000円の節約になるとも話していました。自社の仕事に合う仕組みを選ぶことが、費用と管理の両方を見直すきっかけになります。

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