補助金の収益納付を知り、EX予約を使いこなす｜monotips station 第144回

イントロダクション

2023年2月22日配信のmonotips station 第144回では、補助金の収益納付と新幹線のEX予約を取り上げます。補助金を使う前に確認したい報告期間や利益の計算、出張時の乗車や領収書の扱いを、あらかわとしばっちが具体例とともに話します。制度の条件を調べ、お金と時間の見通しを立てるヒントが分かる回です。

冒頭は、2月22日の「にゃんにゃんにゃん」にちなんだ猫の日の話題から。行政書士のPRキャラクター「ユキマサくん」の話題も出ました。

近況トークでは、しばっちがMG研修に参加し、「高く売ることは正義」だと改めて感じた経験を話します。高く売ることで利益が増え、投資に回せる。資金が余れば、さらにお金を貸すこともできる。そんな好循環を体験したそうです。ベテランの多いテーブルでのゲームや、業界による投資規模の違い、PQとMQの関係にも話が及びました。工場では1,000万、2,000万円の設備投資もある一方、パソコンなら30万〜40万円で高性能なものを買える、という例も出ています。

あらかわは、広島から大阪の展示会、東京への出張と続き、移動がようやく落ち着いたところでした。現地で展示用のサンプルが見当たらず、その場は何とか対応できたものの、帰ってから確認すると前回のイベント後に所定の場所へ戻していなかったことが判明。最後の5分で元の場所へ片付けることは、未来の自分への投資だと話しました。

本編では、しばっちが補助金の「収益納付」を解説し、あらかわが新幹線のEX予約を紹介します。補助事業で利益が出たときの確認事項と、出張時に便利な予約・領収書の使い方を順に見ていきます。

1. 補助金の収益納付は、条件と報告期間を先に確認する

補助金は返さなくてよいと思われがちですが、補助事業で得た利益や報告期間によっては納付が発生します。まずは、どの利益が対象になるのかを押さえます。

1-1. 補助金は「もらいっぱなし」とは限らない

融資と補助金の違いを聞かれたら、「融資は借りたお金なので返す、補助金はもらうお金なので返さなくていい」と考える人は多いでしょう。あらかわも、そう思っていた一人でした。

ところが、補助金によっては「収益納付」という仕組みがあります。補助事業で利益が出た場合に、定められた条件に応じて納付が必要になるものです。補助事業は「新しいことを始めるので補助金がほしい、これがあればこの事業はうまくいく」という計画を立てることが多く、実際に利益が出たときの扱いも確認しておく必要があります。

しばっちは、YouTubeなどで補助金を解説する人の間でもあまり話題になっておらず、言葉が広く知られていない印象だと話します。知っていて説明していないのか、そもそも知らないのかは分からないものの、知らずに取り組む人が多いのではないか、という問題意識です。

1-2. 収益納付のタイミングは補助金ごとに違う

収益納付がいつ判断されるかは、補助金によって異なります。小規模事業者持続化補助金では、完了報告までに利益が出ている場合に納付が発生する可能性があります。一方、ものづくり補助金や事業再構築補助金では、事業完了後も5年間の報告が必要で、その報告ごとに収益納付の有無が確認されると、しばっちは説明しました。

あらかわも、小規模事業者持続化補助金に取り組んだ際、「この時までに利益が出たら報告するように」と言われた記憶があるそうです。完了報告までに自己負担分を超える利益が出るケースは多くないため、しばっちも、小規模事業者持続化補助金で収益納付をした人はほぼいないのではないかと話していました。ただし、事業規模が大きく、報告期間も長い補助金は、利益が積み上がることもあり、注意が必要です。

基本的な考え方は、補助事業にかかった費用から補助金額を引いた額が自己負担分となり、補助事業の売上から経費を引いた利益がその自己負担分を超えると、収益納付が発生するというものです。たとえば総予算150万円の事業で、自己負担が50万円、補助金が100万円だったとします。利益が40万円なら自己負担分を超えていません。売上が100万円あっても、経費を引いた利益が40万円なら同じです。利益が自己負担分の50万円を超えたところから納付の対象になります。

ものづくり補助金や事業再構築補助金については、自己負担500万円、補助金1,000万円という規模の例も話題になりました。毎年の利益が100万円、翌年が150万円というように積み上がり、自己負担分の500万円を超えたところから納付が発生するイメージです。利益が出そうなときに人件費を増やす、投資をするといった選択肢も会話に出ました。

1-3. 既存事業と補助事業の経費は、根拠を持って分ける

収益納付を報告する際には、補助事業とそれ以外の事業を切り分ける必要があります。たとえば、展示会で同じブースに二つの事業の商品を並べた場合、費用を按分し、その割合の根拠を示すことになります。補助金によっては按分の根拠を尋ねられるため、売上や経費は最初から分けて記帳しておくことが大切です。

「この経費はA事業、この経費はB事業」と整理し、売上や投資をどの事業に計上するのかも記録しておきます。事業転換を伴う補助金では、以前からの事業と新しい補助事業の利益や経費をどう分けるかも、報告上の確認事項になります。

1-4. 手引きや公募要領を、必要な箇所から確認する

大きな補助金では認定支援機関と一緒に取り組むこともありますが、「教えてくれなかったから知らなかった」と思っていても、支援機関との会話で触れられていたのを聞き流していた可能性もあります。補助事業の手引き、公募要領、交付規程にはルールが記載されています。事務局から収益納付を指摘されてからでは、事前にできた対策を取りにくくなります。

