電子申請は便利になったのか？申請する側に残る手間｜monotips station 第65回

イントロダクション

収録日2021年7月27日のmonotips station 第65回では、しばっちが行政系の電子申請を使うなかで感じた不便さを話します。窓口や郵送に比べて便利になった一方、申請システムごとの違いや、同じ情報を何度も入力する手間は残っています。二人のやりとりから、当時の電子申請の課題と、申請者側でできる準備を見ていきます。

1. 猛暑のプールと、夏休みのリズム

本編に入る前に、二人はオリンピックが始まった夏の近況を話します。子どもの夏休みに生活のリズムを合わせる大変さも、電子申請の話題へつながっていきます。

1-1. 市民プールで全身日焼け

収録中の部屋の向かいではセミが鳴き、日差しの強い夏。オリンピックも始まり、世の中が少し浮かれてきたように感じる、と二人は話します。

しばっちは、同じ市内にある市民プールへ子どもを連れて行きました。当時は入場制限があり、ものすごく混雑することはなかったそうです。学校のプール授業がないため、子どもを泳がせておきたいという気持ちもありましたが、結果は全身日焼け。熱いというより痛いほどだったと振り返ります。

ラッシュガードを勧められると、しばっちはこれまで少し軟弱なものだと思っていたと話します。しかし、やけどのようになるという話を聞いて、買おうと思ったそうです。足首まで覆うものや、顔を守るマスク、日よけになるスイミングキャップの話にも広がり、最後は全身を覆う装備をそろえたいという話になりました。

1-2. 大人にとっての夏休み

夏休みが始まると、育成に行く子どもの帰宅時間がいつもと違ったり、持ち物を用意したり、急に友達と遊ぶ予定が入ったりします。しばっちは、まだ生活のリズムがなじまず、振り回されている感覚があると話します。

子どもの頃は夏休みを暇だと思っていたけれど、大人になるとしんどい。そんな共感を交わしたあと、二人は対人接触の機会を減らす動きに関連するテーマとして、電子申請の話へ移ります。

2. 電子申請は増えたが、使い勝手はまだ発展途上

しばっちが取り上げるのは、行政系の電子申請です。窓口や郵送を減らせる便利さがある一方、システムの使い勝手にはまだ課題があると話します。

2-1. 窓口や郵送から、ウェブでの申請へ

これまでは、書類を窓口へ持っていくか、郵送する申請が多くありました。しばっちは、コロナ禍以降、対人接触を減らす目的もあって、ウェブ上で申請できるシステムが増えてきたのではないかと見ています。リスナーにも馴染みのあるe-Taxも、電子申請の一つとして話題に出ます。

窓口へ行かずに済むため、電子申請は便利になったと思われがちです。しかし、しばっちの実感は少し違います。まだ過渡期で、システムには粗さが目立つというのが、この回の出発点です。

「便利になってきたと一般には思われがちなんですが、実はそうでもないよ」（しばっち）

2-2. GbizIDは、必要になる前に申請しておく

二人は、これまでも番組で話題にしてきたGbizIDを取り上げます。国は申請をGbizIDに一本化したいのではないか、と推測しつつも、当時はまだ広く行き渡っていないため、持続化給付金や家賃支援、一時支援金、月次支援金では独自のIDとパスワードを使う例があると説明します。

一方、事業再構築補助金、小規模事業者持続化補助金、IT導入補助金、ものづくり補助金では、GbizIDが必要だと二人は話します。今回すぐに申請するかどうかにかかわらず、先に取得しておくよう勧める理由です。

「GbizIDは申請して持っておいた方がいいよ」（しばっち）

取得に費用はかからないものの、印鑑証明書を郵送する手順に時間がかかります。印鑑証明書だけを郵送し、その後メールで連絡が来る仕組みや、申請書を印刷する手順でつまずく人もいるのではないか、と二人は話します。

