タスク管理を続けるには？Microsoft To Doを使う理由｜monotips station 第74回

イントロダクション

2021年10月5日に収録されたmonotips station 第74回では、あらかわが愛用するMicrosoft To Doを取り上げます。タスクをどう並べ、やり残しをどう扱えば、管理そのものが負担にならずに続くのか。紙で管理するしばっちとの掛け合いから、通知や添付の使いどころ、分類しすぎない工夫、紙とデジタルの選び方まで見えてきます。

1. 読書の秋と、久しぶりの飲み会

本編に入る前に、下半期の始まりに感じる変化や、二人の近況を話します。

1-1. 下半期に変わること

話題は2021年10月5日。法人の下半期に入り、テレビ番組の改編や身近な値上がり、値下がりがある時期です。銀行の振り込み手数料が安くなった一方、小麦や野菜、サンマは高くなったと話します。新内閣が発足し、月末には選挙があるという政治日程にも触れました。

1-2. しばっちは人に勧められた本を買う

しばっちは、人から本を勧められたらまず買ってみようと思うことが増えたそうです。『しょぼい企業で生きていく』を挙げ、小さく進めていく感覚がしっくりくると話します。積読も増えながら、ジャンルを問わず本を買う読書の秋です。

1-3. 飲み会と、街のレストラン

あらかわには、少人数で飲みに行こうという誘いが急に増えてきました。我慢していた人たちに鬱憤がたまり、出かけようという声が増えたのではないかと話します。東京の感染者数が80人台まで減ったという話題も出ますが、寒くなるとまた増えるかもしれないので、10月から11月は気をつけながら出かける時期ではないか、という見立てです。旅行や帰省、人に会うことも候補に挙がりました。

近所の飲み屋やレストランが街のカルチャーを作る、という話にも広がります。あらかわは、好きな本『グリーンネイバーフッド』にある、いい街にはいいレストランがあるという考え方を紹介しました。いい店を地域で守り、育てるには、実際に使うことも大切です。近況をひと通り話したところで、今週はタスク管理を取り上げます。

2. Microsoft To Doが続く理由

あらかわがMicrosoft To Doを勧める理由を、紙や表計算で管理するしばっちのやり方と比べながら話します。

2-1. しばっちは紙とスプレッドシートで管理

しばっちは、本業の案件を番号で管理するスプレッドシートを使っています。案件ごとに備考欄を作り、どこまで進んだかを記録するものです。二人はこれを「事件簿」と呼びますが、実際には案件帳のようなものです。

毎日のタスクは朝に紙へ書き、人と会う予定は手帳に記入。家族の予定などは100円ショップで買ったカレンダーに書き、机に置いたり冷蔵庫に貼ったりしています。しばっちは、デジタルにすると探す手間が増えると感じていて、手帳はカバンに入れたままにするため、忘れることもめったにありません。会社員時代は予定が少なく、手帳を持っていなかったそうです。

2-2. 入力の面倒さで、タスク管理が止まる

あらかわも、数年前まではiPhone標準のリマインダーを勧めていました。Todoist、Nozbe、Backlogなど、タスク管理のツールはいろいろありますが、どれもタスクを入力するのが面倒で続かなくなることがあったと振り返ります。

その点、Microsoft To Doは自分には続いている、とあらかわは話します。

「マジで続くんですよ」（あらかわ）

背景として紹介するのが、かつてのWunderlistです。MicrosoftがWunderlistを買収し、その機能を取り込みながらMicrosoft To Doへつなげていった、と説明します。Wunderlistがなくなったのは2019年ごろだったかな、と記憶をたどる場面もありました。

2-3. Windowsにあるはずが、しばっちのPCにはない

あらかわによると、Microsoft To DoはWindowsにプリインストールされ、Android、iPhone、Macのアプリやブラウザーでも使えます。ところが、しばっちが収録中に自分のPCを確認すると、アプリは見当たりません。使わないものを消したのかもしれない、という話になります。

