クラウドストレージは容量だけで選ばない｜monotips station 第56回
Dropbox、OneDrive、Googleドライブを容量だけでなく同期や共有の使い勝手から比較。あらかわとしばっちのやりとりを通じ、用途に合わせた使い分けを紹介します。
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クラウドストレージは容量だけで選ばない｜monotips station 第56回
イントロダクション
2021年5月収録のmonotips station 第56回では、Dropbox、OneDrive、Googleドライブを、容量だけでなく同期や共有の使い勝手から比べます。あらかわが長年使ってきた経験をもとに、それぞれの得意な場面と困りごとを紹介。しばっちとのファイル共有をめぐる掛け合いから、実際の使い分けも見えてきます。
前回まで重めの話題が2回続いたため、今回は軽めの回にするつもりでした。ところが、しばっちから「見てください」と送られてくるファイルが、いつもGoogleドライブのフォルダリンク。以前番組に出た村田さんも「ちょっと変えてほしい」派だったそうで、あらかわが日頃の不満を話す回になりました。
1. 比べる前に、必要な機能を決める
あらかわがまず整理するのは、クラウドストレージに何を求めるかです。無料容量やビジネス版の料金だけで選ぶのは「甘すぎる」と言い、10年以上使ってきた経験から比較の軸を挙げます。
1-1. 今回比べるのはDropbox、OneDrive、Googleドライブ
無料版がなくなったサービスもあるなか、大手のクラウドストレージはおおむね5つに分けられます。そのうち、あらかわが主力として選んだのはDropbox、OneDrive、Googleドライブです。
iCloudドライブはApple純正で、MacとiPhoneを中心に使う人には便利です。ただ、Windowsとの連携やリンク共有の動きが不安定だと感じるため、今回は比較対象から外します。一方で、iPhoneやアプリのバックアップには使えると説明し、LINEのトーク履歴も例に挙げました。
Amazon Driveは、収録当時、プライム会員なら写真を無制限で保存できるなど、容量面では魅力がありました。しかしブラウザ中心で、パソコンに常駐して自動同期するクライアントアプリがないため、メインにはしにくいと判断しています。
1-2. 容量より先に見たい三つのこと
一つ目は、パソコンにクライアントソフトを入れて、フォルダをシームレスに同期できることです。しばっちが「クライアントソフト」という言葉を知っていると答えると、あらかわは、つまりパソコンに常駐するソフトがあるかどうかだと説明します。ブラウザだけで見る使い方とは、ここが違います。
二つ目は、リンクで外部共有できること。右クリックから共有リンクを作り、そのままメッセンジャーに送れるようなOSとの連動も、あらかわにとって大事なポイントです。
三つ目は、複数の端末からログインできることです。クラウドなら当然と思いがちですが、無料プランではソフトを入れられる端末数に制限があるサービスもあります。ここで話しているのはブラウザの利用ではなく、パソコンなどに入れたソフトへのログイン台数です。
2. Dropboxは共有が便利。無料プランには制限も
Dropboxの良さは、長く使われてきたことで共有相手が見つかりやすく、ファイルリクエストのような独自の機能もあることです。一方、あらかわがメインにしにくいと感じる理由は、無料プランの端末数や容量、共有リンクの再生にあります。
2-1. 長く使われてきたから、共有しやすい
Dropboxは2007年に創業し、日本語対応は2011年。古くからアカウントを持っている人も多く、共有フォルダを作りやすいのが強みです。たとえば双方のパソコンに同じ共有フォルダを置けば、片方で編集したファイルがもう片方にも同期されます。しばっちも「最初ここからでしたよね」と振り返ります。
WindowsとMacの両方に対応し、iOSやAndroidの標準ファイル機能から連携できるサービスにも含まれています。招待リンクから登録してもらい、容量を増やす仕組みもあります。
あらかわが「神機能」と呼ぶのは、ファイルリクエストです。相手がDropboxのアカウントを持っていなくても、アップロード専用の画面を開いてファイルを送れます。イベントやオンラインショップでリンクを案内すれば、送ってもらったデータが自分のDropboxに集まる仕組みです。あらかわは、ギガファイル便のような受け取り場所を自分で用意できる感覚だと紹介します。
2-2. 無料プランでは端末数と容量が限られる
あらかわによると、Dropboxの無料プランで同時に使える端末は3台までで、以前より減ったとのことです。自宅と職場のパソコンを登録すると、スマートフォンはあと1台。7、8台を連携させているあらかわには足りません。小さな会社が共有サーバー代わりに使う場合にも、この制限は不便です。
別のメールアドレスでアカウントを作り、共有フォルダでつなぐ方法はあります。ただ、あらかわはそれを根本的な解決とは見ていません。
無料プランの初期容量は、しばっちが共有したリンクで確認すると2GBでした。招待で増やせますが、あらかわは、今から使い始める人には容量面で厳しいと見ています。本人は過去の招待分もあり、無料プランで18GBほど使えるそうです。
