クラウドはどこまで身近になった？仕事で使うサービスを整理する｜monotips station 第13回

イントロダクション

GmailやLINEを使っているとき、クラウドを使っているという意識はありますか。第13回では、メールやファイル共有から会計ソフト、音楽配信まで、2020年夏の身近なサービスを例に、クラウドを使う側の目線で整理します。

収録の冒頭は、梅雨が明けず雨が続くという話から、新しいツールの話へ。家にiPadがやってきたという近況では、重いパソコンを持ち歩くか、軽いパソコンに替えるかを考えた末に、iPadを選んだ経緯が語られました。人に見せたり、画面にペンで書き込んだりできるのが魅力です。仕事でWordをよく使うため、ファイルをGoogleドライブに入れて、クラウドで使っていくつもりだとも話していました。

もう一つの近況は、27インチの4Kモニターです。フルHDの画面が4枚並ぶような広さがあり、右に記入例、左にWordを表示すると入力がはかどるそうです。複数の画面を一台のモニターで使える快適さに、もっと早く買えばよかったと感じたといいます。そんなツール談義から、本編のテーマであるクラウドへ進みます。

1. クラウドは、ネットにつながって使うサービスから考える

まずは、難しい技術用語を使わずに、クラウドを利用者の目線で捉えます。

1-1. 仕組みを知らなくても、すでに使っている

テレビCMでもクラウドという言葉をよく聞く一方で、仕組みまで説明できる人は少ないのではないか。二人も、詳しい仕組みは説明できないけれど使っている、と話します。よく分からないから怖いと感じる人もいるかもしれません。そこで今回は、サーバーの技術的な定義には踏み込まず、身近なサービスを例に考えることにしました。

調べる中で出てきたのが、クラウドではない状態が普通だったから、クラウドという言葉が生まれたという見方です。10年ほど前には、会計ソフトがクラウド化したことがニュースになっていた、と振り返ります。

1-2. ネットを切ったパソコンで、何ができるだろう

昔のパソコンの使い方を振り返ると、今との違いが見えてきます。Windows 2000の頃、家庭にインターネットがあるのはまだ一般的ではありませんでした。フロッピーにWordのファイルを入れて作業し、MDのタイトルもキーボードで入力する。そうした使い方は、パソコンの中で作業が完結するローカルな状態でした。

では、今のパソコンからインターネットを遮断したら何ができるのか。WordやExcelを使い、USBメモリーなどにファイルを入れて作業することはできますが、ネット上のサービスは使えません。二人は、インターネットにつないで認証したり、ネット上のサービスを使ったりすることも、利用者から見たクラウドの範囲として捉えられるのではないかと話します。

データをパソコンの中ではなく、企業のサーバーに保存するという理解も手がかりになります。ただし、保存先がどこにあり、誰が管理しているのかは利用者から見えにくいものです。GoogleやFacebookのデータセンターの話や、サーバーを外部に委託するケースにも触れました。ファーストサーバーの事故についても話題になりましたが、二人は原因や管理の形を断定していません。クラウドが身近になった一方で、保存先が見えないことへの不安も会話に出てきます。

2. メールやファイル共有も、クラウドの一部

ここからは、普段使っているサービスを挙げながら、クラウドがどこに入り込んでいるかを見ていきます。

2-1. メール、SNS、チャット

まず挙がったのはメールです。Gmailはクラウドサービスの例として分かりやすい一方、企業ではOutlookでメールを受信しているところも多いといいます。ただ、Outlookにも、複数のパソコンから同じメールを見られる使い方があります。メールの保存先や仕組みによって事情が変わるため、メールはクラウド化を考えるうえで意外なポイントになる、と話しました。

次に、Facebook、Twitter、InstagramなどのSNS、そしてChatworkやSlack、LINEといったチャットサービスが挙がります。LINEは複数の端末で同じやりとりを見られるため、使っている時点でクラウドサービスを利用していると考えられる、という説明です。パソコンやスマートフォンを替えても同じデータを見られることが、クラウドを捉える一つの目安になります。

2-2. ファイル共有とオフィスソフト

Googleドライブ、Dropbox、OneDriveは、クラウドと聞いて思い浮かびやすいファイル共有サービスです。WordやExcelに加えて、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleスライドも使われています。番組のネタ帳もGoogleドキュメントで共有しており、二人で同じ画面を見ながら書いたり消したりできるため、ホワイトボードのようにも使えると話しました。

一方で、Excelファイルをメールで回覧し、次の人へ送るやり方も残っています。そうすると最新版が分からなくなることがあります。企業でGoogleドライブを使うにはセキュリティの認可が必要な場合もありますが、途中段階のファイルをメールでやりとりするほうが漏えいのリスクにつながるのではないか、という意見も出ました。

Microsoftもオフィス製品をMicrosoft 365として提供しています。新しいWordやExcelでは、プロダクトコードなどを使った認証が必要になってきたと話し、昔は電話で認証していたことも懐かしんでいました。

