クラウドの不安と失敗談、それでも「クラウドはインフラだ」｜monotips station 第14回

イントロダクション

クラウドは便利そうだけれど、保存先が分からなくなったり、ネットワーク障害で仕事が止まったりするのは不安です。第14回では、そうした運用上のつまずきやアカウントの守り方を取り上げ、端末を問わず使えることや複数人で同時に作業できることなど、クラウドの利点も二人で確かめます。話の最後に出てくるのは、「クラウドはインフラだ」という見方です。

2020年8月最初の回。オープニングでは、しばっちが買ったボードゲーム「ワードバスケット」の話から始まりました。場に出た文字で始まり、手元のカードの文字で終わる言葉を出す、しりとりのようなゲームです。シンプルながら言葉がなかなか出てこないそうで、学校の大会で子どもが活躍できるよう練習していると話します。

あらかわは、小学生に人気のオンラインゲーム「フォートナイト」のアカウントを作ってみました。マインクラフトで入社式をした会社や、「あつ森」で企業説明会を開いた例を話題にしつつ、ダルビッシュさんがYouTubeで配信している話にも触れます。ところがPC版のチュートリアルは難しく、ようやく前後左右に動き、ジャンプできるようになったところ。90歳くらいのおばあちゃんがゲーム実況を配信するニュースにも触れ、新しいものに触れ続けたいという話になりました。

本編は前回に続くクラウド編の2回目です。クラウドなしの世の中は存在しない、という前回の話を受けて、よく聞かれる不安や失敗談、運用のポイントを見ていきます。

1. 保存先を決め、障害にも備える

最初に話題になったのは、ファイルの保存先が分からなくなることと、ネットワークやサービスの障害で必要なデータを見られなくなることです。

1-1. 使うサービスを決めて、保存先を迷わない

お客さんのところでデータを開こうとしたとき、ローカルに保存したのか、Google DriveなのかDropboxなのか分からなくなる。そんな経験は、クラウドを使っていると起こりがちです。

今は必要なファイルを開いた状態でパソコンを持っていく、という工夫も出ました。スリープさせておけばすぐに見られ、余計な情報も出てこないからです。ただ、iPadでは同じようにはできないため、端末に頼らずに済む保存ルールも考える必要があります。

無料枠のあるサービスを少しずつ使い分けると、どこに何を置いたか分からなくなりやすい、という話も出ました。そこで、どこかのサービスには課金してストレージを確保するか、サービスごとの役割を決めて統一する。たとえばDropboxにはこれ、Google Driveにはこれ、と自分の中でルールを作れば、保存先を探す手間を減らせます。話し手の一人は、Microsoft純正で使いやすいという理由からOneDriveを使っていると紹介しました。

1-2. 重要な場面では、代わりの手段も考えておく

クラウドにデータを置くと、ネットワークに障害が起きたとき、手元にファイルがなくて仕事が止まることがあります。OneDriveやDropboxには、ファイルを開くときにダウンロードする設定もあり、必要な瞬間にファイルを見られないこともあります。サービス自体が止まることも、まれにはあります。

一方で、電車が遅れることもあるのと同じくらいの感覚で、障害を自然災害のようなものとして捉えている、という意見も出ました。ただ、Zoomでイベントを開こうとした際に障害が起きたときは、かなり慌てたそうです。ウェビナーのように失敗できない場面では、もう一つ別のサービスを準備しておく方法もあります。

2. 古いアカウントを整理し、ログインを守る

クラウドの不安はデータの置き場所だけではありません。使わなくなったサービスのアカウントをどうするか、パスワードをどう管理するかも話題になりました。

2-1. 使っていないSNSアカウントを見直す

Facebookメッセンジャーでは、「このビデオはあなたが映っていませんか」というメッセージがよく届くそうです。リンクを開くと自分のアカウントも乗っ取られる、という話から、普段から投稿している人より、アカウントだけ持っていてあまりログインしない人が被害に遭っている印象がある、と話しました。やり取りの少ない相手から突然メッセージが来ることもあるため、注意が必要です。

使わなくなったサービスのアカウントを消すきっかけになったのは、子どもが成長して親の昔のmixiアカウントに入り、当時の書き込みを見てしまうという、妄想小説のような話でした。これを読んで怖くなり、すぐにmixiのアカウントを削除したそうです。大学生のころに書いたブログも整理した経験が挙がり、特にSNSなど、使っていないアカウントは消しておくことが大切だと確認しました。

2-2. パスワードを使い回さない工夫

パスワードの使い回しを避けるのは、簡単ではありません。そこで紹介されたのが、頭の中でマスターパスワードを決め、各サービス名とつなげて使う方法です。たとえばマスターを abcd123 と決め、後ろに zoom を付ければ、Zoom用のパスワードになります。サービスごとに異なるものにでき、覚えやすいのが利点です。