2-3. 動画や音声の共有で、相手がつまずくことがある
クライアントソフトから作った共有リンクで動画や音声を送っても、ブラウザ上でうまく再生できず、一度ダウンロードが必要になることがあります。パソコンが苦手な相手には、そこでひと手間かかります。
あらかわは、別のラジオ番組の収録音声を出演者に確認してもらうときの例を話します。音声ファイルは40MBほどあり、リンクを開けば再生できると思った相手から、スマートフォンでは聴けないと言われたことがありました。実際には、小さなダウンロードボタンから保存すれば聴けるものの、そこまで案内するのは簡単ではありません。
こうした制限はあるものの、ファイルリクエストや、昔からの共有相手がいる場合には便利です。あらかわ自身もDropboxを使い続けていて、メインというより「とりあえず入れておく」サービスと位置づけています。
3. OneDriveは、あらかわのパソコン作業の中心
あらかわがメインに使うのはOneDriveです。Windowsとの連動や右クリックからの共有を評価する一方、しばっちはリンク共有の見え方や、あとから止める方法を確認します。
3-1. Windowsとの連動と、ブラウザでの再生
OneDriveは、以前SkyDriveという名前でした。あらかわによると、商標の問題で名前が変わったそうです。Windows 10では最初にアカウント入力を促されるため、会社のパソコンではオフにしたりアンインストールしたりする人もいますが、あらかわは「大きな間違い」と見ています。Windowsとの連動がスムーズで、Microsoftのサービスなら続いていきそうだという安心感も理由です。
しばっちは、パソコンの性能が低いと起動時にOneDriveがサーバーへ接続しに行き、時間がかかることがあったと話します。あらかわは、それはパソコン側の性能も関係するのではと返し、自分も以前は接続を切っていたものの、パソコンを替えた今なら復活させてもよいかもしれないと考え直します。
Microsoft 365を月額で使っている人には、OneDriveの容量が付いてくるという話も出ました。また、あらかわは、最近のMicrosoft製アプリはMacやiOSにも力を入れていて、使いやすいものが増えたと感じています。リンクで動画を共有すると、ブラウザ上で再生しやすい点も便利です。
3-2. 共有リンクを止めるには、リンクを切る
OneDriveでは、ファイルを右クリックして共有を選ぶと、リンクをすぐ作れます。あらかわは、パソコンの中にあるファイルをそのまま外へ出すような感覚が気に入っていると話します。
そこでしばっちが、リンクを誰に送ったか分からなくなるのか、リンクを知っていれば誰でも見られるのかと質問します。あらかわは、リンクを送った相手以外も見られる状態になりうると答え、共有をやめたいときは、そのファイルのリンクを切ればよいと説明します。しばっちが「見た目じゃ分かんないですね」と応じるように、共有中かどうかは画面を見ただけでは分かりにくい面があります。
ログインできる端末数は、Microsoftアカウントをインストールできるパソコンが10台という説明がありました。ただし、スマートフォンも台数に含まれるのかは、あらかわも分からないとのことです。
Macでは、OSアップデート直後などにアプリの動きが不安定になることがあります。古いOSで使っていたときに、アプリを常に起動しておかないと同期しにくかった経験も挙がりました。それでも、あらかわの全体的な評価は「ほぼ不満ない」「超便利」です。
4. Googleドライブは、ブラウザで使う機能が強い
Googleドライブの魅力は、Googleドキュメントやスプレッドシートなどをブラウザで使えることです。ただ、あらかわはパソコンのフォルダ感覚で管理したいときや、Officeファイルを共有するときに、分かりにくさが出ると話します。
4-1. DocsやSheets、動画再生は使いやすい
Googleドライブの無料容量は15GB。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドとの連携があり、番組の台本もGoogleドキュメントで作っています。しばっちがスライドについて尋ねると、あらかわはスライドもよいと答えます。
共有リンクから動画を開いたときの再生も、YouTubeのように見やすいと評価します。Googleのサービスは、インターネット上で開いて使うことに特化している。それがあらかわの捉え方です。
4-2. ファイルの場所を見失いやすい
あらかわが気にしているのは、Googleのサービス内容や名前が変わることです。多くのサービスを便利に使っていると認めたうえで、無料で使う以上、内容は変わるものとして付き合う必要があると話します。
パソコン向けのクライアントソフトもありますが、あらかわが使っていたときは重く、動きが不安定でした。3年ほど前に使うのをやめているため、今は改善しているかもしれないとも付け加えています。また、クライアントソフト経由で保存されたスプレッドシートなどを開くと、ダウンロードしたファイルに見えてもChromeが立ち上がることがあり、何がどこに保存されたのか分かりにくいと話します。
