ふわっとした新規には予算がつくのに、改善投資が後回しになる理由｜monotips station 第257回

イントロダクション

2025年4月30日配信のmonotips station 第257回は、しばっちが体調不良で欠席し、あらかわ一人でお届けした回です。自動化ツールや業務改善への投資は、なぜ予算化されにくいのでしょうか。

大きな新規案件には予算がつく一方、今ある仕事を少し良くする改善にはお金が出にくい。その背景にある心理や組織の構造を、あらかわが掘り下げます。自動化で空いた時間をどう使うか、一人で仕事を抱えると改善が止まりやすいのはなぜか。具体例と業務改善の枠組みを通して考えます。

1. 大きな新規案件は、なぜ小さな改善より通りやすいのか

この章では、自動化のメリットと、予算を決めるときに働く心理を見ていきます。

1-1. 自動化で生まれるのは、削減と再配置の余地

RPAやAI、自動化の話は、これまでも番組で取り上げてきました。今回は、それを導入すると企業にどんなメリットがあるのかをあらためて考えます。あらかわが挙げるのは、人員を再配置できることと、コストを削減できることです。

たとえば、4人で担当していた仕事を3人でできるようになれば、空いた1人を売上や成長につながる仕事へ回せます。自動化の効果は、削減額だけでなく、その後に人の時間をどこへ使うかまで含めて考えられます。

1-2. 人を減らした分、新規事業へ振り向ける

あらかわが印象に残った例として挙げたのは、直近にYouTubeで見たプレゼンテーションです。人員を半分以下にしながら、既存事業は成長の角度を変えず、AIをフル活用して成長フェーズを保つ。そして、減らした人員を全員、新規事業へ向けるという内容でした。

大人数をかける人気事業ではなく、10人単位のプロジェクトを作ってユニコーン集団を目指す。少人数のチームをたくさん作るのはリスクが高く見えますが、チームが100ほど、総勢5000人規模になれば、当たったチームに人を足せるという考え方もできます。あらかわは、社内のリーンスタートアップのようで魅力的だと感じたそうです。AIが時代を変えると信じる人が経営すると、こういう判断になるのかと驚いたとも話します。

同じ規模の取り組みを小さな事業で再現するのは簡単ではありません。それでも、経営者が自分で動き回っている仕事や、ちょっとした手間をAIやRPAに任せることはできます。自分や社員の時間が空いたとき、その時間をどう使うのか。あらかわは、空くことへの恐怖が改善を止める場合もあると話を進めます。

1-3. 確実な削減より、大きな売上の可能性が魅力的に映る

予算が通りにくい理由として、あらかわは行動経済学のプロスペクト理論を取り上げます。番組での説明では、人は確実な小さな利益より、確率が低くても大きな利益を得られる可能性に惹かれやすいといいます。企業の意思決定に当てはめると、確実なコスト削減より、大きな売上が見込める新規事業の方が魅力的に見える、ということです。

「確実に1000万円のコスト削減ができる自動化ツールよりも、成功確率は低くても1億円の売上が期待できる新規に投資する方が、心理的に魅力的に映る」（あらかわ）

あらかわ自身も、確かにそうだと受け止めています。現場が予算を取りにいくときも同じで、月々2、3万円の改善ツールより、数百万円をかける新規プロジェクトの方が予算を取りやすいことがある。そこで売る側は、売上につながる仕事を進めながら、改善ツールも一緒に導入する提案をする。あらかわは、そうしたバーターのような進め方なら予算が通りやすいのではないかと話します。

小さくても確実な改善を進めたいとき、金額の妥当性だけを伝えても不利になりやすい。大きな新規案件の方が決裁の場で魅力的に映る、というのがあらかわの見立てです。

2. 全社に効く改善が、部門と「空いた時間」で止まる

会社全体で見れば効果がある改善でも、部門ごとの事情や、時間が空くことへの不安が壁になります。

2-1. 全社の利益が、部門のメリットに見えにくい

もうひとつの理由として、あらかわは組織のサイロ化を挙げます。会社が大きくなるほど部門ごとの縦割りが強くなり、全社の効率化より自部門の成果が優先されやすい。事業部制でも起こる話です。

あらかわは説明を整理し直し、IT部門が全社を効率化して会社全体では利益が出ても、各部門から見るとメリットが薄く感じられるため、予算を取る動機が弱くなる、と話します。

こうした効果は、会社全体で取り組んで初めて見えてきます。だからこそ、経営する側が理解して動かなければ、小さな利益を積み上げる改善は進みにくい。全社にとっての効果を、各部門が動く理由へつなげられるかが問われます。

2-2. 仕事がぎりぎり回っていると、変える理由が見えなくなる

時間が空くことへの怖さも、改善を止める要因です。あらかわは、今回AIで準備した台本にはなかった話として、この点を補います。

AIやRPAで仕事を効率化した結果、時間が空いた従業員から「何をすればいいでしょう」と聞かれることがあります。その時間に取り組む仕事を渡せれば、次へ進めますし、自分から次の仕事を見つける人なら、あれもこれもと動けます。スタッフによって、改善や片付けなど守りの仕事が得意な人もいれば、攻めの活動が得意な人もいます。

一方、時間を空けたらサボるのではないか、と考えてしまうと、判断は変わります。

「今こういう仕事でギリパンパンぐらいで上手いこと回ってんねんから、このままにしとけばいいやないか」（あらかわ）

仕事がちょうど一杯で回っているなら、いじらない方がいい。あらかわは、そんな感覚がいろいろな会社で起きているのではないかと話します。給料をもらって働く以上、持ち場がなくなることを怖がり、周りを守ろうとするのは自然なことです。ただ、そのままでは改善につながらず、無駄な仕事も残ります。時間を空けた後に何をするかまで考えておくことが、改善を続ける分かれ目になります。

