AppSheetで社内イベントを共有する方法と兵庫県の新事業展開応援事業｜monotips station 第151回

イントロダクション

2023年4月12日放送のmonotips station 第151回では、新年度の地域活動をめぐる近況から、社内向けアプリの試作と兵庫県の補助金まで、身近な仕事の話題を取り上げました。

あらかわが紹介するのは、GoogleのAppSheetでイベント参加を共有するアプリを作った経験です。しばっちは、兵庫県の令和5年度中小企業新事業展開応援事業について、対象条件や支援する事業の例、公募時期を説明します。どんな情報を誰と共有したいのか、補助金の条件に自社の計画が合うのかを考えながらお読みください。

1. 新年度は地域の役員も慌ただしい

番組の冒頭では、新学期を迎えた二人が、地域活動で役員を引き受けた近況を話しました。

1-1. 子ども会やスポーツクラブの役員に

しばっちは、厳密には子ども会ではなく、町のスポーツクラブのような組織で会計を担当することになったと話します。あらかわの家庭では、前年にあらかわがPTAを終えたところ、今度は妻がくじ引きで子ども会の会長に。朝から夜までLINEで連絡を取り合う忙しさを聞き、あらかわは妻を手伝うつもりだと話しました。

二人が住む地域では、自治会の下にスポーツクラブや子ども会などの組織があり、自治会の総会には八つほどの組織が集まるそうです。関わる人や団体が多く、役員は調整に追われます。あらかわは、学校のことに集中できたPTAの方が取り組みやすかったと振り返りました。

1-2. 地域の行事を無理なく続けるには

地域によって事情は違うものの、住んでいる以上、地域社会と関わる場面はあります。二人は、子どもや町のことを考える人が集まる活動だからこそ、できる範囲で仲良くやれたらいいと話しつつ、参加したくない人がいる場合の難しさにも触れました。

これからの行事として、ラジオ体操やバレーボール大会、ソフトボール大会の話も出ました。しばっちはソフトボールを10年ほどしていないそうですが、あらかわは今シーズンの活躍をラジオで報告してほしいと期待を寄せます。

2. AppSheetでイベント参加を見える化する

あらかわは、担当者ごとに分かれていたイベント参加情報を、Googleフォーム、スプレッドシート、AppSheetで共有するアプリを試作しました。

2-1. 誰がどのイベントに出るのかを共有する

会社の担当者がそれぞれ別のイベントへ出るようになると、誰がいつ参加するのか、自社が参加しているのか、イベントの規模はどれくらいかが分かりにくくなります。参加状況が共有されず、担当者が個別に動いているように見えるのも避けたい。そこであらかわは、イベント情報を一つのデータベースに集め、社内で見られるようにすることを目指しました。

AppSheetは、もともとサードパーティーのサービスで、Googleが買収した後はGoogleのサービスと連携しやすくなった、と番組では説明されています。あらかわはデータベースを電話帳にたとえ、情報が一行ずつ並ぶ表を見やすく編集し、アプリ画面として表示するものだと紹介しました。食べログの店舗情報も、データベース上では一行にまとまっているのではないか、という例を挙げています。

作ったアプリはスマートフォンでもブラウザーでも見られます。あらかわは、試した範囲ではブラウザーの方が使いやすそうだと感じました。

2-2. Googleフォームから入力し、AppSheetで表示する

入力の起点にはGoogleフォームを使います。あらかわの説明では、担当者にフォームのURLを配れば、ログインせずに情報を入力できるとのことです。回答はGoogleスプレッドシートに一行ずつ追加されるため、担当者がシートへ直接入力する場合に起きがちなセル結合や色付けによる崩れを避けやすくなります。そのデータをAppSheetで見やすく表示し、希望者にアプリへのアクセス権限を渡して共有する流れです。

しばっちがデモを見たときは、最初の画面では文字と数字だけで日付や時間を把握しにくかったものの、カレンダー表示にすると分かりやすくなったと話しました。あらかわも、カレンダーを上部に置けば、イベント情報を確認しやすくなりそうだと応じます。

