月初の計画を動かす方法と、手書き寄せ書きの作り方｜monotips station 第201回

イントロダクション

第201回では、気になることを紙に出し、締め切りから予定をカレンダーへ置く方法と、手書きの寄せ書きを仕上げる方法を紹介します。収録では、新生活の時期に届いた詐欺メールの話も出ました。予定を日付まで決めたい人にも、色紙を回す時間がない人にも、具体的な手順と、実際にやってみて分かった負担が見えてくる回です。

本題に入る前には、大谷選手をめぐる記者会見にも触れています。詳細には踏み込まず、朝7時前に本人の声を聞けたことで、その日を安心して過ごせる人もいたのではないか、とあらかわが話しました。会見の時間が午前中の仕事に与える影響にも思いを巡らせていました。

1. タイミングが合う詐欺メールに、どう気づいたか

最初の話題は、実際の設定変更の直後に届いた、Amazonを装うメールです。変更した内容とメールの文面が食い違っていたことが、気づく手がかりになりました。

1-1. Dアニメストアを登録した直後に届いたメール

春休みに子どもが見るかもしれないと考え、しばっちはAmazonプライムビデオ内で追加できるDアニメストアを1か月だけ登録しました。1か月後に自動更新されないよう設定した直後、Amazonプライムの自動更新が解除されたと知らせるメールが届きます。

変更したのはDアニメストアの設定です。それでも届いたタイミングがぴったりだったため、一瞬、Amazonプライム本体の設定を変えてしまったのかと思ったそうです。リンクは開かず、送信元のメールアドレスや不自然な日本語を見て、詐欺メールだと気づきました。

1-2. 新生活の時期は、登録先からのメールも増える

メールの受信方法について尋ねられたしばっちは、Yahooメールを使っていると答えました。あらかわは、仕事ではGmailを使い、独自ドメイン宛のメールもGmailで受信しています。Gmailは迷惑メール対策が強いと感じる一方、大事なメールが迷惑メールに入ることもある、と二人は話しました。

あらかわは、仕事のメールと、登録先を選びたい私用のメールを使い分けています。新しい学校や大学への登録、見守りサービスの更新などが重なる3月、4月は、普段よりメールが増えるかもしれません。今回のように設定を変えた直後のメールでも、届いたタイミングだけで本物と決めず、送信元や文面を確かめることが大切だと話していました。

2. 気になることを書き出し、締め切りから予定を置く

続いてあらかわが紹介するのは、月初に計画を立てるルーティンです。頭の中の用事を紙に出し、カテゴリーと締め切りを整理してから、実際の日付へ割り当てます。

2-1. 月間ページを、目標を動かすために使う

あらかわは、前日に終わったクラウドファンディングへのお礼から話を始めました。システム手帳のようなノートは、目標の約1000％に届き、190人近くに手に取ってもらえたそうです。革やリフィルを抜き差しできる点も紹介しましたが、特に使ってほしいのはスケジュールのページでした。見開きの下に月間計画が続き、右側にメモ帳がある構成です。

もちろん、そのノートを使う必要はありません。しばっちが愛用している手帳でも、月間ページを予定の記録だけでなく、今月やることを考えるために使えます。二人が勉強会をしていた頃は、先月の結果と今月の目標を報告し合っていました。項目はランダムで、たとえば建築業許可を3件ほど取りたい、といった目標も出ていたそうです。

あらかわは、そうした目標をスケジュールに落とすところまでを一続きにしました。その結果、自分の中で動かせるプロジェクトが増えたと話します。

2-2. 仕分ける前に、1時間で紙へ書き出す

あらかわは6つのステップとして、まず時間を確保するところから説明します。月末でも月初でもよく、1時間ほど取ります。最初に紙へ書くのは、やらなければならないこと、やりたいこと、気になっていることです。この時点ではカテゴリーを分けず、思い浮かんだ順に出していきます。

先に枠を作って分類しながら書くと、ふと思い出した用事を忘れてしまうことがあるからです。補助金の処理、ボードゲーム大会の練習、娘の発表会に合わせて予定を空けること、服を買うことなど、仕事とプライベートを混ぜて並べます。

