迷惑FAXを紙に出さない方法と、先送り仕事を「1分だけ」で動かす｜monotips station 第152回

イントロダクション

2023年4月18日収録、19日配信のmonotips station 第152回。冒頭は、あらかわが久しぶりに映画館で観た仮面ライダー映画の話から始まります。旧作の1号・2号へのオマージュや、初期の登場シーンをCGで再現した話で盛り上がったあと、本編へ。

しばっちが取り上げるのは、迷惑FAXを紙に出さずに受け取る方法です。PC-FAX、FAXソフト、インターネットFAXの違いを見ながら、自分の事務所で使えそうな方法を探ります。続いてあらかわが、先送りしがちな仕事を進めるための「人との約束」と「1分だけ手を付ける」工夫を紹介します。

FAXの使い方に迷っている人も、大きな仕事を前に手が止まりがちな人も、道具や始め方を自分の状況に合わせて考えるヒントが見つかる回です。

1. 迷惑FAXを紙に出さずに受け取るには

まずは、しばっちが調べたFAXの受信方法を比べます。毎月届く営業FAXを紙に印刷せずに済ませるには、どんな選択肢があるのでしょうか。

1-1. 必要なFAXは少ないのに、機械と回線は必要

FAX番号をホームページなどで公開していると、営業FAXが届きます。トラックの買取や内職の勧誘、内容のよく分からない融資の案内。知らない相手からだけでなく、名刺交換した相手から定期的に営業FAXが送られてくることもあり、しばっちは「いらない」と言いにくい点にも困っていました。

しばっちの事務所には月に20通ほど届く一方、FAXを実際に使う機会は月に2通ほど。申請の追加書類など、自分から送る場面はあるものの、そのために機械や回線を置き、迷惑FAXを印刷するのはもったいない。そこで、紙とインクを使わずにFAXを扱う方法を調べました。

1-2. PC-FAX、FAXソフト、インターネットFAXを比べる

調べた方法は大きく3つです。PC-FAXとFAXソフトは電話回線を使い、インターネットFAXはクラウド上で送受信します。それぞれ必要な機器や費用が違います。

PC-FAXは、手持ちの複合機を生かせる

PC-FAXは、パソコンと対応する複合機をつなぎ、パソコンからFAXを送受信する方法です。すでに使っている複合機が対応していれば、新たな導入コストをかけずに始められます。受信データをパソコンで確認し、紙に残したいときは印刷もできます。

ただし、複合機にPC-FAX機能がなければ使えません。パソコンのOSやドライバーとの対応も関わるため、複合機を長く使い続けるうちに、パソコンを買い替えたら接続できなくなる可能性もあります。

FAXソフトは、複合機なしで固定回線から送受信できる

2つ目は、パソコンにFAXソフトを入れ、モデムと固定電話回線を使って送受信する方法です。複合機は必要ありません。これからFAX環境を用意する場合、複合機を買わずに済む分、機器にかける費用を抑えられます。昔のWindowsに入っていたFAX機能も、この方式の例として話題に上がりました。

一方、パソコンの電源が切れている間にFAXが届くと、データを受信できません。常時電源が入ったパソコンやサーバーにつないでおく必要があります。FAXソフトは初期費用がかかる一方で月額料金が不要な場合があり、電話の通信料は別途かかります。

インターネットFAXは、外出先でも使える

3つ目は、クラウド上でFAXデータを送受信するサービスです。インターネットFAX、ネットFAXなどと呼ばれます。パソコンとインターネット回線があれば使え、サービスによってはタブレットやスマートフォンからも送受信できます。契約後すぐに使い始められ、事務所の外からも利用できます。

一方、月額料金や受信料がかかるサービスもあります。導入時の費用を抑えやすい代わりに、継続して費用が発生する場合があるということです。FAXソフトと比べると、初期費用や月額料金の考え方が異なるため、使う頻度や環境に合わせて選ぶことになります。

1-3. 少ししか使わないなら、手持ちの機能も選択肢

しばっちは、自分の複合機がブラザーのMFC-L2750DWで、PC-FAXのほか、クラウド転送やEメール転送にも対応していると調べて分かりました。受信したFAXを印刷せずに画面で確認し、電子データとして管理できそうです。ただし、この時点では試した結果ではなく、これから使ってみようという段階でした。

もともと考えていたのは、複合機を手放してインターネットFAXに切り替えるか、何も変えず印刷を受け入れるかの二択です。そこに、手持ちの複合機でPC-FAXを使う方法が加わりました。

あらかわは、FAXを多く使う会社ならインターネットFAXの利点が大きいと話します。小売店との取引では、相手からFAXで発注が届き、こちらもFAXで納期を回答することがあるためです。

「こんだけ使ってると逆に、ネットFAXじゃないとやってられないんですよ」（あらかわ）

送信履歴を確認できるので、紙に出力して書き込み、ファイリングする手間を減らせます。月額料金を例に、あらかわは、毎月の費用を数年分積み上げれば複合機を買えるくらいになるとしても、紙の処理に時間や頭の余裕を取られないことを優先したいと話しました。FAXを多く使う人にはネットFAXが便利な一方、利用頻度が少ない場合は、何を選ぶか迷うところです。

