仕事のボトルネックを見つけるTOCとiPhoneショートカット｜monotips station 第109回

イントロダクション

2022年6月7日収録、8日配信のmonotips station 第109回。冒頭は梅雨入りや、傘を持ちたくないしばっちの話から始まり、事務所の照明をLEDシーリングライトに替えた話、あらかわの3回目のワクチン接種にも話が広がります。接種の話では「ボトルネック」という言葉も登場し、本編のテーマへつながっていきました。

本編では、しばっちがTOC（制約条件の理論）の考え方と研修について紹介。続いてあらかわが、iPhoneやiPadで使える「ショートカット」アプリを取り上げます。

仕事のどこで流れが滞っているのかを考えるヒントと、よく使うアプリの操作を自動化する方法を、二人のやり取りと具体例から見ていきます。

1. TOCで仕事の流れを見直す

この章では、TOCの基本的な考え方から、チームでボトルネックを探る研修の進め方までを紹介します。

1-1. 『ザ・ゴール』から知る制約条件の理論

しばっちが取り上げたTOCは、Theory of Constraints（制約条件の理論）の略です。イスラエルのゴールドラット博士が考えた理論で、どうすればキャッシュが増え、社員や関係者が豊かになれるかを考えます。

MG（マネジメントゲーム）を経験した人が、続けてTOCも学ぶことが多いとしばっち。あらかわが「研修の一環として捉えればいいのか」と尋ねると、しばっちは、世の中にはTOC研修があり、その考え方を知る入口として小説『ザ・ゴール』もよく知られていると説明します。

『ザ・ゴール』は2000年ごろに話題になった小説で、漫画版もあります。厚い本なので読むのが大変だという話も交えながら、まず作品を通じて理論の雰囲気をつかみ、実践につなげる方法が紹介されました。

1-2. 名言を手がかりに、現場で何を変えるか考える

しばっちはTOCの考え方を、いくつかの言葉を手がかりに説明します。あらかわも具体例を聞き返しながら、現場でどう考えるかを一緒に掘り下げていきます。

「仕事の速度は待ち時間で決まる」（しばっち）

仕事が進まないときは、作業そのものだけでなく、何を待っているのか、なぜ待つのかを見る。待ち時間を減らすことが、仕事の速度を考える手がかりになります。

「余裕は最後に持つ」という考え方も紹介されました。製品を作る工程がいくつかあるなら、余裕を持たせるのはお客さんに渡す前の最後の工程がよい、という説明です。また、大きな問題は一気に解決しようとせず、小さく分けて取り組む。「大きな山は小さく崩す」という話に、あらかわも「因数分解ですね」と応じます。

「選択と集中」については、先に選択をすることが大事だとしばっちは話します。まず、いらないものを捨てる。その手順を飛ばして集中すると、選ぶ必要のないものに力を注いでしまうことがあるからです。

進行状況を赤・青・黄で見える化するだけでは十分ではありません。問題なく進んでいる青のとき、現場で対応できる黄のとき、現場だけでは難しく介入が必要な赤のときに、それぞれ何をするのか。色を付けたうえで、ルール、行動、評価まで決める必要があるといいます。

ほかにも「何をやってもダメならば環境整備に徹する」という考え方が挙がりました。掃除をすると状況がよくなる場合もあるのでは、と二人は話します。また、三方よしの経営という言葉も出ますが、誰が言ったのかは会話の中でも定かではなく、近江商人の経営理念ではないかという冗談交じりのやり取りになりました。

設備をフル回転させれば儲かるように見えても、利益の出ない仕事まで抱えてしまうと、本当に取りたい仕事へすぐ動けないことがあります。そこで、設備は7割でも合わせ、特急で来た仕事に対応できる余力を残す、という考え方が紹介されました。あらかわは、パソコンも欲しい性能より少し上のものを選ぶことがあると補足します。

TOCを実践すると在庫が減り、キャッシュが増える。その成果を社員や関係者の豊かさや笑顔につなげることも大切です。儲かった後にどう振る舞うかで、その先の成果が変わるという話では、従業員や家族へ還元することにも触れられました。

1-3. チームで工程を動かし、ボトルネックを探る

しばっちたちが行っているTOC研修では、ゴールドラット博士の制約条件の理論に、MGの用語や考え方を組み合わせています。MGを経験していない人は、説明なしに使われる用語で戸惑うこともあるため、MGの考え方をある程度知ってから参加するほうが面白い、としばっちは説明します。

研修では、6人ほどでチームを組み、仕入れから出荷までの6工程を分担します。工程のどこかに制約、つまりボトルネックを設定し、どう動かすかを考える協力プレイです。対戦ではなく、チーム全体で成功も失敗も共有します。

あらかわが、チームで取り組むのは大変そうだと反応すると、しばっちは、自分の意見が採用されずに失敗したときはしんどいと話します。採用されて失敗すれば失敗だと分かる一方、採用されずに失敗すると「あれをやっておけばよかった」と思い続けることがある。会社全体をどう動かすかを、意思決定の難しさも含めて学ぶ研修です。

研修で大切な考え方として、しばっちは投入制限とドラムバッファロープを挙げます。投入制限は、ボトルネックに入れる仕事を減らすこと。個人事業主なら、単価の低い仕事を「今は無理です」と断る判断にもつながります。ドラムバッファロープは、ボトルネックに合わせて仕事を投入する考え方です。処理できる量を超えて仕事を入れると、途中に仕事がたまり、在庫が増えていきます。

