紙の控えをデジタル化する道具選びと、手帳の使い方の変化｜monotips station 第176回
第176回は、事務所の紙をデジタル化する道具選びと、手帳オフ会で見えた自作やデジタル併用への変化を紹介します。
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紙の控えをデジタル化する道具選びと、手帳の使い方の変化｜monotips station 第176回
イントロダクション
2023年10月4日配信のmonotips station 第176回。事務所にたまる紙の控えを、クラウドやスキャナー、シュレッダー、持ち運び用のパソコンでどう扱うかを、しばっちが考えます。あらかわは、3年ぶりに開いた手帳のオフ会で感じた、ユーザーの使い方の変化を紹介します。
本編前の近況では、西宮市のデジタル化支援補助金と、ロードサイドのドン・キホーテで見た売り場の変化も話題になりました。紙をデータに移すときの道具選びから、手帳やデジタルを自分の用途に合わせて使い分ける様子まで、二つの話題を追っていきます。
冒頭：地元の補助金と、変わりつつあるドン・キホーテ
本編に入る前に、しばっちが地元の補助金を、あらかわがドン・キホーテで感じた変化を紹介しました。
ハードウェアも対象になる市の補助金
しばっちの事務所がある西宮市で、「西宮市中小企業等デジタル化支援事業補助金」が始まりました。ソフトウェアやハードウェアの導入費用、外注費・委託費の一部を補助する小規模事業者向けの制度です。西宮商工会議所にも専用ページができ、会計システムやビジネスチャット、オンライン会議システムなどが取り組み例として挙げられていました。しばっちが注目したのは、ハードウェアも対象になる点です。
資料を確認すると、原則としてソフトウェアの導入費用を計上し、ハードウェアはそのソフトウェアの導入に必要な場合に申請できる仕組みです。クレジットカードでの支払いや、オークション・フリマアプリで購入した機材は対象になりません。
「クレジットカードが使えないと結構致命的ですよこれ。ソフトウェアってどうやってお金払いますいつも」
買い切りのソフトが少なくなっている中、現金や振り込み、請求書払いで導入する必要があるのは悩ましいところです。販売店やベンダーに間に入ってもらえば進められるかもしれない、と二人は話していました。10月はインボイス制度が始まり、ステマ規制も動き出した時期です。国だけでなく、市や県など地元の自治体の情報を調べると、こうした補助金が見つかるかもしれません。
メーカーが商品の魅力を伝える場になったドン・キホーテ
あらかわは、テレビでドン・キホーテの特集を見たのをきっかけに、ロードサイドの大型店へ足を運びました。深夜まで開いていて、少し怪しげなブランド品が安く並ぶという従来のイメージとは違い、訪れた店はファミリーを意識した、すっきりした店構えだったといいます。プライベートブランドの食品にも力を入れていて、あらかわが買ったゴマとニンニク風味のふりかけは、とてもおいしかったそうです。
手書きのポップで楽しませる売り方は続いています。一方で、店内にはAnkerのコーナーがあり、CIOの商品も並んでいました。メーカーが自社商品の魅力を発信する場所としてドン・キホーテを選ぶようになったのではないか、とあらかわは感じます。安売りの店という印象を持っていた頃からの変化が、印象に残ったようです。
1. ウチの事務所のデジタル化について考えるTIPS
しばっちが考えているのは、行政書士事務所に積み上がった申請書の控えを、データとして保存し、外出先でも使えるようにする方法です。スキャンした後の保管や処分まで含めて、必要な道具を検討します。
1-1. 紙の控えは事務所の「歴史」とともに増える
行政書士事務所では、お客さんの申請書の控えが増えていきます。開業して間もない頃は気にならなくても、年数を重ねるにつれて書類が積み上がり、保管用のキャビネットも必要になります。しばっちが保管場所を大変に感じ始めたことが、今回の話の出発点です。
「あらかわが「全部スキャンしておけばいい」と考えるのが世の中の流れだと話す一方で、しばっちには紙の現物がなくなる怖さがあります。データが壊れたり、なくなったりするのが嫌で、現物があると安心できる。あらかわは「全然分からない」と返しながらも、その気持ちを踏まえて、安全にデータを保存する方法を一緒に考えていきました。