収益納付以外にも、対象外の経費を使ってしまい、その分の補助金が出なかった例や、補助事業を続けるべき期間にやめてしまった例が挙がりました。小規模事業者持続化補助金で作ったホームページも、一定期間は公開を続ける前提があり、公開をやめる場合は事務局に相談するルールがあるとのことです。必要な期間は年度によって違う可能性があるため、具体的な条件は該当する資料で確かめます。事業再構築補助金でも継続が求められる期間がありますが、赤字が続いて事業をやめたい場合は相談できると説明されました。

資料が分厚く、一人で全部を読み込むのが難しいとき、しばっちが勧めたのはコールセンターの活用です。まず「この補助金に収益納付の規定はありますか」と尋ね、さらに「それはどの資料の何ページに書いてありますか」と確認します。該当箇所を教えてもらえば、資料を辞書のように必要なところから読めます。

「見にくい資料はコールセンターを目次代わりに使え」

あらかわも「しばっチップスやな」と感心していました。

あらかわは、補助金に取り組むなら、数年先までのお金のスケジュールを自分で作っておくことも大事だと話します。手元資金をいつ出すのか、補助金がいつ入金されるのか、その時期にどの程度のずれがありうるのか、事業がいつ完了し、その後何年間続ける必要があるのか。利益がどこを超えると収益納付になるのかも含めて、お金のカレンダーにまとめます。

決算を待たずに利益の状況を把握できれば、使い道を考える余地が生まれます。配信時期の2月末には、前年1年分のレシートをひっくり返して記帳している人もいる、という話も出ました。日頃から数字を追えているかどうかで、判断できる時期も変わってきます。

2. EX予約は乗車変更と領収書の扱いが便利

あらかわのテーマは、新幹線のエクスプレス予約、通称EX予約です。ICカードで乗れる手軽さや時間変更のしやすさに加え、経費精算で領収書を使えるかも話題になりました。

2-1. 出張の日数や予定に合わせて使い分ける

しばっちは、4日ほどの出張ではEX予約を使う一方、1泊2日程度なら、旅行会社の新幹線と宿泊のセットプランの方が安いこともあるため使い分けているそうです。あらかわは、出張が続いた中でEX予約の便利さを改めて感じたと話します。

EX予約は、会員登録をして決済に使うクレジットカードを登録すれば利用できます。あらかわは、会社を経営している人なら法人カードを登録すると楽だと説明しました。

2-2. ICカードを登録すれば、改札をタッチして通れる

予約の乗車方法としてICカードを登録すると、普段使っているICOCAやSuicaを改札にタッチして新幹線に乗れます。あらかわはモバイルSuicaを登録し、スマートフォンをかざして乗っているそうです。

ただ、登録時にはICカードの番号を入力するため、間違っていないか何度も確認したくなります。あらかわ自身も、以前の携帯電話のモバイルSuicaを登録したまま改札にタッチしてエラーになった経験があります。その日は時間に余裕を持って駅へ行っていたため、みどりの窓口で対応してもらい、乗り遅れずに済みました。新大阪のように窓口が混む駅もあるので、登録したカード番号は事前に確認しておきたいところです。

2-3. 数百円の差に加えて、時間を変更しやすい

あらかわが広島へ行ったときの料金は、EX予約で9,740円、窓口で買うと10,200円ほどだったそうです。差額は約500円でした。料金面も利点ですが、あらかわが特に便利だと感じているのは予約時間を変更しやすいことです。

駅に早く着いたら早い便へ、遅れそうなら空席のある後の便へ変更できます。旅行会社のセットプランは安いことがある一方、時間変更は難しい場合があります。飛行機のように変更の手間がかかる場面と比べても、新幹線の身軽さを生かしやすいのがEX予約です。宿を別に手配する必要はありますが、予定が動きやすい出張には便利だと話しました。

2-4. Web領収書を会社で使えるか確認する

あらかわが出張先の会合へ向かったとき、関西から同じ新幹線に乗る人が何人もいたものの、EX予約を使っている人はいませんでした。理由を尋ねると、「経費で落とせないでしょう」と言われたそうです。

あらかわによると、EX予約ではスマートフォンから領収書・利用明細のメニューへ進むと、Web領収書を表示できます。カード番号は伏せられ、金額、乗車日、区間などが記載されます。会社への提出を想定した形式だろうとあらかわは見ており、実際に精算に使えるか会社へ確認して、問題なければ活用してはどうかと提案しました。

ただし、クレジットカードで立て替えた場合に別の書類が必要な会社もありそうだ、という疑問は残りました。二回目以降の発行で「再発行」と表示されるかどうかも、会話の中では分かりませんでした。必要なタイミングで領収書をiCloud DriveやDropboxなどへ保存しておく方法も話題になっています。インボイス制度に伴う表記についても話しましたが、この時点では結論は出ていません。

放送内では、利用できる区間は東海道新幹線に加えて山陽新幹線、九州新幹線へ広がり、東京から鹿児島まで使えると紹介されました。東北、山形、秋田方面はまだ対象外との説明です。出張が多い人は、利用できる区間や会社の精算ルールを確認してみるとよさそうです。

エピソードの総括

補助金の収益納付では、自己負担分を超える利益が出るか、いつまで報告が必要かを事前に確認することが大切です。EX予約では、ICカードの登録や時間変更に加えて、Web領収書が会社の精算に使えるかを確かめておくと、出張時の手間を減らせます。

補助金は、利益を伸ばすために使う制度である一方、税金が入っている以上、条件や報告の義務も伴います。あらかわは、利益が大きく見込めそうなネタが見つかったら、融資を受けて早く始める考え方もあると話し、しばっちも同意しました。稼いだら周りに還元しよう、という言葉で補助金の話を締めくくります。

制度やサービスを使うときは、条件を先に確かめて、お金や予定の見通しを作っておく。補助金の「収益納付」とEX予約、それぞれの話から持ち帰れるのは、後から慌てないための準備です。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。

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