ChatGPTで領収書をCSVにする工夫と、身のある飲み会の条件｜monotips station 第211回

イントロダクション

2024年6月12日配信のmonotips station 第211回では、ChatGPTに領収書を読み取らせて会計ソフト用のCSVを作る方法と、増えてきた飲み会の選び方を取り上げます。保存した指示を使って、読み取りから目視確認、CSV出力までをどう進めるのか。飲み会では、誰に何を聞き、何を持ち帰るのか。二人のやり取りから具体的に見ていきます。

あらかわは、ChatGPT4oの有料プランで経理処理用のアプリを作った経験を紹介します。しばっちは、週に4回ほど飲み会が入る中で、参加するメリットとデメリットを整理しました。

収録前日のAppleのWWDCでは、AppleとOpenAIの提携が話題になりました。生成AIが暮らしに入っていくと感じるあらかわは、今回は画像生成の話をいったん置き、領収書の読み取りに焦点を当てます。

本題の前に、梅雨の洗濯と日帰り旅の話

本題に入る前は、梅雨時の洗濯や、二人が出かけた日帰り旅行の話で盛り上がりました。しばっちは、ドラム式洗濯機を使っていても、洗濯物は日に当てて乾かしたいという家族の考えがあり、乾燥機を使うかどうかで言い合いになることもあると話します。あらかわは、2年ほど前に約2万円の除湿器を買ってから、部屋干しでも夜のうちに乾きやすくなったと説明しました。除湿器に溜まった水を捨てる手間も話題になります。

しばっちは商工会議所の日帰りバス旅行で淡路島へ行きました。玉ねぎがたくさん並ぶ様子や、酒蔵に立ち寄ったことを話し、バスの移動中に飲めるのも楽しみの一つだったと振り返ります。一方、あらかわは香典返しのカタログギフトから、有馬温泉の宿の日帰り温泉とペアランチの券を選びました。妻が、品物より体験の方が得だと考えたそうです。温泉と食事を楽しみ、雨だったこともあって、今回はあまり歩かずに帰ってきたと話しました。

1. ChatGPTのアプリで領収書をCSVにする

1-1. 現金の領収書を、手入力や外注だけに頼らず処理したい

あらかわが作ったのは、経理処理用のアプリです。ChatGPTの画像認識でレシートを読み取り、仕訳まで進められるなら、ファイルの読み書き機能も使って、現金払いの領収書を会計ソフトへ取り込めるのではないか。そう考えたのが出発点でした。以前の回でも、レシートの画像認識について話したかもしれない、とあらかわは振り返ります。

現金の領収書は、飲み会のあとなどにまとまって手元に残ります。自分で入力するのは手間ですし、税理士に任せると費用もかかります。しばっちは、件数が多くないので自分で入力していると話しました。あらかわは以前、税理士に任せていましたが、税理士を変えてからは丸投げできなくなり、直近の2回は領収書の入力代行サービスを使っていました。

そのサービスでは、スキャンしたPDFを50枚ほどまとめて送るとCSVにして返してくれます。1件でも50件でも1,980円というプランで、50枚を約2,000円でデータ化できるなら、人件費を考えても安いと判断していたそうです。

1-2. 代行のCSVは、会計ソフトへそのまま取り込めなかった

あらかわが使っている会計ソフトはMFクラウド（マネーフォワードクラウド）です。代行から戻ったCSVをそのままアップロードしようとすると、最後にエラーが出ました。やり取りしても解決しなかったため、戻ってきたCSVをMFクラウド用に加工するGoogleスプレッドシートを自分で作り、そこを通して取り込んでいました。

もう一つ気になっていたのは、メールで依頼するため、処理がその場で終わらないことです。1週間ほどで返ってくるものの、領収書が溜まっている期間が気持ち悪い。画像認識がここまでできるなら、写真を渡したらMFクラウド用の形まで作ってほしい。そんな希望が、有料版でアプリを作るきっかけになりました。

