小さな事務所の道具選びと、展示会で信頼を育てる方法｜monotips station 第166回

イントロダクション

ひとりで動く事務所では、どんな事務機器を選ぶと仕事のストレスを減らせるのでしょうか。展示会は、商品を注文する場からどう変わってきたのでしょうか。第166回では、しばっちが事務所の道具を一つずつ紹介し、あらかわがコロナ後の展示会に感じた変化を話します。

2023年7月26日配信のこの回は、梅雨明けの日差しや子どもの習い事の話から始まりました。しばっちは、塾へ通わせるだけでは成績が上がらないと気づいたことを話し、そろばん教室へ週1回通っていた頃と、別の教室へ週3回通い始めた後の様子を比べます。頻度が上達に関係するのかもしれない、という話になりました。子どもが毎晩ストレッチをしているという話も出ています。

あらかわは、強い日差しへの対策として、ユニクロのUVカットパーカーを前後逆に着て運転する方法を紹介しました。こうした身近な話題を交えながら、しばっちは小さな事務所の事務機器について、あらかわは展示会の役割の変化について掘り下げます。

1. ひとり事務所の道具は、使い方に合わせて選ぶ

しばっちが紹介するのは、ほぼ一人で動いている事務所の事務機器です。大きな組織とは必要なものが違うため、自分の仕事で何をよく使うのかを考えながら、良い点や不満を順番に話していきます。

1-1. プリンターは白黒、FAXはパソコンで受ける

しばっちの事務所では、プリンター、FAX、スキャナーが一つになった複合機を使っています。プリンターはカラー機能のない黒一色のレーザー機です。事務所でカラー印刷をする機会はほとんどなく、そこそこ速く印刷できるため、今のところ大きな不満はありません。

以前、自宅用にカラーのインクジェットプリンターを買ったときは、年賀状の時期くらいしか使わず、いざ印刷しようとしたらインクが乾いていたそうです。あらかわも、事務所を借りるときに「ペーパーレスでいいのでは」とプリンターの購入を迷いましたが、郵送する機会があり、実際にはないと不便だと話します。あらかわの事務所では、複合機ではなく大容量タンクのインクジェットを使っています。

FAXは送信する機会がたまにあるので、複合機の機能として残しています。一方、受信はPC FAXにしており、パソコンに直接届くようになってからストレスが減ったそうです。番組でも何度か話題にしてきた方法で、二人は「monotips stationのおかげ」と笑い合いました。

スキャナーについては、複合機で読み取ると紙が少し斜めになったり、下のほうに線が入ったりすることが不満として挙がります。専用機は見た目の印象より値段が張ると感じているものの、複合機で我慢するより専用のスキャナーを買うほうがよいのでは、というのがしばっちの考えです。

1-2. 電話は最小限にし、パソコンには余裕を持たせる

電話は、家庭用のような親機を置かず、子機のような端末だけを使っています。普段は転送をかけているそうです。固定電話の代わりに050番号でもよいのでは、という話も出ましたが、市外局番の番号でないと開設しにくい銀行口座があることや、士業では市外局番のほうが安心感につながるというイメージも話題になりました。実際にかかってくる電話は、ほとんどが携帯電話だといいます。

パソコンは、独立したときに「事務作業だから何でもいい」と性能の低いものを選び、動作が遅くて不満が続いた経験から、ある程度性能にこだわったほうがよいという結論です。お客さんの事務所でパソコンを借りても、あまり使われていないものは動作が遅いことがあり、使う気がなくなってしまうとしばっちは話します。遅いと使いたくなくなるため、普及品より1ランク上くらいの性能を選ぶほうがよさそうだという話になりました。

パソコンの具体的な構成については、Ryzen 7の4700番、メモリー16GBでも、メモリー使用率が張り付くことがあるという話が出ました。もう少し容量を増やして32GBにしてもよさそうだという意見に、もう一人は32GBを買ったところだと応じています。古い事務所ではハードディスクから起動するパソコンを見かけることがあり、起動用ドライブはSSDがよいという話にもなりました。二人とも、仕事を終えるときはシャットダウンではなくスリープにしているそうです。