「仕事のことだけ考えろ、と言ったかと思うと、ふっと違うことが入ってくる。そこは気にせず、混ぜて書く方がいい」（あらかわ）

気になることをいったん外に出す方法として、あらかわはGTDにも触れました。紙でも付箋でも構いません。書き出した後で、仕事A・仕事Bや、自分の案件・家族の案件などに分けていきます。家族の予定も、相手ごとに分ける方法があるそうです。

2-3. 固定の予定を先に入れ、空き時間は前半に使う

カテゴリーを分けたら、次は動かせない予定をカレンダーへ入れます。納品日が決まっている仕事や、時期が決まっている子どもの合宿など、締め切りのある予定が先です。カテゴリーごとに色を付けておくと、仕事やボードゲームなど、何に時間を使っているかが見えやすくなります。

その後、空いている日に、締め切りはないけれどやりたいことや、やった方がよいことを入れます。あらかわが勧めるのは、できるだけ前半に予定を置くことです。

「計画というのは遅れるものだから、後半はバッファとして置いておく。前半の元気なうちに、予定を進めていく」（あらかわ）

計画が遅れたときに備えて、後半には余白を残します。先に決めておくのは、動かせない締め切りと、前半に進めたい予定です。

2-4. Googleカレンダーへ移して、月の空き方を見る

予定ができたら、あらかわはその月の分をすべてGoogleカレンダーへ転記します。一度入れてしまえば、計画表は見なくてもよい、という使い方です。やることを一覧にしてチェックするだけだった頃と比べ、月の初めから予定がカレンダーに入っているので、今は暇なのに何をすればよいか分からない、という時間が減ったそうです。

紙の表では、縦に日付を並べ、左側に仕事、右側にプライベートを書きます。補助金なら、誰の分をいつまでに処理するか。製作や物販も同じように置いていきます。空いている時期や、資格試験があるため他の予定を入れにくい時期が、チャートのように見えるのが利点です。あらかわはこれを、時間の陣取り合戦と表現しました。

使う用紙は、グリッドライフプランナーでもブロックカレンダーでも構いません。色分けは4色ペンでもでき、8色ほどあればさらにカテゴリーを分けやすいといいます。毎日その表を見るかどうかは、それぞれの好みです。

しばっちは、年間計画の段階で7月に何をするかまで決めています。ただし、計画どおりに進まないことも多いため、月末には費用や売上を確認して振り返ります。進行中の案件については、その日までに何をするかで管理しているそうです。あらかわの月初に予定を立てるやり方を聞いて、しばっちはよいと思ったと伝えました。あらかわも、月初に限らず月末に翌月の予定を入れてよいと応じ、空いた時間に次の月を埋めてみることを勧めています。

3. 手書きを集めて、色紙に仕上げる

しばっちが紹介するのは、会う機会が少ない相手にも渡せる寄せ書きの作り方です。オンラインのサービスと、各自の手書きを集めて色紙に貼る方法を比べながら、準備のしやすさと作る人の負担を話しました。

3-1. 色紙を回すのが難しい相手もいる

しばっちは、寄せ書きといえば色紙を買って、みんなで手書きするイメージだったと話します。毎日会う人なら色紙を回せますが、たまにしか会わない相手だと、誰か一人が色紙を持ち歩いて回ることになります。それが大変だというのが、今回の話の出発点です。

あらかわも、色紙を回すのは大変だと応じました。その場で急に書くよう頼まれても、すぐに言葉が出てくるとは限りませんし、文章を作り込む時間もありません。一方で、その場で短く書ける手軽さもある、と二人は確認しました。

3-2. オンラインサービスなら、長いメッセージも載せられる

しばっちは、オンライン寄せ書きを検索して見つけたサービスを3つほど紹介しました。写真を入れたり、伝えたい言葉をテキストで送ったりできるものがあり、文字は手書きそのものではなく、手書き風のフォントで表示されることが多いそうです。

