イベント販促と予約システムの設計｜monotips station 第282回

イントロダクション

monotips station 第282回は、イベント前の販促と、病院の予約システムという、一見かなり離れた2つのテーマを扱いました。

あらかわパートは、イベントや物販の事前準備にMeta広告を使えるのではないか、という実験前夜の話です。出店が続く時期に、当日のブースづくりや接客だけではなく、来場前にどう知ってもらうかを考え直します。

しばっちパートは、病院の予約システムへの違和感です。予約したのに長く待たされる。しかも、その仕組みを聞いてみると、そもそも時間通りに回る設計になっていない。そこから、顧客満足と時間の扱い方を掘り下げました。

今回の共通テーマは、目の前の人に届く仕組みをどう設計するかです。広告も予約も、結局は相手の時間をどう扱うかに戻ってきます。

1. イベント販促にMeta広告を使うという発想

1-1. イベント販売は、当日だけでは決まらない

イベント出店には、商品の手配、搬入、ブースの配置、接客、決済など、細かな準備が大量にあります。目の前の作業に追われていると、つい後回しになりがちなのが事前告知です。

でも、あらかわが今回感じたのは、やっぱり事前告知がかなり大事だということでした。イベント会場に人が来ていても、自分たちのブースを目がけて来てくれる人が少なければ、売上は伸びにくい。去年の感覚や期待値に届かなかったとき、原因は集客全体ではなく、自分たちの準備側にあるのではないかと考えたわけです。

会場で目立つ装飾を作る、商品テイストを絞る、価格帯を見直す。そうした当日の工夫ももちろん大切です。ただ、イベント当日に初めて知ってもらうより、来場前から何度か目に入っている方が強い。ここでMeta広告の話につながります。

1-2. 地域を絞って、同じ告知を繰り返し届ける

あらかわがヒントを得たのは、同じオンラインサロンに参加している出店者との会話でした。その人は、物販だけでなくイベント集客にもMeta広告を使っていると言います。

イベントは巡業のように、東京、神戸、福岡と場所を変えて出ることがあります。商品は大きく変わらないので、毎回同じような告知文を投稿するだけだと、作る側も飽きてきます。オーガニック投稿は流れていきますし、何度も投稿を作るのもかなり大変です。

そこで、地域を絞って広告を出す。大阪のイベントなら大阪周辺、兵庫のイベントなら阪神間のように、来場可能性の高い人へ向けて、お品書きや出店情報を繰り返し見せる。InstagramやFacebookなど、普段見ている画面の中に何度か出てくることで、当日ブースを目がけて来てもらえる可能性が上がるという考え方です。

「広告だったら同じ投稿が何回も何回も上に出るんですよ。だからめっちゃ楽なんですよね」（あらかわ）

これは、バズを狙う話ではありません。広く知られることより、来る可能性のある人に何度も届くことを重視する販促です。

1-3. 広告は出して終わりではなく、測れる形にする

ただし、広告を出せば全部うまくいく、という話でもありません。あらかわも、まだ試している段階だと話しています。重要なのは、どの広告から何が起きたのかを測れるようにすることです。

たとえば、ゴールがホームページ閲覧だけだと、成果がぼやけます。イベント申し込み、LINE登録、問い合わせ、購入など、次の行動が決まっている方が、広告の良し悪しを見やすくなります。Metaピクセルのような計測設定や、A/Bテストの考え方も絡んできます。

しばっちは、自分の仕事でも以前広告を使っていたものの、ホームページへ飛ばすだけでは決め手になりにくかったと話していました。広告の先に、読者が何をすればよいのか。その導線まで設計して初めて、広告は販促の道具になります。

1-4. SNSを頑張る前に、配信設計を考える

SNS投稿を毎回がんばるのは、想像以上にしんどい作業です。イベントごとに文章を作り、画像を作り、何度も告知する。それでもタイムラインではすぐに流れてしまいます。

Meta広告のよさは、同じ告知を必要な範囲に繰り返し届けられることです。もちろん予算は必要ですが、投稿作成の労力と到達率を見比べると、小さく試す価値はあります。

特にイベント販促では、全国の誰かではなく、会場に来られる人へ届けばいい。ここを割り切ると、広告は大企業だけのものではなく、小さな出店者や士業のセミナーにも使える実務ツールに見えてきます。

2. 病院の予約システムに腹が立つ理由

2-1. 問題は、待つことだけではない

しばっちのテーマは、病院の予約システムへの不満です。予約して行ったのに、かなり待たされる。しかも詳しく聞いてみると、30分の枠に複数人の予約を入れているらしい。1人10分で終わる前提で組まれているなら、少しでも診療が伸びると、後ろの時間ほど遅れていきます。

さらに別の日には、病院まで行ったあとで、医師が休みなので予約がキャンセルになったと知らされたこともあったそうです。これは、待ち時間の長さ以前に、時間を預けた側からするとかなりつらい体験です。