3. 一人で回すほど、ブラックボックスが改善を止める

一人で事業を回している場合は、社長自身の仕事が事業に直結することや、任せた仕事が見えなくなる不安が改善の壁になります。

3-1. 「自分でやった方が早い」に戻ってしまう

一人の会社では、社長のマンパワーが事業に直結するため、「自分でやらなあかん」「ここは見ておかないといけない」という仕事が残りがちです。新しいツールを使い始めても、理解が追いつかない期間は思った以上にストレスになります。そうすると、「自分でやった方が早い」に戻ってしまうことがあります。

プログラミングやRPAを作るのが好きな人は、自分で組み立てて仕組みに納得できるので、改善を進めやすい。一方、人に任せて改善した仕事は、任された人以外からは中身が見えにくくなります。

「人に任せて改善されたところって、そこがブラックボックスになっちゃうんじゃないですか」（あらかわ）

一人で事業を回す社長には、理解しないまま物事が進む怖さがあるのではないか。あらかわはそう考えます。ツールを信頼して任せるかどうかは、自分の中で踏み出す判断でもあります。それまでのやり方で仕事が回り、生活できてきた安心感や、時間の使い方を変えることへの恐怖も大きい。月額の大小より先に、今の回し方を手放せるかどうかが問われます。

3-2. 仕事を渡してみると、自分の手順を見直せる

あらかわ自身も、サポートや改善をしているつもりでも、見落としやルーティンのまま続けている仕事があると話します。メーカーの仕事では、自分でやった方が早いと思っても、あえてスタッフに任せることがあります。すると、スタッフの方が早いこともあるそうです。自分が見つけた手順を「こっちの方がいい」と伝えたら、「何を言っているんですか。そんなの当たり前じゃないですか」と返されたこともありました。

だから、こまめにコミュニケーションを取り、定期的に相手の仕事を見ておく。やり方を見えるようにして、お互いの手順を確かめる。そうすれば、より早く無駄の少ないやり方が見つかるかもしれません。自分一人の「早い」は、仕事を渡してみるまで気づきにくいものです。

どんなに小さな組織でも、やらなくていい仕事をして、仕事をした気になってしまうことはあります。やらなければならない仕事に集中するために、仕事を減らすことが大事だと、あらかわは話します。

4. ECRSで、仕事の無駄を4つの方向から見直す

最後にあらかわが紹介するのは、無駄を具体的な改善へつなげるECRS（イクルス）です。

4-1. なくす、まとめる、順番を変える、簡単にする

ECRSは、業務改善のためのフレームワークです。4つの言葉の頭文字で、EはEliminate（排除）、CはCombine（結合）、RはRearrange（入れ替え）、SはSimplify（簡素化）を表します。

この仕事自体をなくせないか。別の仕事と一緒にできないか。順番を変えたら早くならないか。もっと簡単にできないか。無駄だと感じた仕事を、どの方向から見直せるかに分けて考えます。

たとえば、仕事そのものをなくす、Aの仕事と一緒に済ませる、Bの仕事より先に進める、あるいはAの仕事を別のやり方にして不要にする。あらかわは、無駄という言葉で止めず、どの方法で解決するかを見るのが面白いと話します。

4-2. 自分で組んだ仕事の流れを、定期的に見てもらう

自分で働いていると、仕事の流れにある無駄は見つけにくいものです。あらかわは、一日の仕事や全体の流れを、定期的に外部の人に見てもらうことを提案します。

一人で事業をしていると、自分で組み上げたやり方を最高のシステムだと思い、このまま進めようとしがちです。それでも、時代もお客さんも周りの環境も変わります。だから、ECRSを手がかりに仕事の流れを定期的に見直す。外の人に一日の流れを見てもらうことが、自分では気づきにくい仕事を見つけるきっかけになります。

エピソードの総括

今回の話

小さな改善を積み上げるより、まだ見えない大きな利益を狙う方が、心理的なハードルは低い。あらかわは、営業する側ならその心理を踏まえて提案した方が、予算を取りやすいのではないかと話しました。

一方で、自分が投資する側に立ち、実際の事業として考えると、どちらも大切です。大きな利益を狙うより、目の前の小さな積み重ねでまずキャッシュを貯める方がよいかもしれない。どちらへ寄せるかは、様子を見ながら考えたい、というところで話を結びました。

最後には、しばっちがいないと同じトーンのまま話してしまい、返しのスパイスが足りないと、あらかわがひと言。早く元気になって戻ってきてほしいと話して、この回を締めくくりました。

押さえておきたいポイント

自動化のメリットは、人員を再配置できることとコスト削減
確実な1000万円の削減より、成功確率が低くても1億円の売上が期待できる新規事業の方が、心理的に魅力的に映る
月々2、3万円の改善ツールより、数百万円の新規プロジェクトの方が予算を取りやすいという実感
部門からメリットが見えないことや、時間が空くことへの怖さが改善を止める
仕事の無駄は、排除・結合・入れ替え・簡素化の4つの視点で見直せる

今回の話から持ち帰れるのは、改善の効果だけでなく、改善で生まれた時間をどう使うかまで考えておくことです。仕事を誰かに渡し、手順を見えるようにし、ECRSの視点で定期的に見直す。そうすれば、今のやり方を守るだけでなく、必要な仕事に時間を使う余地が見えてきます。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。

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