「要はプロンプトを保存しておけるだけなんですよ」（あらかわ）

あらかわが有料版と無料版の違いとして挙げたのは、賢いモデルを回数を気にせず使えることと、自分用のアプリを作れることです。アプリといっても、仕組みはプロンプトを保存しておくこと。毎回メモ帳から貼り付けても同じかもしれませんが、長い指示をあらかじめ作って画面の左に置けば、見た目が整い、繰り返し使いやすくなります。人に共有したり、公開したりすることもできます。今回画面で紹介したアプリの名前は「MFクラウド版自動経理処理」でした。

1-3. 指示をステップに分け、途中で確認できるようにする

実演は、パソコン版のChromeでChatGPTを開いた状態から始まりました。左上のチャット一覧には、あらかわが作ったアプリが並んでいます。中には、領収書やレシートの画像を解析し、MFクラウドに取り込めるCSVを出すための長い指示を保存してあります。回答は日本語にし、処理はステップ1、2、3に分けています。

あらかわは、最初に従来の業務の一部だけをChatGPTに任せようとしたものの、うまくいかなかったと説明しました。画像を読み取って仕訳やインボイス番号を返すところから、修正を経てMFクラウド形式のCSVを出すところまで、作業を順番に区切って指示する形に変えています。

区切るのは、途中で結果を見て直せるようにするためです。まず画像を読み取った結果を表にし、人が目視で確認してから、最後にCSVへ進む。あらかわは、この指示を保存して繰り返し使うものを「アプリ」と呼んでいる、と話しました。

2. 読み取りを目視で直してから、CSVにする

2-1. 790円のランチが、7,700円で返ってきた

実演に使ったのは、前日に食べたランチのレシートです。金額は790円。iPhoneで撮った画像なので、スキャンした画像より精度が落ちるかもしれない、とあらかわは前置きしました。追加の指示を入れず、保存してある手順に沿って画像を読み取らせると、結果が表で返ってきます。

ステップ1とステップ2の間には、目視で確認する段階を挟んであります。インボイス番号や店名、日付など、ばらばらに印字された情報を拾えていましたが、金額は7,700円になっていました。あらかわが790円だと伝えると、借方の勘定科目も含めて修正されます。科目の振り分けは、あらかじめ指示に書いたルールに沿って行います。

情報が揃ったところで「OK」と入力すると、指定どおりのCSVが作られ、ダウンロードできました。あらかわは、この形式ならMFクラウドに取り込んでもエラーが出ないデータになっている、と説明しています。

10枚ほどまとめて読み込ませたこともあるそうです。2行目や5行目のように行を指定して修正でき、処理を待つ間に別の仕事ができるので、手入力より楽だとあらかわは感じています。しばっちは、チェックは必要だと応じ、どちらが早いかはその場でも話題になりました。

「一人目がGPTさんで、二人目チェックするのが経理さんみたいな感じであれば、むしろ社外でダブルチェックできる」（あらかわ）

2-2. 勘定科目や摘要のルールも、先に指示しておく

プロンプトの作り方について、あらかわは最初にシステムの定義を書き、ステップごとに結果を返させる方法を説明しました。表に出す項目や、取引番号が重複しないようにすること、取引日が令和表記でも2024年の日付として読めるようにすること、金額を日本円として扱うことなどを先に指定します。こうした条件を書いておくと、ミスを減らせるといいます。

現金決済で選ばせる勘定科目は4種類に絞り、カード払いや請求書の振り込みとは分けています。また、貸方は未払費用でいったん統一し、あとで精算する設定です。店名に「定食」などの言葉があれば飲食店と推測することや、金額によって接待交際費に振り分けることも指示に含めています。摘要には店舗名を入れ、インボイス登録番号はTから始まる13桁を探し、見つからなければ空欄にします。

複数枚を処理するときは、ステップ1に「複数の画像を読み取った場合も、一つの表にまとめて、行を分けて出力してください」と書いてあります。CSVはGoogleスプレッドシートなどを通さず、A列からS列までMFクラウドの取り込み形式に合わせるよう指定しました。スペースやカンマの扱いを調整すると、取り込み時のエラーが減ったそうです。