色紙をその場で回して書くと、時間が短く、文字が薄くなったり、文章が短くなったりしがちです。サービスによっては、500文字ほど書けるものもあると紹介しました。

「普通の寄せ書きは短い時間で書くので、薄くなったり短くなったりする。サービスだと長く書けて、500文字というものもありました」（しばっち）

サービスのページを見ながら、二人は費用についても話しました。画面で見るだけなら無料のものがあり、印刷して送る段階で費用がかかるようです。ただ、受け取った人が何度も見返すとは限らず、色紙も後から頻繁に見るものではないかもしれません。卒業時にもらった色紙を、実家で久しぶりに見つけるような場面を思い浮かべていました。

お祝いの言葉はChatGPTでも用意できる、という話から、人の気持ちはどこにあるのだろう、というやり取りもありました。サービスの便利さを認めつつ、手書きの紙が色紙に貼られている方が、渡したときの感動につながるという見方も出ています。

3-3. 各自の手書きを集めれば、色紙を回さずに済む

しばっちが実際に試したのは、各自が手書きした文字を集め、色紙に仕上げる方法です。それぞれが自宅などで書き、スキャンして一か所に集めます。スマートフォンで撮影してもよいものの、影が入ることがあるため、スキャンの方がきれいだったそうです。

集めた文字は、Illustratorなどで配置してカラー印刷し、色紙に貼ります。配置にはCanvaも使えます。全員が早めに書いてくれれば、色紙を回さずに準備できます。あらかわも、各自が書いたものを送ってもらって貼るやり方に賛成しました。

ただし、きれいに配置する作業は意外と大変です。文字の形や線の太さ、大きさ、文字数が人によって違います。白い紙に書いてほしいところ、色付きの紙に書く人もいたそうです。カラー印刷では思った色にならないこともあり、写真も本物と印刷物では色が違って見えます。今回はコンビニで印刷し、最後はのりで色紙に貼りました。

「いいものは作れます。効率かどうかは、特定の人に負担がかかって、周りはまあまあです」（しばっち）

会わなくても作れて、事前に準備でき、色紙を回さずに済む。一方で、文字を集めて配置し、印刷して貼る役割は一人に寄りがちです。しばっちは、作る側の負担まで含めて効率的かを考える必要があると話しました。

収録時点では3月で、職場の転勤など、これから寄せ書きを用意する人もいるかもしれません。色紙を回す時間がない場合は、白い紙に書いてもらい、写真で集める方法もあると提案しました。

エピソードの総括

今回の話を、自分の予定や寄せ書きに活かす

月初の計画では、まず1時間を取り、気になることを分類する前に書き出します。その後、カテゴリーと締め切りを整理し、動かせない予定を先にカレンダーへ置く。空き時間に入れる予定は前半に寄せ、後半にはバッファを残します。しばっちの年間計画や月末の数字の振り返りと並べると、予定を見直すタイミングは月初に限らず、月末に翌月分を入れる形でもよさそうです。

寄せ書きは、オンラインサービスなら長いメッセージを集めやすく、各自の手書きを印刷して貼れば、会う機会が少なくても色紙を作れます。ただし、どちらの方法でも、使う人や作る人にかかる手間を考えて選ぶ必要があります。

この回で紹介された手順は次のとおりです。

1時間を取り、気になることをカテゴリー分けする前に紙へ書き出す
カテゴリーを分け、動かせない締め切りを色分けしてカレンダーに入れる
やりたい予定は前半に置き、後半には余白を残す
その月の予定をGoogleカレンダーへ転記する
手書きの寄せ書きは、白い紙に書いてもらい、集めて印刷し、色紙に貼る方法もある

締めくくりでは、新年度には何かが始まるわくわくと、いろいろなことが終わる寂しさの両方がある、と話しました。今週末にプロ野球が開幕することを楽しみにしよう、と二人が結んでいます。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週、ビジネスがちょっとよくなるTIPSを紹介しています。番組で紹介したTIPSは、WEBマガジン「monotips」でも扱っています。

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