AppSheetでは、取り込んだ列ごとに日付、テキスト、リストなどの種類を設定できます。表示形式もカレンダー、デッキ、テーブル、ギャラリー、マップから選べます。ギャラリーに画像を設定すればカードのように表示でき、マップでは名古屋や神戸のイベントの場所を見られる、とあらかわは画面を見せながら説明しました。住所の列をアドレスとして扱う設定にするとリンクが付くことにも触れ、Googleのサービスとの連携を紹介しています。

2-3. スプレッドシートを元データにして画面を整える

AppSheetで新しいアプリを作る際、既存データとしてGoogleスプレッドシートを選べます。SQLなどのデータベース知識がなくても、スプレッドシートの行や列をデータベースとして使えるため、始めやすいとあらかわは話しました。読み込んだ列に入力形式を設定し、ビューで表示方法を整えていきます。

元になるデータはGoogleスプレッドシートです。あらかわによると、シートを編集するとAppSheet側にも反映されます。また、AppSheet上で行を削除したときは、シートに空白行が残り、フォームからの次の入力はそれまでデータが入っていた行の次から追加されました。二人は、試作した範囲ではフォームとAppSheetの編集がぶつかりにくいと受け止めています。

あらかわは、フォームを通さずにスプレッドシートへ直接コピー＆ペーストしたデータも、再読み込みすると取り込めたと報告しました。一方、シートとAppSheetから同時に同じ場所へ入力した場合はどうなるか、原子時計ほど同時の更新なら分からないと冗談を交え、早い方が先に反映されるのではないかと推測しています。この点は実際に同時更新を試した結果としてではなく、会話中の見立てとして語られました。

あらかわが重視したのは、データの見た目を整えることです。担当者のリテラシーにかかわらず、誰がいつどんな仕事をしているかを把握できる画面にすれば、情報を理解しやすくなると考えています。

「見た目を整えるってすごく重要なことで、担当者がどんなリテラシーであろうが…把握できる」（あらかわ）

2-4. 無料枠や外部公開の条件も確認する

AppSheetには利用上の制限もあります。収録時の説明では、無料版で使えるのは10アカウントまでで、それを超える場合はユーザーごとの有料プランが必要です。料金については、あらかわが当初は月額400円ほどと記憶から話した後、Premiumプランは1ユーザーあたり月5ドル、会話内の換算で約650円と確認しました。あらかわ自身も料金は改めて調べた方がよいと話しており、正確な料金の案内ではありません。また、無料利用は非商用が推奨され、商用利用なら有料プランを使うのが本来の形だろう、というのがあらかわの理解でした。

今回の用途は社内のデータベースを見やすく共有することです。AppSheetで作ったものをインターネットへ公開したり、自社の予約システムとして社外向けに使ったりするには、別のプランが必要になり、費用も高くなるのではないかと二人は話しました。前回触れた別のノーコードツールなら外部向けに使える可能性も考えられますが、今回は社内向けで、編集しやすさと見やすさを優先してAppSheetを使うことにしました。

スプレッドシートは簡単に編集できるため、元データを管理する人や方法を決めておく必要があります。一方で、委員会や地域のスポーツクラブのような集まりで使えば便利そうだという話も出ました。ただし、参加者のリテラシーによっては運用が難しいかもしれない、と二人は付け加えています。

2-5. 小さなアプリを試す楽しさ

番組の最後に、あらかわはAppSheetの使い方を解説するYouTube動画が多く、ほぼ独学で試せたと振り返りました。仕事だけでなく、遊びや身近な地域活動のためにアプリを作ってみるのも面白いと話します。しばっちのホワイトボードをAppSheetに置き換える案も出ましたが、ホワイトボードは飾っているものなので、アプリを開かなくなるだろうとしばっちは返しました。

3. 兵庫県の新事業展開応援事業は何を支援するのか

しばっちは、兵庫県の令和5年度中小企業新事業展開応援事業を紹介しました。県内事業者であることに加えて、売上減少の条件があり、支援の枠もオープンファクトリーと価格高騰への対応に分かれます。

3-1. 県内事業所と売上減少が対象条件

この補助金は兵庫県が実施するため、対象者は兵庫県内に事業所を持つ中小企業者です。さらに、2022年9月以降の任意の1か月の売上高が、2020年9月から2022年3月までの同じ月と比べて10％以上減少していることも条件だと、しばっちは説明しました。