モニターは、横長のワイドモニターを1枚使っています。2枚並べると中央の枠が気になるため、横幅のある1枚のほうが使いやすく、買って正解だったとのことです。

キーボードは、ノートパソコンに付いているものをそのまま使っていたところ、キートップに傷がつくことが気になり、外付けキーボードを使いたいと話します。あらかわは「一度も割ったことがない」と話し、しばっちは、ヘルプデスク時代にユーザーが割れた端末を持ってきたことがあると振り返ります。傷がつくと見た目が悪く、外出先でそのパソコンを使いたくなくなるという点では意見が合います。打ちやすさも含め、自分の好きなキーボードを選ぶと作業のストレスを減らせます。

1-3. 書類の量に合わせて、ホッチキスや穴あけパンチを選ぶ

ホッチキスは、書類の枚数に合わせて小型のものと大型のものを使い分けています。30枚ほどになると小型のものでは止められないため、大型のホッチキスが必要です。A4の書類は2か所を止めることが多く、一度に2か所を止められるダブルヘッドの製品が欲しいものの、2万〜3万円ほどするため迷っているそうです。事務所にホッチキスを置いていないあらかわは、なぜ必要なのかと不思議がりながら、書類を整理してお客さんへ渡すと聞いて納得します。

穴あけパンチは、使う頻度で選び方が分かれました。あらかわは、たまにしか使わないので100円ショップのものを使っています。一方、しばっちはよく使うため、紙をセットすると自動で穴を開けてくれるタイプが欲しいといいます。穴の位置が一定になり、作業も楽になるのが利点です。

しばっちは、お客さんへ100枚ほどの書類を納品することがあり、事務所でスキャンした後に穴を開け、ホッチキスで止めてフラットファイルに綴じています。あらかわは、スキャンすることを考えるとホッチキスで止めないほうがよいのではと疑問を出しますが、しばっちによると、お客さんに確認したところ、止まっているほうがよいとのことでした。

1-4. テプラはパソコンと連動させたい

テプラも、しばっちの事務所でよく使う道具です。最初は本体だけで文字を入力して印刷するタイプを使っていましたが、文字変換が思うようにいかないことがありました。「株式会社」と入力しようとして別の言葉に変換されることもあったそうです。

本体だけで操作するタイプは文字の大きさが決まっていて、ラベルの長さをそろえたいときにも扱いにくさがあります。パソコンと連動するタイプなら、フォーマットを一度作っておけば、文字だけを差し替えて印刷できます。そのため、しばっちはパソコン連動型へ買い替えたいと話しました。

1-5. 最低限で始めて、必要な道具から整える

しばっちは、今ある事務機器を少しずつ良いものに替えていくつもりです。仕事道具だからと不必要に高いものを買う必要はありませんが、使い続けるなら、できるだけよいパフォーマンスを出せるものを選びたい。まず最低限をそろえ、使い方に合わせて買い替え、不要になったものはメルカリで売ったり、オフィスバスターズのような店に引き取ってもらったりする方法も話題になりました。

シュレッダーは、良いものを買わないとすぐ詰まるといいます。家電量販店で一番いい機種よりも高いものを買ったのに、すぐ詰まったそうです。人の事務機器の話を聞くのは楽しい、というのが二人の共通した感想でした。

2. 展示会は、商品を注文する場から関係をつくる場へ

あらかわがこの章で振り返るのは、収録した年の7月に関わった二つの展示会です。一つは業界の展示会、もう一つは自分たちが主催するメーカーの合同展示会でした。運営側の視点も交えながら、コロナを経て展示会に求められる役割が変わったと話します。

2-1. その場で注文する人が減ってきた

かつて文房具業界の展示会は、受注会としての役割が中心でした。来場者が会場を歩き、気に入った商品をその場で注文していく形式です。一部の展示会では今もこのやり方が主流ですが、収録当時はその場で決める人がかなり減っていました。「持ち帰って検討します」というパターンがほとんどになってきたといいます。

また、展示会に行かなければ出会えない商品も減りました。商品を売る人たちがSNSで発信するため、来場者は気になる商品を事前に見ています。会場で実物を見て話が進むことはあっても、発注を決める理由は、取引口座があるか、商品がその場にあるかだけではありません。あらかわは、最終的にはお互いの信頼関係が大事だと話します。