しばっちは、WindowsにMicrosoftアカウントを入れたくないとも話します。OneDriveが同期するなど便利だとあらかわは勧めますが、パスワード管理も面倒だというのがしばっちの感覚です。

3. 「今日の予定」を毎日見直す

あらかわが特に気に入っているのは、今日のタスクと、やり残したタスクを日ごとに切り替えて扱う方法です。

3-1. 昨日のやり残しから、今日の分を選ぶ

あらかわが説明する使い方では、アプリを開くと「今日の予定」が表示され、下からタスクを追加できます。今日やることを並べておき、日付が変わると、その日のタスクは表示から消えて、昨日のやり残しを確認する欄へ移ります。そこから必要なタスクを今日の予定へ戻します。

毎日夜中の12時にリストが切り替わる。このリズムが人間の一日に合っていると、あらかわは感じています。

3-2. やらないタスクが画面に残り続ける

あらかわがこれまでタスク管理アプリを使わなくなった大きな理由は、やらないタスクが残り続けることでした。やれたらいいと思っていたタスクが積み上がると、一覧を上から見るだけで時間がかかります。年の初めに一年分のリストを作っても、1月15日ごろには見なくなり、その後しばらく開かないこともあると話します。

事務所の掃除やホームページの改善のように、やった方がいいけれど、すぐにやらなくても困らないことほど後回しになりがちです。日ごとにやり残し側へ移し、必要なものだけ今日に戻す運用なら、長い一覧を毎日抱えずに済みます。

「使わなくなった最大の原因は、ずっとやらないタスクがそこに残ってる」（あらかわ）

3-3. 長い先の予定も、思いつきも同じ場所へ

法人運営では、役員改選のように数年先にやる用事もあります。日付を設定すれば、その日に通知してもらえる点も便利だと話します。

食事中や収録中に、ふと思い出した用事をその場でタスクに入れておくこともあります。同じタスクが複数回入っても構わないそうです。朝や晩に一覧を見直し、翌日にやる順番を決めて、まず上に置いたものから進めます。余裕があれば、ほかのタスクにも取り組みます。

4. 通知や添付は使い、分類は増やしすぎない

デジタルならではの機能を使いつつ、管理のための分類や手順を細かくしすぎないことも、あらかわが続けるために意識している点です。

4-1. 期限や繰り返しを知らせてもらう

スマートフォンがあればタスクを確認でき、Apple Watch、PC、Mac、iPadでも見られるとあらかわは説明します。一方、クラウドサービスなので、サーバーが止まれば見られない可能性もあります。二人はFacebookが昨夜から今朝にかけて止まっていたという話も交え、クラウドに頼る以上、そうしたことは起こりうると確認します。止まったら紙に書くしかない、という話になり、あらかわも紙に書くことはあると応じます。

それでも、期限日や繰り返しの通知は便利です。毎月1日に銀行の取引明細をダウンロードして税理士へ送る、といったルーティンは、紙だけでは知らせてもらえません。毎月25日に柴原行政書士へ顧問料を振り込む例も出ますが、あらかわはすぐ「ないけど」と付け加えます。

4-2. 写真やリンクを添付し、大きな用事はステップに分ける

タスクには画像やリンクを添付できます。手書きの付箋を写真に撮り、タスクの下に置いておく使い方も紹介します。

Microsoft To Doにはリスト機能があり、カテゴリー別に分けることもできます。あらかわは一時期分けてみたものの、仕事とプライベートを細かく分けなくてもよいと考えるようになりました。どの仕事も結局は自分がやるので、「今日の予定」に入れて、自分で順番を変える方が気楽だといいます。

「結局やるのは自分」（リスト分けより今日の予定に集約）

大きなタスクは、下にステップを作って分けられます。たとえば事務所の掃除なら、雑巾を買う、家から掃除機を持ってくる、バケツを用意する、机の上を拭く、といった具合です。細かく管理しすぎると続かない一方、最初の一歩が大きい用事は分けておけます。

4-3. アーカイブが増えても、全部を片づけなくていい

日ごとに移るやり残しが増えても、あらかわは一覧を見て「今じゃなくてもいいか」と判断できると話します。思いついたことを100個すべて解決するのは難しく、そのうち10個や20個を日々こなしていくうちに、優先順位もついていきます。