展示会に関する申請でもGbizIDが必要だった例があり、国が関わる申請では今後も利用が増えていくのではないかという見通しが出ます。一方、都道府県が行う小規模な制度では、郵送が残る可能性もあります。前週に番組で触れた保険関係の手続きでは、書類に加えてデータも提出し、メールでの提出が可能だったそうです。電子申請以外にも、メールで済む場合があるという話から、二人はメールの便利さにも触れます。

3. 申請する側に残る、過渡期の手間

電子申請の負担は、画面の操作だけではありません。システムごとの仕様や再入力、修正の難しさなど、しばっちは申請者側で感じる具体的な困りごとを挙げていきます。

3-1. システムごとに違う仕様と、想定外のケース

申請者にとって理想なのは、どの申請システムも仕様がそろい、一度入力した情報を繰り返し使えることです。しかし当時は、システムによって入力項目の場所も異なりました。名前を1ページ目に入力するものもあれば、2ページ目に入力するものもあります。紙なら複数ページを手元で見比べられますが、画面ではどこまで入力したか分からなくなることがある、としばっちは話します。

さらに、自分の状況がシステムの想定に入っていないと、申請が進まなくなることもあります。選択肢にその他があればよいものの、それがない場合や、特定の選択をするとエラーになる場合もあるそうです。あらかわが「そんなことがあるのか」と問い返すと、しばっちは、そうした想定外のケースに当たると手間がかかると説明します。

3-2. PDF添付に加えて、同じ内容をフォームへ入力

事業計画書などは、主催者が用意したWordの書式に記入し、PDFにして添付する流れが残っています。PDFを添付するだけなら、郵送していた書類をウェブで送る形に近く、しばっちも負担は少ないと感じています。

手間が増えるのは、PDFを添付したうえで、同じ内容をシステムのフォームにも入力する場合です。しばっちは、以前は申請書を受け取った事務局の担当者がデータベースへ転記していたのではないかと推測します。その作業を減らすため、申請する人自身に入力してもらう仕組みなのではないか、という見立てです。

事務局側の作業は減るかもしれませんが、申請者は同じ内容を二度入力することになります。誤字や足し算・引き算のミスが起きる可能性もあるため、入力項目を減らし、数字を入力する場合は自動計算してほしいとしばっちは話します。一時支援金では計算がきれいに処理されていた一方、小規模事業者持続化補助金では、自分で計算した結果を入力する必要があり、負担に感じたそうです。

3-3. 誤字の修正や、専門家への相談がしにくい

画面で入力すると、入力漏れや誤字に気づきにくいことがあります。特に、漢字の変換ミスは後から気づくこともあります。ウェブメディアやブログなら、公開後に間違いを見つけて修正することもできますが、補助金の申請では、提出後の修正に時間がかかったり、そもそも修正できなかったりします。事務局からミスを指摘されて申請し直す場合は、手間だけでなく待ち時間も生じます。

また、システム上で届いた連絡を専門家に見てもらいにくいことも課題です。紙の通知ならスキャンして共有できますが、システム内の通知は転送できない場合があります。代理ログインができない仕様なら、専門家に相談するためにパソコンごと持っていくか、画面を見に来てもらう必要が出てきます。

スクリーンショットを共有しても、通知からリンク先へ進み、さらに別のリンクを確認するよう案内されると、状況を伝えにくいことがあります。二人は、画面を見てもらう方法の難しさを話します。

3-4. スマホ向けと、複雑な申請の相性

あらかわは、複数の申請システムを見た印象として、GbizIDを使わない給付金系のシステムは、比較的リテラシーが高くない人やパソコンを持たない人でも使えるよう、スマートフォンを中心に設計されているように感じたと話します。しばっちもスマートフォン向けの設計はあると応じますが、添付書類があるなど、複雑な処理が必要な申請では難しさが出ます。

パソコンを使う人にとっては、スマートフォン向けの画面よりパソコンを中心にした設計の方が使いやすい。あらかわは、オンラインで銀行口座や証券口座を作るときの本人確認を例に挙げ、民間サービスにはスマートフォンで本人確認を進められる仕組みがあるのに、GbizIDを作った後の申請体験には厳しさが残ると話します。二人は、利用者の環境や申請内容など、さまざまな要件があるのだろうとしつつ、使いにくさを率直に共有します。