ゲームは5回行い、条件を少しずつ変えていきます。最初に制限を設けずに進めると在庫を抱え、利益が残らない状態になる。そこから制限を加え、どうすれば利益が残るのかを体験します。その後、自分の業務フローに当てはめてボトルネックを考え、TOCの考え方で対策を検討する流れです。

製造業に向いていると言われることが多いものの、しばっちは考え方自体は幅広い仕事に当てはめられると話します。行政書士事務所として研修を受けても面白かったそうです。ボトルネックの機能だけを強化しても、次の制約が現れることがあるため、全体の工程をどう動かすかを考えます。

入口としては、『ザ・ゴール』を読む、TOC研修を検索する、知り合いに聞くといった方法が挙がりました。しばっちは自身も講師になったところで、依頼があれば開催できると話します。あらかわも、仲間と一緒にしばっちへ研修を依頼しており、結果を番組で報告したいと話しました。

最後には、MGでは時間や在庫の扱い、人を資源のように扱うことなど、現実と異なると感じる点があるという話にもなりました。あらかわは、雇用を生んだ人を表彰する仕組みがあってもよいのではと提案し、黒字であることが条件だろうと二人で話します。MGとTOCでは異なる視点を得られる、という期待を残してこのテーマを終えました。

2. iPhoneのショートカットで操作を自動化する

次は、あらかわがiPhoneやiPadで使える「ショートカット」アプリを紹介します。決まった操作をまとめて、よく使うアプリの中の処理まで実行できるのが特徴です。

2-1. キー操作ではなく、自動化するためのアプリ

あらかわが紹介したのは、WindowsのCtrl+Cのようなキー操作ではなく、「ショートカット」というアプリです。iPhoneだけでなく、iPadでも使えます。アプリ内の操作を組み合わせ、ワンタップで実行できる自動化アプリだと説明します。

以前は外部アプリでしたが、Appleが買収し、現在は純正アプリになったとあらかわ。AndroidユーザーのしばっちもiPadを持っていると聞き、ぜひ試してほしいと勧めます。

2-2. Craftの特定ノートに、すぐメモする

あらかわが最近よく使っている例は、Craftの特定のノートへ書き込むショートカットです。ホーム画面に置いたショートカットをタップするとテキスト入力が表示され、入力を終えるとCraftが開いて、指定したノートの末尾に追記されます。あらかわはこれを「ダッシュメモ」のように使っています。

同じように、リマインダーやカレンダーでも、決まった条件で直近の日に予定を入れる操作を設定できます。アプリを開いて手順を一つずつ進めなくても、よく使う操作をまとめられる点が便利です。

2-3. タップだけでなく、場所や時間をきっかけに動かす

二人はレシピサイトも見ながら、ワンタップで充電を節約する、声でメモする、カレンダーに予定を追加する、近くのカフェと経路を調べる、といった例を挙げます。ボタンを押したときだけでなく、毎時の実行や、特定の場所を訪れたときなどをきっかけに動かす設定もできます。

「アプリの中にまで入り込んでいって、操作をするっていうのが、ワンタップでできるようになる」（あらかわ）

スマホでできる仕事であれば、自動化の選択肢はかなり広いとあらかわは話します。たとえば、特定のメールアドレスへメールを送る操作もショートカットにできます。しばっちがよく使うアプリを尋ねると、Zoomなどの名前が挙がり、その後、あらかわがLINEやMessenger、Gmailなどを例に挙げます。二人は「今帰るよ」と伝えるメッセージや、よく使う相手へのメールを例に、普段の操作を簡単にできないか話し合います。

2-4. よく使うアプリから試す

ショートカットは基本的にiOSの中で完結します。あらかわは、MacのAutomatorやWindowsのPower Automate Desktopなど、操作を自動化するツールを紹介します。Androidにも似たアプリはありそうだが、安定して動く印象のものはあまり聞かないという話題も出ました。

しばっちはレシピを見ながら、「今帰るよ」と伝えるメッセージや、現在地の天気をワンタップで調べる例に関心を示します。あらかわは、まず自分がいちばんよく使うアプリの操作を楽にできないか、という視点でレシピを探すとよいと勧めました。iPhoneユーザーでなくても、iPadがあれば試せますが、スマホで使うと便利な場面が多いというのがあらかわの実感です。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

TOCとショートカットは別のテーマですが、どちらも、手当たり次第に動くのではなく、流れを見て必要なところへ手を入れる話としてつながります。

TOCでは、仕事が止まる原因となるボトルネックを見つけ、待ち時間や投入量を見直す
色で進行を見える化するだけでなく、状態ごとのルールや行動も決める
ボトルネックに仕事を入れすぎず、工程全体の流れに合わせる
ショートカットでは、Craftやカレンダー、メールなど、よく使うアプリの定型操作をまとめられる
タップだけでなく、時間や場所をきっかけに動かす設定もできる

TOCの研修は、チームで工程を動かしながら、仕事を入れすぎたときに何が起きるかを体験する場です。一方、ショートカットは、日々のアプリ操作を見直すための道具として紹介されました。どちらも、自分の仕事の流れや繰り返している操作を見直すきっかけになります。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するメディア「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。

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