あらかわは、病院は待つものだという前提があると話します。たしかに、医療は予定通りに進まないことがあります。急な症状の人もいるし、診察してみないと必要な時間が読めないこともあるでしょう。だからこそ、問題は待ち時間そのものではなく、予約という言葉が何を約束しているのかにあります。

2-2. 時間予約と順番待ちは、期待値が違う

歯医者のように、比較的時間を読みやすい診療では、予約時間どおりに進みやすいことがあります。一方、耳鼻科などでは、時間予約ではなく順番待ちにして、ネット上で残り人数を見られる仕組みの方が合う場合もあります。

しばっちが腹を立てたポイントは、時間予約に見えるのに、その時間を守る設計になっていないことでした。30分枠に複数人を入れて、遅れが常態化しているなら、それは時間を約束しているようで、実際には順番待ちに近い。だったら、最初から順番待ちとして見せた方が誠実です。

「時間を約束しない方が誠実なんですよね、多分こういう時って」（しばっち）

これは、病院だけの話ではありません。飲食店、士業、制作会社、相談業務、イベント運営。人を待たせる可能性があるサービスでは、予約の見せ方と実態がずれると、不満が一気に大きくなります。

2-3. 供給不足のビジネスほど、甘えが出やすい

しばっちは、この仕組みを自分の仕事に置き換えて考えます。もし自分の事務所でダブルブッキングをして、入口でお客さんに待ってもらったらどうなるか。おそらく顧客満足度は大きく下がります。

それでも病院でその仕組みが成り立つのは、他に選択肢が少ないからです。近くに同じ条件の病院がない。専門性が必要で、利用者側が簡単に乗り換えられない。そういう供給側が強いビジネスでは、多少不便でもお客さんは来てしまいます。

ただし、それを当然にしてしまうと、信頼は少しずつ削られます。待つしかないから待っているだけで、満足しているわけではない。選択肢が出てきた瞬間に、離れる理由になります。

2-4. 待たせるなら、状況が見える方がいい

待ち時間をゼロにできないなら、次に大事なのは見える化です。あと何人待っているのか。どれくらい遅れているのか。今から行けばいいのか、まだ家にいていいのか。これが分かるだけで、同じ30分でも体感はかなり変わります。

予約とは、相手の時間を預かることです。時間どおりに進められないなら、その不確実性を隠さず伝える。順番待ちなら順番待ちとして設計する。時間予約なら、無理な詰め込みをしない。

しばっちの怒りは、単なる愚痴ではなく、サービス設計の基本に触れていました。お客さんの時間をどう扱うかは、そのまま事業者の姿勢として伝わります。

3. 共通テーマは、顧客の時間をどう扱うか

3-1. 広告は来場前の時間を作る

イベント販促にMeta広告を使う話と、病院予約の話は、別々のテーマに見えて同じところへつながっています。どちらも、相手の行動前の時間をどう設計するかです。

広告は、イベント当日より前に接点を作る仕組みです。来場者が会場に着いてから偶然見つけてもらうのではなく、数日前から何度か目にしてもらい、選択肢に入れてもらう。これは、相手の時間の中に少しずつ入り込む設計です。

一方、予約システムは、相手の当日の時間を預かる仕組みです。何時に来てくださいと言うなら、その時間をどう守るかまで含めてサービスになります。

3-2. 効率化は、事業者側だけで完結しない

事業者側から見ると、広告も予約も効率化の道具です。広告なら少ない投稿で多く届けたい。予約なら医師や担当者の空き時間を減らしたい。どちらも合理的です。

でも、その効率化が相手側の負担を増やすなら、どこかで反発が起きます。何度も告知が届く広告でも、関係ない人に出続ければ邪魔になる。予約枠を詰め込めば、事業者側の空き時間は減っても、利用者側の待ち時間が増える。

大事なのは、事業者の効率と顧客の納得を同時に見ることです。気合と根性で投稿を増やすのではなく、届く範囲を設計する。待たせない根性論ではなく、待つなら見える仕組みにする。ここに今回の実務的な学びがあります。

エピソードの総括

今回のポイントは、集客も予約も、仕組みの設計次第で相手の体験が大きく変わるということです。

押さえておきたいポイント

イベント販売は、当日の接客だけでなく、事前告知の量と質で結果が変わる
Meta広告は、地域や興味関心を絞ってイベント情報を繰り返し届けられる可能性がある
広告はホームページに飛ばして終わりではなく、申し込みや登録など次の行動まで設計する必要がある
予約システムは、時間予約なのか順番待ちなのかを実態に合わせて見せることが大切
待ち時間をゼロにできなくても、残り人数や遅れが見えるだけで顧客体験は変わる

あらかわのMeta広告の話は、まだ実験段階です。ただ、イベント前に毎回同じような告知で疲れている人にとっては、かなり現実的な選択肢になります。

しばっちの病院予約の話は、業種を問わず刺さるテーマです。お客さんは、待たされた時間だけで怒っているのではありません。自分の時間が雑に扱われたと感じたときに、不満が残ります。

まずは、自分の仕事で相手に待たせている時間、届いていない告知、見えにくい導線がないかを見直すところから始めたいですね。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。

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