1-2. クラウド・スキャナー・シュレッダー・パソコンをそろえる
紙をデータに移して活用するには、保存先とスキャンの手段に加え、紙の処分や外出先での閲覧方法も考える必要があります。
クラウドはOneDrive、スキャナーはScanSnap
まず必要なのはデータの保存先です。しばっちは、マイクロソフト製品との相性のよさからOneDriveを使うつもりです。紙をスキャンしてPDFにするためのスキャナーには、以前番組で紹介したScanSnapの少しいいモデルをすでに購入しています。
シュレッダーは「まとめて入れられるか」が肝
PDFにした紙を処分するには、シュレッダーが必要です。事務所にはすでに一度に10枚程度を裁断できるものがありますが、大量の紙を少しずつ入れるのは時間がかかります。月に一度、ためた紙を処理するのがストレスだと、しばっちは話します。
そこで目を付けたのが、シュレッダーメーカーのフェローズが出している、紙の束を入れてボタンを押すと自動で裁断するタイプです。価格は決して安くなく、あらかわからは「シュレッダーにこの値段か」という反応も出ました。書類を安全に処分してくれる溶解サービスを利用する案も出ましたが、しばっちは業者を全面的に信頼することになる点が気になるといいます。
外出先で使う軽いパソコン
データをクラウドに置けば、お客さん先からも見られるようになります。そこで、軽くて動きの軽快な持ち運び用パソコンが欲しくなります。iPadではWordのファイルがうまく扱えないことがあり、事務所のWindowsパソコンは持ち歩くには大きい。しばっちが候補にしているのは、1キロを切る軽いモデルです。
ゲームも動画編集もしないなら手頃なものでいいのでは、とあらかわは提案します。それに対してしばっちは、動きが鈍いと困るし、いいパソコンなら長く使えると考えています。必要な性能や価格の感覚は、二人で違っていました。
1-3. デジタル化で得られる3つのメリット
しばっちが挙げたメリットは、事務所の外からデータにアクセスできること、キャビネットに申請書の控え以外のものを入れられること、そしてデータの紛失や破損に備えられることです。話題は、データの保管先としてNASも必要かどうかに移ります。
NASは必要か
データ破損への備えを考えるならNASはどうか、とあらかわが尋ねます。あらかわの会社では、印刷物のデータが数十から数百メガバイトになることもあります。容量に対する価格を考えるとクラウドだけでは合わないため、NAS内で冗長化し、クラウドとも連携させているそうです。
ただし、NASは事務所に置くため、地震などで壊れれば使えません。書類が中心のしばっちの使い方なら、NASはあまり必要ないのではないか、というのがあらかわの見立てです。
「無限にファイルって増えていくから、いつか課金が上のポイントに来る瞬間がある、っていうのが腹立つよね」
クラウドの気になる点は、ファイルが増え続けると、いずれ料金の段階が上がることです。それでも、しばっちが契約する予定の容量なら書類だけで当分は足りそうで、月々の費用も大きくはないと話していました。
2. オフ会で感じた、ユーザーの手帳の使い方の変化のTIPS
あらかわが3年ぶりに開催した手帳のオフ会では、ブランド手帳を選ぶことに加えて、自作やデジタルとの併用など、使い方の幅が広がっている様子が見えました。
2-1. 3年ぶりの手帳オフ会
あらかわは、手帳のオフ会「関西手帳研究会」を長く続け、会長を務めています。コロナの影響で開催できない期間が続き、今回は3年ぶりの開催になりました。体調不良などによるキャンセルもありましたが、多くの手帳好きが集まったそうです。
2-2. ブランドの綴じ手帳から、自作と使い分けへ
オフ会であらかわが感じた変化は、ブランドの綴じ手帳へのこだわりが薄れ、自分の用途に合うものを選ぶ人が増えていたことです。
3年前は「この手帳がいい」が中心だった
3年ほど前までは、ブランド手帳のユーザーが「この手帳はここがいい」「こうやって使っている」と紹介することが多かったといいます。その中には、自分なりの使い方を工夫する人もいれば、普通のノートに日付ややることを書き込むバレットジャーナルを実践する人、システム手帳やリングノートをカスタムする人もいました。それでも、あらかわの印象では綴じ手帳を使う人が多かったそうです。