4. 紙に戻らないなら、申請環境を整える

課題は残るものの、二人は紙の申請に戻ることはないだろうと考えます。申請する側も、今の流れに合わせる工夫が必要です。ここからは、しばっちが実務で役立つ環境づくりを提案します。

4-1. 画面とマニュアルを並べて確認する

しばっちが勧めるのは、画面の大きいパソコンを使い、できればモニターを二つ用意することです。電子申請の画面とマニュアルをそれぞれ開いて並べれば、見比べながら入力できます。ノートパソコン一台で完結させるより、ノートパソコンを使う場合も外付けモニターを一つ用意した方が進めやすいという提案です。

この回では、フルHDのモニターなら9,000円くらいで買えるとも話します。紙に近い作業が増えると考えると、画面を見やすくすることは、申請を進めるための環境づくりの一つです。あらかわも、モニターを二つ使うという提案にうなずきます。

4-2. 回線と、コピーした内容を呼び出す方法

申請の途中でインターネット回線が切れると、入力内容が失われる可能性があります。自動保存されるシステムと、そうでないシステムがあることを踏まえ、しばっちは、途中で接続が切れないようネット環境も整えておく必要があると話します。

また、入力内容のコピーと貼り付けが多い場合、Windowsのショートカットを覚えておくと便利です。コピーにはCtrl+C、貼り付けにはCtrl+Vを使えます。さらにWindowsキーとVキーを押すと、クリップボードの履歴が表示され、以前にコピーした内容を選んで貼り付けられます。ショートカットを使う姿が、知らない人には魔法のように見えるという雑談も交わされました。

しばっちは、こうした機能を使って入力を進めてもミスは起こるので、ある程度は許容しながら取り組むという温度感で話を締めます。

4-3. 理想は、申請に必要なデータの連携

あらかわは、結局はモニターを買うという話になったと笑いつつ、画面が大きければ見やすくなり、ミスも起きにくくなると話します。そのうえで、理想として挙げるのが申請に必要なデータの連携です。

IDを入力すれば、前年の年商や納税情報などが自動で引き継がれると、申請者が資料を見ながら手入力する手間を減らせます。あらかわは、月ごとの売上なども事業概況説明書から確認し、税務署へ提出しているのだから、申請システムと連携できればよいのにと話します。e-Taxでは書類を添付していることにも触れ、データ連携への期待を示します。

行政の事務は効率化したい領域である一方、お金を生みにくいとも二人は話します。それでも、景気の流れの中で一歩ずつ改善してほしいと願い、番組を締めくくります。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

電子申請の便利さだけでなく、仕様のばらつきや入力の重複など、申請する側に残る手間を二人が具体的に話した回でした。

電子申請は増えているが、システムごとに仕様が異なり、想定外のケースで手続きが止まることもある
当時の補助金申請では、GbizIDが必要な制度と独自IDを使う制度があり、申請予定がなくても取得しておくよう勧めていた
PDF添付に加えて同じ内容をフォームへ再入力する場合、誤字や計算ミスが起きる可能性がある
提出後に修正しにくいことや、システム上の通知を専門家に共有しにくいことも負担になる
申請画面とマニュアルを並べるモニター、安定したネット環境、Windowsのクリップボード履歴など、申請者側で整えられる工夫がある
二人が描く理想は、税務情報など申請に必要なデータが連携し、手入力を減らせる仕組み

電子申請に慣れるために、システムの使い方だけでなく、画面や回線、コピーした情報を扱う環境も整える。そんな実務上の工夫が、この回から持ち帰れるポイントです。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスがちょっと良くなるTIPSを紹介しています。番組へのフィードバックは、WEBマガジン「monotips」のお問い合わせフォーム、またはnote・Twitterで受け付けています。