2-3. 二段階認証を使う

二段階認証を採用しているサービスなら、使っておきたいところです。SMSで認証コードを受け取る方法でも、認証アプリを使う方法でもよいので、利用できる場合は設定しておこうと話しました。

3. クラウドには、端末を越えて一緒に働ける強みがある

不安や失敗談を挙げたうえで、二人はクラウドのメリットのほうが大きいと整理します。データを守りやすいことに加え、使う端末を選びにくく、複数人で同じ資料を扱える点が強みです。

3-1. 端末が壊れたときや災害時にも、データへアクセスしやすい

パソコンが壊れたり起動しなくなったりしても、別の端末からログインしてデータを見られる。クラウドを使うことで、端末の故障だけで仕事が止まる心配を減らせます。

大きな災害で紙の書類が失われた例にも話が及びました。東日本大震災では、庁舎ごと海に流され、土地や建物に関する紙の書類が失われてしまったケースがあったと振り返ります。紙だけに頼らず、データをクラウドにも置いておくことが、こうした事態への備えになります。

そこから、印鑑を廃止するというニュースや、ホッチキスを外して大量の書類をPDF化するAIの機械の話題も出ました。まるで虚構新聞にありそうだと笑いながら、紙の書類を減らしていく流れを話しました。

3-2. スマホでもパソコンでも、同じデータを使える

クラウドなら、スマホ、パソコン、タブレットのどれからでも同じデータにアクセスできます。アプリによってできることに差はありますが、出先でデータを見たり、タスク管理アプリを確認したりするには便利です。これはメインのパソコンとサブのパソコンの間でも同じです。

ハードディスクの空きが少なくなったとき、データをクラウドに移せるのも利点です。ローカルにはなるべく保存しないようにしたい、という話も出ました。

ただし、パソコンの性能がまったく問われないわけではありません。YouTubeを見られるくらいならGoogleドキュメントも動く一方、Chromeでタブをたくさん開き、別々の作業をすると負荷が高くなります。20万、30万円もするパソコンでなくてもよいものの、性能が低すぎる機種は避けたほうがよい、という補足もありました。

3-3. 同じ資料を見ながら、複数人で作業できる

最大のメリットとして挙がったのが、複数人が同時に接続できることです。Googleドキュメントやスプレッドシートでは、相手のカーソルがどこにあるかを見ながら一緒に編集できます。Zoomと組み合わせれば、ホワイトボードを見ながら授業をするような感覚で作業できます。

Zoomで50人ほどがWeb上で同時につながることもでき、コロナ禍でこうした使い方の需要がさらに高まっている、と話しました。この仕組みがなければ、テレワークという考え方自体が広がらなかったかもしれない、という見方も出ています。

4. 怖さの正体は、知らないことかもしれない

二人で大きなクラウドの失敗を思い返しても、すぐに出てくるのは、クラウドにあると思って印刷しなかったら実はローカル保存だった、という程度でした。個人情報の特定につながることはSNSの使い方の問題で、クラウド自体が原因とは限らない、という話も出ます。ネットバンクについても、面倒でも銀行の案内に沿って対策しておけばよいのではないか、と考えました。

では、何が怖いのか。話していくうちに、よく分からないものを使うこと自体が怖いのではないか、というところに行き着きます。データを一か所に集めたままにするほうが、端末の故障などで失う心配がある。仕事や生活の中で、すでに息をするようにクラウドを使っていると理解しておけばよい、というのが二人の考えです。

そして今回の名言は、「クラウドはインフラだ」。便利な道具として特別視するより、仕事や暮らしを支える基盤として捉える言葉です。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

2週にわたって、あえてビギナー向けにクラウドを取り上げました。不安や失敗はあっても、対策を知ったうえで使い、失敗から学べばいい。二人の話から、運用の基本とクラウドを使う意味が見えてきます。

保存先のサービスごとに役割を決め、使い分ける
イベントなど重要な場面では、障害に備えて代わりのサービスも考えておく
使っていないアカウント、とくにSNSのアカウントを整理する
パスワードを使い回さず、二段階認証を使う
データに別の端末からアクセスでき、複数人で同時に作業できることがクラウドの強み

クラウドを使うときは、保存先を決め、アカウントを整理し、必要に応じて障害への備えを考える。そのうえで、端末を越えてデータを使えることや、同じ資料を囲んで一緒に作業できることを生かせます。まずは自分の仕事で、どこに何を保存しているかを確かめるところから始められそうです。

次回予告

次回は、あらかわが最近取り組んでいる自動化を、RPAとは別の切り口で紹介する予定です。中小企業でも導入しやすいZapierやIFTTTを取り上げ、問い合わせへの初回対応をテンプレート化する使い方などを話します。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週、ビジネスが少し良くなるTIPSを紹介しています。紹介したTIPSはWEBマガジン「monotips」でも取り上げています。