2-3. インターネット上のアプリを指す、SaaS

こうしたクラウドで提供されるサービスは、SaaS（ソフトウェア・アズ・ア・サービス）と呼ばれることがあります。言葉は難しそうですが、二人はインターネット上で動くアプリケーションを指す言い方として紹介しました。メールやオフィスソフト、SNS、ファイル共有も、その例として挙げています。

3. Canvaから会計ソフト、動画配信まで

クラウドの例は、仕事で使うソフトだけにとどまりません。デザイン、会議、会計、音楽や動画にも広がっています。

3-1. Canva、グループウェア、Zoom

Canvaは、名刺やグラフィックのデザインをネット上で作れるサービスとして紹介されました。無料でも使いやすく、似たサービスが世界中にあることにも驚いたそうです。まず使ってみると、ネット上でできることの広がりを体感しやすいのではないか、と勧めています。

企業で使われるグループウェアも、ブラウザーから利用するものが多く、クラウドの例に挙がりました。そして収録に使っているZoomのようなテレビ会議システムも、インターネットを通じて使うクラウドサービスです。

3-2. 会計ソフトはクラウド一択

会計ソフトは、ローカルにインストールして使い続けている企業も多かった分野です。二人が使っているのはMFクラウド。古い会計ソフトを使う税理士事務所とのやりとりは大変だと話します。

ローカルのソフトのほうが入力は速いという意見もありますが、二人にとっては会計ソフトはクラウド一択。大手の会計ソフトにもクラウド版が出てきており、時代の変化を感じると話しました。

3-3. 音楽や動画、番組の配信もクラウド

SpotifyやApple Musicなどの音楽配信、YouTubeやNetflixなどの動画配信もクラウドの例です。YouTubeにアップした動画はGoogleのサーバーに置かれる、と説明しています。

番組の配信にもクラウドが使われています。音声はAnchorという配信プラットフォームに置き、そこからApple PodcastやGoogle Podcastsに配信。さらにnoteとYouTubeにも音声をアップしており、三つのプラットフォームを使っていると紹介しました。

4. クラウドの便利さは、端末を越えて同期できること

身近なサービスを挙げたあと、二人は普段の使い方を振り返り、クラウドの便利さと面倒さの両方を話します。

4-1. 使わなくなったサービスを探すほうが難しい

しばっちが一番よく使うサービスとして挙げたのはGmailです。自分のメールアドレスと連携させて、毎日メールを見ています。Facebookも日常的に使っており、ここまで紹介したサービスの多くを使っているので、むしろ使っていないクラウドサービスを挙げるほうが難しい、と話しました。

以前は宅ふぁいる便やギガファイル便でファイルをやりとりしていましたが、今はGoogleドライブに入れて共有リンクを送るほうが手軽です。アップロードして送る手間が減り、ファイル共有の方法も変わってきました。

4-2. 複数の端末で同じ情報を使える

クラウドの一番便利なところは同期だと、二人は話します。複数の端末で同じ情報を共有できることです。Windowsの新しいパソコンにMicrosoftアカウントでログインしたところ、初期設定がほぼ引き継がれていて驚いた、という体験も語られました。Macだけの機能だと思っていたけれど、Windowsでもできるようになっていたそうです。

ただし、アカウントやパスワードを作ってログインするのは面倒です。ログインを何度も促されることに不満を感じる、という声もありました。一人で使うなら便利でも、会社のパソコンを準備する担当者には負担になることがあります。法人向けの事情が、古いシステムが残る理由の一つかもしれない、と話は続きます。

会社ではWindows XPを長く使っていたという振り返りや、Windows 10のHomeとProで企業向け機能に違いがあるという話も出ました。クラウドを企業にどう取り入れるかは、個人で使うときとは別の事情があるようです。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

クラウドの仕組みを詳しく知らなくても、ネット上のサービスを日常的に使っている
GmailやLINE、ファイル共有など、身近なサービスからクラウドを考えられる
インターネット上で動くアプリケーションを、SaaSと呼ぶことがある
CanvaやZoom、会計ソフト、音楽・動画配信もクラウドの例として挙がった
複数の端末で同じ情報を使える同期が、便利さの大きな理由
企業ではセキュリティの認可やアカウント管理など、個人利用とは異なる事情もある

クラウドは、特別なツールを使うことだけを指すのではなく、メールやチャット、ファイル共有など、すでに仕事や生活に入り込んでいます。一方で、データの保存先や管理の形が利用者から見えにくいこと、会社では導入やアカウント管理に手間がかかることも会話に出ました。サービスの便利さだけでなく、どこに保存し、どの端末から使うのかを意識すると、自分の仕事でクラウドが担っている役割を整理しやすくなります。

次回はクラウドの中身をもう少し深掘りし、失敗談も紹介する予定です。また、クラウドがよく分からない人をゲストに呼んで説明する企画も話題に上がりました。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスが少し良くなるTIPSを紹介しています。紹介したTIPSはWEBマガジン「monotips」でも取り上げています。