フォルダの場所も迷いやすいようです。入れたはずのフォルダにファイルがなかったり、共有相手が別のフォルダに入れていたりする。しばっちが、システムの問題というより人が間違えるのかと尋ねると、あらかわは、人為的な間違いが起きやすい見た目だと答えます。スプレッドシート側から開いた一覧と、ドライブ側から開いた一覧の見え方が違うことも、しばっちには分かりにくい点です。
あらかわは、Googleはフォルダを細かく整理するより、検索して見つける考え方なのではないかと推測します。フォルダで管理する習慣とは、相性がよくないと感じているのです。
4-3. Officeファイルの書式を崩したくない
あらかわが大きな問題として挙げるのは、Googleドライブ上でWordなどのOfficeファイルを開いたときの挙動です。ファイルをダブルクリックすると、ブラウザでGoogleドキュメントが開き、元のOfficeファイルを編集する形になることがあります。その結果、繊細な書式が崩れる場合があり、会議中などに誤って操作すると困ります。
しばっちが送ったOfficeファイルについて、あらかわは「OfficeのファイルをGoogleドライブで送ってくるのはやめてくれ」と思っていると話します。しばっちがPDFならよいかと聞くと、あらかわはPDFなら問題ないと答え、編集が必要ならOneDriveかメール添付で送ってほしいと続けます。
ここには、しばっち側の事情もあります。最初はPDFだけで送っていたところ、編集したいのでWordやExcelで送ってほしいと言われたため、Office形式にしたそうです。しばっちは、相手がファイルをダウンロードしてから編集すると思っていましたが、あらかわはブラウザでそのまま開いていた。どちらにも理由があり、開き方を想定していなかったことで困りごとが起きていました。
あらかわは、OfficeファイルをGoogleドライブで開くと、Googleが対応しようとするために挙動が中途半端になり、どの版を編集したのかも分かりにくくなると考えています。Googleを使うなら、最初からGoogleドキュメントやスプレッドシートで作る。OfficeファイルはOneDriveかメールで共有する。書式を作った人の意図を保つための使い分けです。
4-4. 写真やメールも、容量を使う
収録時点では、Googleフォトの高画質写真の無制限保存が6月から有料化され、Googleドライブとの容量が統一される予定でした。Gmailも同じ容量を使うため、大きな添付ファイルのやり取りが続けば、15GBの無料枠は思ったより早く埋まるかもしれないとあらかわは見ています。「大きいようで、実はそんなに大きくない」という実感です。
5. メインはOneDrive、目的に合わせてDropboxとGoogleを使う
あらかわの使い分けは、パソコン上のファイル管理と共有にはOneDrive、ファイルリクエストや昔からの共有相手にはDropbox、GoogleドキュメントやスプレッドシートにはGoogleドライブです。
顧客のファイルやスタッフとの共有も、基本はOneDrive。WindowsとMacの両方にクライアントソフトを入れ、フォルダを使って管理します。Dropboxも両方のパソコンに入れておき、必要なときに使います。一方、Googleドライブは基本的にブラウザで使い、Officeファイルはアップロードしないようにしています。
しばっちが容量の大きさもやはり有利ではと返すと、あらかわは、パソコンで作業するならOneDriveは使い続けるうちに便利さが分かると答えます。そして、Officeを使うことが多いしばっちには、OneDriveをメインにするほうがよいのではと、以前から思っていたことを伝えます。しばっちは、PDFかOneDriveで送るようにすると応じます。
エピソードの総括
今回の話から見えてくるのは、クラウドストレージを容量だけで比べず、日々の作業や共有相手に合わせて選ぶことです。
- 比較では、容量に加えて、同期、リンク共有、複数端末での利用、Officeファイルとの相性を見る
- Dropboxはファイルリクエストが便利。一方で、無料プランの端末数や容量、動画・音声の再生に制約を感じる場合がある
- OneDriveはWindowsとの連動や右クリックからの共有が、あらかわの使い方に合っている
- GoogleドライブはDocsやSheets、動画の再生が強い一方、フォルダ管理やOfficeファイルの扱いには注意がいる
- 共有リンクは、あとから止める方法も含めて把握しておく
- Gmailや写真も容量を使うため、ストレージの残量だけでなく、何が容量を消費しているかにも目を向ける
あらかわは、容量が大きいかどうかだけでなく、自分がどのソフトで作業し、相手にどうファイルを開いてほしいかを考えて使い分けています。しばっちの共有方法も変わりそうで、あらかわは「しばっちのワークフローがさらに良くなること」を期待。しばっちは「プレッシャーだ」と返し、容量の見方や各サービスの挙動を知って、状況に合わせて選ぶことをリスナーに勧めて回を締めました。
monotips stationについて
monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスが少し良くなるTIPSを紹介しています。番組で紹介したTIPSは、WEBマガジン「monotips」でも取り上げています。
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