以前ならプログラムを書かないとできなかったことが、日本語の指示で組めるようになった。あらかわは、そうした変化も紹介しました。

2-3. JPGで読み取り、紙とPDFも残す

アプリを使い始めて、領収書を処理する順番も変わりました。領収書やレシートが溜まったらScanSnapでスキャンし、これまでPDFで保存していたものを、ChatGPTに渡せるようJPGで保存します。読み取らせたJPGはPDFに変換し、タイムスタンプを付けて保存。紙の原本も、これまでどおり綴じて残します。

この流れでは入力代行を使っていません。費用としてかかるのはChatGPTの月額料金です。あらかわは、自分たちで工夫すれば、枚数ごとの追加費用をかけずに処理できると話しました。

請求書のように形が決まっている書類も、読み取りは得意だと思う、とあらかわは見立てています。紙の請求書が多い事務所や事業所なら、いったん表にしてから人がチェックすることで、ミスを減らせるのではないか。小規模事業者や紙を多く扱う事業者に向けて、試してみてはどうかと提案しました。この回で実際に扱ったのは現金の領収書で、請求書については、向いているのではないかという見立てです。

2-4. 精度が上がっても、確認する責任は残る

しばっちは、精度が良ければ便利だと受け止めつつ、間違いがあったときの責任はこちらに残ると指摘しました。あらかわも、「ChatGPTがやったので私は知りません」は通らないと返します。経理担当者が処理したから自分は知らない、と言うのと同じだというたとえです。

あらかわは、精度はIQで言えば100前後らしいと話し、平均的な人の頭に追いついてきたという見方を示しました。人間もインボイス番号や金額を間違えることはあります。そこで、一人目をGPT、二人目を経理担当者と考えれば、社外の目も入るダブルチェックとして使える、という整理です。

3. 飲み会が増えると、メリットと負担も大きくなる

3-1. 週4回の飲み会を、あらためて考える

しばっちのテーマは、飲み会が増えたので、メリットとデメリットを考えることです。この話題は定期的に戻ってくる、と本人も話しました。この時期は週に4回ほど予定が入り、かなり消耗していたそうです。前日も飲み会があり、その前日は飲んでいませんでした。

しんどさの理由には、断りにくい雰囲気と、それぞれの会で主力メンバーになっている立場があります。総会に出て懇親会まで参加して、ひととおり参加したことになる。そんなタイプだと周囲から見られているしばっちは、行く以上は何が得で何が負担なのか、この機会に整理したいと考えました。

デメリットばかりを並べると参加したくなくなります。そこでしばっちは、良いところもあるという前提で、メリットから挙げていきます。

3-2. 懇親会では、本編より深い話や情報交換ができる

まず、お酒を飲みながら話すと仲良くなれること。しばっちは、懇親会は懇親を深める場だと話します。

セミナー後の懇親会なら、本編より深い話ができることもあります。講師がその場に残る会には参加したい。公には話しにくいことも、その場だから聞けるのではないかという期待があります。お酒が入って緊張がほどけると、自己開示が始まり、相手のことが分かってくるといいます。

そこから情報交換にもつながります。自分からも情報を出すことで、相手が持っている話を聞ける。「そんなことがあるのか」と思うような話が出てくることも多いそうです。もちろん、お酒で気分が上がって楽しいこともメリットの一つ。しばっちは、楽しめているのが一番いいと話しました。

3-3. 健康、時間、お金は回数とともに重くなる

一方、デメリットとしてしばっちが挙げたのは、健康、拘束時間、お金です。

健康面では、飲み会が増えたため、お酒の量をかなり減らしていると話しました。2杯でやめることもありますし、飲み会が続くなら、乾杯だけ合わせて、そのあとは烏龍茶にしても誰も何も言わない。乾杯の1杯だけでいいのでは、という話も出ました。

時間も取られます。19時に始まって22時、23時まで続く会があり、21時開始の会もあります。いずれにしても帰宅は夜遅くなり、家族からは飲み歩いているように見える。二日酔いが残ることもあります。