ブランドへのこだわりが薄れている
ところが今回のオフ会では、ブランドの綴じ手帳へのこだわりがほとんどなくなっていると感じました。ベテランの人は一応買うものの、基本は自作という人がとても多く、手帳というよりノート術に近くなっています。デジタルとの併用も増え、Googleカレンダーとの組み合わせを工夫する人もいました。
印象に残ったのは、手帳にこだわりのある人が猫を飼い始めたという話です。起きた時間やご飯を食べた時間などを、時間軸のあるバーチカルタイプのページに記録するのが楽しい。一方で、猫の記録用なら100円ショップの手帳で十分だといいます。
「手帳のブランドに対する信仰っていうのがどんどん下がってきていて、自分がやりたいことに対してユーザーが賢く柔軟にいろんなものを使うようになってるんやな」
2-3. あらかわとしばっち、それぞれの手帳の使い方
二人の手帳の使い方にも、それぞれの考え方が表れています。あらかわは予定管理にGoogleカレンダーを使い、しばっちは手帳をすぐ確認できることを重視しています。
あらかわが使っているのは、ツイストリングで綴じられた、パカッと開くノートです。前半のマンスリーカレンダーを開くのは月に1、2回ほどで、今月の予定を立てるときにGoogleカレンダーから一度書き写します。予定の管理はGoogleカレンダーのほうが便利なので、ノートとは使い分けています。
一方、しばっちは、しっかりした手帳のカレンダー欄に予定を書き、あとはメモ帳として使っています。Googleカレンダーは使いません。スマホで予定を見るときの「ちょっと待ってね」という間が嫌で、すぐに予定を確認したいからです。手帳を落としたら困るのでは、とあらかわが尋ねると、しばっちは「落としたことないしな」と答えました。
ここには、先ほどのクラウドとローカルの話にも通じる違いがあります。あらかわは手帳を忘れたときの不安からGoogleカレンダーのほうが安心だと考え、しばっちは持ち歩く手帳ですぐ予定を見られることを選んでいます。
2-4. 大量生産の手帳から「カスタムの種」へ
手帳の使い方の変化は、作る側にも影響しています。手帳が売れにくくなり、メーカーが廃盤にしたり、手帳事業から撤退したりするケースも増えていると、あらかわは見ています。綴じ手帳は一つの型を作るのにまとまった数が必要なため、新商品が出にくく、システム手帳などをファンに向けて細々と販売する状況になっているそうです。
大量生産・大量消費の時代ではない中で、ユーザーが自分なりにカスタムしやすくなる「カスタムの種」を提供することに、商売のチャンスが残っているのではないか。あらかわは、そうした可能性を探っていきたいと話していました。
エピソードの総括
今回の学びとポイント
今回の二つのテーマには、道具を決まった形で使うのではなく、自分の仕事や暮らしに合う組み合わせを考える姿勢が共通しています。
押さえておきたいポイント
- 地元の自治体の補助金にはハードウェアも対象になるものがある。支払い方法などの条件も確認したい
- 事務所のデジタル化は、クラウドやスキャナーだけでなく、紙の処分や外出先での閲覧まで考える
- NASとクラウドは、扱うファイルの大きさや使い方に応じて必要性が変わる
- 手帳はブランドにこだわるだけでなく、自作やデジタルとの併用など、用途に合わせた使い方が広がっている
紙の控えをデータ化するなら、保管場所、スキャン、処分、外からのアクセスのどこを改善したいのかを考えるのが、しばっちの話から持ち帰れるヒントです。手帳についても、予定管理と記録をどう分けるか、自分に合った使い方を考える余地があります。
締めくくりでは、クラウドが話題になり始めたのはここ10年ほどで、扱うファイルの大きさによって得意・不得意があることにも触れました。そこから、次はクラウドサービスの比較をテーマにしてみようという話が出ています。
monotips stationについて
monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。
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