しばっちは、デジタルだと後から見返しにくいことや、全部をデジタルに入れることへの抵抗を話します。紙の手帳でも、見返す人と見返さない人がいるとあらかわが問い返すと、しばっちは自分は見返したくなる方だと説明します。MicrosoftアカウントにWindowsからログインしない話にも戻り、古いHotmailのアカウントがまだ使えることや、20年ほど前から使っていることが話題になりました。

5. 紙とデジタル、続けられる方を選ぶ

話題はタスク管理から、手帳やメモをどう使うかへ広がります。二人とも自分に合う方法を話しながら、紙とデジタルの付き合い方を考えます。

5-1. 手書きは続けても、紙に限らない

あらかわは手帳の本を書いたことがある一方、ここ2年ほどは手帳を使っていないと話します。iPad mini 6を持ち歩くようになり、紙に書く機会がさらに減りました。手書きは続けていますが、書く媒体がiPadやOneNoteに移った形です。検索や分類ができ、ノートを見返しやすいところが便利だといいます。

小さなノートと四角い付箋、ペンテルのサインペンを3、4本まとめたセットは持ち歩いていて、必要なときは付箋に書いて貼ります。電話中は2台のスマートフォンの片方で通話し、もう片方でメモを取ることもあります。AirPods Proやスピーカーで話しながら、スマートフォンで確認するやり方も出ました。

あらかわはAndroidとiPhoneを両方持ち、できることの違いに応じて使い分けています。両方から見られるようにMicrosoft To Doをタスク管理の軸にし、ノートはOneNoteに移行しました。Apple標準のリマインダーやメモは、ほとんど使わなくなったそうです。

5-2. 手に馴染む方法なら、紙でもデジタルでもいい

しばっちは、手に馴染む方法で続ければいいと話します。二人の話から見えてくるのは、紙かデジタルかを先に決めるより、自分が続けられるやり方を選ぶことです。

一方であらかわは、今後、アナログだけで管理したい人は減り、アナログの道具は高くなるのではないかと予想します。手帳の市場が二極化するかもしれないという話や、読み物の要素を持つ手帳が増えているという話も出ました。

システム手帳については、リフィルを買い足すのが面倒だという話や、リングが書くときに邪魔になる、ページによって端まで書きにくい、といった使い心地も話題になります。リフィルを入れ替える手間と、ページがばらけない手帳との違いを話しながら、来年の手帳を買うかどうかにも触れました。

終盤には、しばっちが最近買い替えたスマートフォンの機種をあらかわが当てるやり取りもあります。壁紙や画面の穴の形を手がかりにAQUOS sense4 BASICと推測し、価格が手頃だったという話で、タスク管理から少し寄り道します。

「続く方が良い」（デジタルでもアナログでも）

最後にあらかわはMicrosoft To Doを勧めつつ、自分に合うものを使ってほしいと伝えます。まずはスマートフォンにアプリを入れて、タスクを一つだけ追加してみる。しばっちも試してみると応じ、実際に使ってみることになりました。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

タスク管理では、入力の手間や、やらないタスクが残り続けることが続けにくさにつながる
「今日の予定」を日ごとに見直し、必要なタスクだけやり残しから戻す方法が、あらかわには合っている
期限や繰り返しの通知、写真やリンクの添付は、紙にはない使いどころがある
リストを増やしすぎず、今日やることに集めて自分で順番を決める方法もある
大きな用事は、最初の一歩が分かるステップに分けられる
紙とデジタルのどちらを選ぶかは、続けやすさを基準に考えられる

Microsoft To Doを勧めるあらかわと、紙や手帳の使いやすさを大切にするしばっち。やり取りを通して、タスク管理は機能の多さだけでなく、毎日の作業に無理なく組み込めるかどうかが大切だと分かります。試してみるなら、まず一つだけタスクを入れてみる。自分が続けられる方法を探す、小さな入口です。

monotips stationについて

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