お金は参加する回数だけかかります。週4回だと10万円弱になることもある、というのがしばっちの感覚です。1万円、2万円の店へ行き、二次会にも続けばさらに膨らみます。飲み会の費用には上限がなく、たまにはそういう店へ行くのもいいと話しつつ、回数が増えれば負担も大きくなると確認しました。

4. 身のある飲み会にするため、参加者を先に知る

4-1. 会いたい人への質問を、席に着く前に考える

メリットとデメリットを並べたうえで、しばっちが考えたのは、参加した意味が残る会にする方法です。まず、誰が参加するかを事前に知っておく。あらかわも、それは大事だと応じます。

しばっちは、以前は知らない人ばかりの会にも参加していましたが、それではいけないと思い直したそうです。誰が来るかを先に調べ、その中の誰に何を聞くかを準備する。相手が来たら、聞きたいことに合わせて近くに座り、ちょうどよいタイミングで質問します。そのとき自分の課題や、どういう人間なのかも話せば、相手と仲良くなりやすいと考えています。

「飲み会は、情報を収集すること、そして話をする人と仲良くなることを目的にして参加するといい」（しばっち）

目的をそこに置くと、参加するプラスが大きくなる。何のために行くのか、何を持ち帰れたらプラスなのかを考えておけば、身のある飲み会になるかもしれない。しばっちがこのテーマで伝えたかったのは、その考え方でした。

4-2. 自分の会に招くことと、アウェイへ出向くこと

話は「飲み会は戦いだ」というやり取りへ進みます。新しい相手と飲む会は、それだけでもしんどいものです。自分が主催する会に来てもらう方が進めやすく、こちらが精神的に優位な立場に立てることもある。一方で、アウェイの場へ出て修行するのも大事だという話になりました。

そこで、自分の人生にとって、それがどこまで大事なのかという問いが出てきます。自分が開く会に来てくれる人は、こちらに一目置いてくれていることが多く、仕事につながることもある。人間関係を作るには、こちらから働きかける必要もありますが、会を主催していること自体がその一つになっている、という応酬でした。

来てほしい人が望む場所へ出向くことも大切です。どこまで深くつながりたいのか、自分はどんな立場を取れるのかを考えないと、参加する飲み会を選ぶのは難しい。二人はそんなふうに話を広げていきました。

4-3. 回数を変えにくいなら、飲む量や店を選ぶ

年齢の話になり、しばっちは今年42歳になったと答えます。あらかわは、選んでいかないと体がもたないと話し、しばっちも体重が増えていて、どうにかしないといけないと続けました。

飲み会の回数は減らせないとしても、食べる量と飲む量、その日の総量は調整できる。お金も、使えば使うほど負担が積み上がります。

「飲み放題って、割り勘負けするやつだよ。だから飲み放題はやめる」（しばっち）

代わりに、美味しいお酒を2、3杯飲んで終わる方法が話題になりました。誰が来る会なのかを見て、飲む量や飲み方を自分で決める。参加する会だけでなく、過ごし方も選ぶということです。

エピソードの総括

二つのテーマは、終盤で領収書をきっかけにつながりました。飲み会でもらった領収書を溜めておき、GPTに処理してもらうといい、とあらかわは話します。ChatGPTにかなり夢中になっていて、毎日の仕事にないと困るほどだとも言っていました。

ChatGPTでウェブ検索もできるようになったため、ネットで検索する前にまずChatGPTへ聞き、整理された答えを手がかりにもう一度検索する。情報を探す順番が変わってきたと、あらかわは感じています。

その先には、SEOやMEOに続いて、ChatGPTの検索結果で上位に表示させる方法を高額で請け負う人が出てくるのではないか、という見立てもありました。呼び方はAEOかAIOかと揺れていましたが、しばっちは、ChatGPTもウェブを見ているのだから地道にSEOを続ける方がよいと返します。

領収書の処理では、AIに作業を任せても最後の確認と責任は人に残ります。飲み会では、目的や会いたい人を考えて参加すると、持ち帰れるものが変わるかもしれません。日々の手間を減らす工夫と、人と会う時間の使い方を、どちらも自分で設計することが今回の二つの話から見えてきます。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。

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