2-2. まず人間関係をつくる

そこで、あらかわたちが主催する合同展示会では、「仲良く」をテーマに掲げました。売上や受注はもちろん大切ですが、まず人間関係をつくることに力を入れたそうです。出展者同士が話せるようにしたり、人と人をつないだりすることも意識しました。

「まず人間関係を作りましょう。仲良くなりましょう」（あらかわ）

注文を取ることが中心だと、受注がなかったときに落ち込みます。一方、会話を重ねていれば、目の前の商品を注文するだけでなく、「これができるなら、こういうものは作れますか」とOEMの相談に発展することもあります。商品を見せることに加えて、相手と話し、できることを知ってもらうのが展示会の価値になってきたといいます。

2-3. あるものを売るだけでなく、作れるものを提案する

あらかわによると、5、6年ほど前までは、決まった商品を決まったルートで大量に流すやり方が効率的でした。しかし、多様な要望に応えるには、OEMやカスタムも含めて柔軟に対応する必要があります。そこで大切になるのは、値段だけではなく、信頼できる相手と商売することです。多少価格が高くても、「この人から買えば間違いない」と思える相手と取引できれば、関わる人たちにとってもよい結果につながると話します。

こうした変化の中で厳しくなるのが、付加価値を出せない中間業者だというのがあらかわの見方です。メーカーであれば、品質を重視するか、価格を重視するかといった選択肢があります。一方、仕入れる場所が違っても同じ商品を扱うだけでは、独自の価値を出しにくくなります。配送が便利になり、輸送で差をつけにくくなった今、顧客を持つ人と製造の力を持つ人がつながり、一緒に商品を作ることが必要になってきたと話しました。しばっちも、連絡を取りやすくなったことがこの流れを後押ししていると応じます。

「目の前のものを売る、っていうことを追いかけるんじゃなくって、これがあるからこれもできますよ、っていう提案ができるような商売」（あらかわ）

2-4. 物販でも、自分たちで顧客とつながる

話題は物販の難しさにも広がりました。在庫を持つ商売は、商品が当たれば大きい一方、売れなければ在庫が残ります。在庫を持たない商売は身軽ですが、自分が動かなければ収入になりにくい。しばっちが営む士業も、自分自身が働く必要があるという点では同じです。

あらかわは、以前は小売店に商品を納めれば売れることもありましたが、収録当時はSNSなどで販促し、自分たちで顧客をつかまなければ売れにくくなったと話します。大企業も、ユニクロのように自分たちで店を作り、自分たちで売るSPAの形を取っています。

その変化を感じた身近な例として、コーヒー豆の話が出ました。コーヒー豆を切らした際、スーパーであるブランドの豆を買ったところ、値段のわりに味が残念だったそうです。それに比べて、カルディのように自社企画の商品をまとまった量で仕入れ、手頃な価格で提供するモデルは強いと、あらかわは改めて感じたといいます。展示会も、商品を売るだけの場ではなく、偶然の出会いを生かして人間関係をつくり、次の相談につなげる場として活用できる。これが展示会の話の締めくくりです。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

事務機器は、事務所の規模や仕事の内容、使う頻度に合わせて選ぶ
パソコンの遅さや道具の使いにくさは日々のストレスになるため、性能や使い勝手にも目を向ける
最低限から始め、必要に応じて道具を少しずつ整える
展示会は受注だけでなく、人間関係や信頼をつくり、OEMなどの相談を生む機会にもなる
商品を並べて売るだけでなく、相手の要望を聞いて「何ができるか」を提案する

事務機器の話と展示会の話に共通するのは、目の前の価格や売上だけでは判断しきれないことです。道具は、使う頻度や作業のしやすさを見て選ぶ。商売では、相手との信頼を育て、商品をきっかけに次の相談へつなげる。自分の事務所や仕事で、どんな道具が作業を支え、どんな出会いが次の仕事につながるのかを考えるきっかけになる回です。

番組の締めでは、業種によって必要な仕事道具は違うとして、リスナーにも「うちはこれがないとダメ」というものを教えてほしいと呼びかけました。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。

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