1-4. 受信をやめて、送るときだけ使う方法もある

もう一つの選択肢として、あらかわが紹介したのは「スマホでファックス45」という送信専用サービスです。固定費はなく、FAXを送るときに1通45円を支払います。PDFを選び、相手のFAX番号とメールアドレスを入力し、クレジットカードで決済して送信します。送信元の番号がどうなるかは分からず、使い方はコンビニのFAXに近いと説明しました。

ここから、受信はしないと決めて、送信が必要なときだけこのサービスを使う方法が話題になりました。「うちはFAXは受けていません」と伝え、今の複合機が壊れたら、送信専用サービスに切り替えることもできます。FAXを受ける必要があるか、どれくらい使うかを考えながら、自分に合う方法を探してみようという話になりました。しばっちが実際にどうするかは、次回か再来週の番組で報告する予定です。

2. 先送りしがちな仕事を、少しずつ進める

次は、あらかわが自分でも実践している仕事の進め方です。期限が遠く、自分が動かさないと進まない仕事に対して、人との約束と小さな着手を使います。

2-1. 期限が遠い仕事は、たまり続けてしまう

やった方がいいと分かっていても、期限が近くない仕事は後回しになりがちです。自分が動かさないと進まないため、たまったまま、いつの間にか「なかったこと」になることもあります。締め切りが遠い大きな仕事も、直前に徹夜するくらいなら少しずつ進めたい。そう考えながら、なかなか手を付けられないことがあります。

あらかわは、しばっちがボードゲームショップやカードゲーム開発をなかなか進められない例にも触れかけつつ、自分にもできていないことはあると前置きして、二つの工夫を紹介しました。

2-2. 小さな約束を人と交わす

一つ目は、人と約束することです。大きな仕事を一度に約束するのではなく、「この日までに、ここまで見せる」と細かく区切ります。約束した直前に頑張ることを何度か繰り返すうち、仕事が進んでいきます。

しばっちは、今回のFAXの話もその一例だと返しました。毎週収録があるから、テーマを考えて調べ、次回に検証結果を報告すると約束したからには、実際にやる必要がある。人からのプレッシャーをうまく使うというあらかわの説明に、二人の収録そのものが重なりました。

2-3. まず1分だけ手を付ける

二つ目は、1分だけ仕事に手を付けておくこと。あらかわはこれを「一丁噛み」と呼びます。例に挙げたのは、展示会サイトの英語版を作る仕事です。作り方はイメージできているものの、期限が先で後回しになっていました。そこで、サイトを立ち上げて新しいページを用意したところでいったん終え、中身には手を付けません。次に取り組むとき、ゼロからではなく1から始められます。

「ほんと1分だけその仕事を今日のうちにやっとくって、めっちゃ大事だと思うんですよ」（あらかわ）

あらかわは、子どもの頃に言われた「集中して最後までやり遂げる」というやり方は、人間の脳の動きに合わないと思うと話します。人は逃げる方に向きやすいから、少し手を付けては離れるのを繰り返す。そうするうちに気持ちが乗り、まとまった作業へ進めるという考えです。

しばっちも、考える仕事では同じように少しだけ手を付けておくといいます。セミナーの内容を考えることや、ある会社から許可を得る方法を正攻法にするか例外的な手続きにするか、事業計画書を組み立てること。いったん考えておくと、日常のふとした時間にアイデアが出てくるそうです。

さらに、ChatGPTなどのAIツールへ課題を投げ、返ってきた回答に一度目を通しておく方法も話題になりました。回答を置いておけば、次に考えるときの土台になります。ただし、オフの時間に仕事のことを考えたくない人や、仕事とプライベートをきっちり分けたい人には向かないかもしれない、と二人は話します。

2-4. 場所を変えたり、人に話したりする

しばっちは、仕事を進める工夫として環境を変えることも挙げました。アポイントの合間に喫茶店へ寄って考えると、仕事が進むことがあります。事務所を持ってからは、自宅をリラックスして考える場所、仕事をする場所を事務所と分けられるようになったそうです。

「考えはするけど仕事はしないっていう感じかな」（しばっち）

もう一つは、人に話すことです。やろうとしていることを誰かに話すと、自分の考えを整理できますし、肯定でも否定でも何らかの反応が返ってきます。その意見を取り入れるかは自分で決めればよく、反対されたからといって従う必要はありません。相手の反応を受け取ること自体が、考えを進めるきっかけになります。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

FAXの話では、受信方法を一つに決めつけず、利用頻度や手持ちの機器に合わせて選ぶ視点が出てきました。PC-FAXなら対応する複合機を生かせます。FAXソフトは複合機なしで使えますが、パソコンを常時起動しておく必要があります。インターネットFAXは外出先でも使え、送信専用サービスなら受信をやめる選択肢もあります。

仕事の先送りについては、意志の力だけで一気に終わらせようとせず、人との約束を小さく区切ること、1分だけ着手して次の作業の足場を作ることが紹介されました。場所を変えたり、誰かに話して反応をもらったりすることも、考える仕事を前に進める助けになります。

自分のFAX環境と仕事の進め方を見直すときは、使う頻度や、手を付けやすい最初の一歩を考えるところから始められます。大きな仕事も、約束や1分の着手に分ければ、次の行動を作りやすくなります。

収録の最後には、配信翌々日の4月21日金曜日、夕方5時ごろから神戸で勉強会を開く予定も告知されました。参加に興味があるリスナーは、TwitterのDMで連絡してほしいとの案内でした。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。番組では毎週、ビジネスに役立つTIPSを紹介し、取り上げた内容はWEBマガジンでも紹介しています。

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