この事業は前年と前々年にも公募されており、規模はかなり小さいものの、その分取り組みやすい補助金だと、しばっちは説明しました。国の事業再構築補助金ではこの年度から売上減少要件がなくなった一方、兵庫県の制度には条件が残りました。影響を受けた事業者を応援する制度として設計されている、という整理です。

3-2. オープンファクトリーと省エネ設備の導入

前年までの制度は、コロナなどで売上が減った事業者が、業態やサービス提供方法を変えたり、ビジネスモデルを再構築したりする取り組みを支援していました。令和5年度は、原油・原材料価格の高騰に対応する事業と、オープンファクトリーの取り組みを支援する内容に再構成されたと、しばっちは説明します。

オープンファクトリーは、来場者に生産現場を見てもらったり、製造を体験してもらったりする取り組みです。番組では明太パークや森永、グリコの工場が例に挙がりましたが、補助額は最大75万円と聞き、大企業の施設のような大がかりなものを作る制度なのかとあらかわが尋ねます。しばっちは、例として製造工程を見学できる工場への改修や、製造体験スペースの設置が挙げられていると説明しました。旅館に商品を手に取れる直売所を設ける例もあり、想像するほど大規模でなくても対象になり得るという話です。飲食店が持ち帰り商品を販売するためにカウンターを設置する案も、対象になりそうだと二人は話しました。

価格高騰への対応枠では、省エネ設備を含む事業が中心になります。例として、卸売業者が特産品を商品化し、B2BからB2Cへ転換するために省エネ型の業務用冷凍庫を購入する計画や、宿泊業者がワーケーションスペースを整備するために省エネエアコンを導入する計画が挙がりました。LED照明、エアコン、換気システム、太陽光発電も話題になり、しばっちは省エネ設備に関する費用が事業費の50％以上を占める必要があると説明しています。

ただし、エアコンを買い替えるだけでは、ビジネスモデルの再構築とのつながりを説明しにくくなります。あらかわとしばっちは、ワーケーションスペースを新設するなど、設備導入と新しい事業の関係を説明する必要があると話しました。

3-3. 公募時期と中小企業者の規模

第1期の公募は2023年3月20日から4月17日までで、放送日の4月12日時点では締切まで4、5日ほどでした。しばっちは第1期であることから第2期、第3期が公募される可能性は高いと見て、募集が出たときに申請できるよう確認しておく案を示しました。ただし、次の公募が決まっているという説明ではありません。

対象となる中小企業者は、中小企業基本法に定める区分によります。会話では、製造業・建設業・運輸業は資本金3億円以下または従業員300人以下、卸売業は資本金1億円以下で従業員数100人以下、小売業については資本金5,000万円と従業員数50人以下という数値が挙がりました。業種によって基準は異なり、ゴム製品製造業やソフトウェア、情報処理サービスも区分に含まれることに二人は触れています。しばっちは、番組を聞く事業者の多くは対象に当てはまりそうだと見立てました。

「あることをまず知って、取り組むかどうかは公募要領とにらめっこしながら考えてみたらどうかな」（しばっち）

しばっちは、令和5年度の制度は前年までより用途が限られると説明し、兵庫県のサイトで公募要領を確認してほしいと呼びかけました。

エピソードの総括

今回の二つのテーマに共通するのは、仕組みを使う前に、何を共有し、どの取り組みを支援してもらいたいのかを整理することです。社内イベントの共有なら、Googleフォームから情報を集め、AppSheetで担当者が把握しやすい画面に整える。補助金なら、売上減少の条件と事業の枠を読み、自社の計画に合うかを公募要領で確かめる。どちらも、使う人や条件を見ながら進める話でした。

今回のポイント

イベント参加の情報は、Googleフォームで集めてスプレッドシートに蓄積し、AppSheetでカレンダーなどに表示できる。
AppSheetは元データのスプレッドシート管理が必要で、無料利用や商用利用、外部公開にはプラン上の条件がある。
令和5年度の兵庫県中小企業新事業展開応援事業は、県内事業所に加えて売上高の減少が対象条件だった。
支援対象にはオープンファクトリーと、省エネ設備を使った価格高騰への対応があり、事業計画とのつながりを説明する必要がある。
第1期の締切は2023年4月17日。次期公募は未確定で、しばっちは公募要領を確認しておくよう勧めた。

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