社外チームの連絡手段とタスクボード、どう使い分ける？｜monotips station 第42回

イントロダクション

monotips station 第42回では、前回のチームづくりの書評に続き、社外の人と仕事をするときの連絡手段やタスク管理、ファイル共有について、あらかわとしばっちが実例を交えて話します。相手が使えるツールをどう選ぶか、電話やタスクボードにどんな役割を持たせるかが分かります。

本題の前には、バレンタインの週末にパンを持って公園へ出かけた話や、ボードゲームで娘さんに5連勝した話も。身近な近況から、社外チームのコラボレーションを考えていきます。

1. バレンタインの週末は、パンとボードゲーム

本題に入る前、二人はそれぞれの週末の過ごし方を話しました。

バレンタインが日曜日だったこの年は、友チョコがコロナ禍で減ったらしい一方、自分へのご褒美として買うセルフチョコは増えている、という話題に。あらかわは、パン好きの妻とパンを買い、近くの公園で食べたそうです。バゲットにチキンが入ったパンは、マヨネーズのようなソースにバター風味があり、後味がよかったと振り返りました。公園には人が多く、家にいると気持ちが沈みがちな時期でも、外で過ごす人がいたようです。

しばっちは家で「キャプテン・リノ」というボードゲームを楽しみ、娘さんに5連勝。高層マンションのように建物を積み上げ、崩したら負けるゲームです。大人げなく勝ち続けても娘さんは面白がっていたそうで、負けるともう遊んでくれなくなるかもしれない、というあらかわの話に、父親の威厳を見せるためだとしばっちが返すやり取りもありました。

2. 連絡手段は「相手が開けるもの」を選ぶ

社外の人と組むなら、使うツールを先に決めるより、相手が普段使っている連絡手段を確かめるところから始めます。

2-1. 社外では、相手に合わせて連絡手段を選ぶ

あらかわが大事にしているのは、チームのメンバーを考える段階で、相手に合った連絡手段を選ぶことです。全部Chatwork、全部Messengerと決めてしまうと、参加できない人や、アプリを開けない人、メッセージを見ても既読にならない人が出てくるからです。LINEを使う相手ならLINE、MessengerならMessenger、ChatworkならChatwork。どれも難しければメールにします。

Slackも選択肢にはなりますが、あらかわの周囲では使う人が少なく、試しても広がらなかったそうです。IT業界では利用者が多いのかもしれないものの、アカウントとRoomが別々になっている考え方が分かりにくい、という声もありました。ツールの「正しさ」より、相手の手元で実際に使えるかを見ます。

しばっちの周囲ではMessengerが最も多く、次にLINEを使う人が多いそうです。ただ、Facebookを使っていない人にはMessengerのハードルが上がります。以前は電話やメールしか受け付けなかった人でも、LINEなら使えるというケースが増えたと話しました。そうした相手には個人事業の人が多い、というのもしばっちの実感です。

2-2. 電話は履歴を残したあとのリマインドに使う

電話だけで依頼や合意を済ませると、あとから「言った、言わない」になりかねません。そこであらかわは、電話で話すことがあっても、連絡の内容はLINEやMessenger、メールなどに残すようにしています。送ったあと反応がないときに、電話で「よろしく」と伝える。電話はリマインドに使い、記録が必要な連絡は履歴が残る方法で行う、という考え方です。

しばっちも、公式な連絡は電話とメールを軸にし、LINEやMessengerを補助に使います。メールを送ってから電話で知らせたり、電話で話した内容を改めてメールしたり、会ったときには紙で渡したりすることもあるそうです。どの方法が相手に届くかを試しながら、打ち合わせの日程など、口頭で決めたこともLINEで送り直します。後から検索しやすいメールの利点や、Gmailの検索のしやすさについても話題になりました。

3. リマインド経路とタスクボードを分ける

連絡を促す道具と、チームの作業を見渡す道具は、役割を分けて使います。

3-1. Trelloはルールを共有してから使う

あらかわは、ツールをリマインド用とタスクボードの二つに分けています。リマインドにはメール、LINE、Messenger、Chatworkなどを使い、タスクボードには、やることを貼り出すホワイトボードのような役割を持たせます。

タスクボードとして日常的に使っているのがTrelloです。かんばん方式で作業を並べ、付箋を動かすように進捗を確認できます。一方で自由に使える分、最初に「こう使う」というルールを一対一で教える必要があります。使い方が定まり、チームで回り始めるところまでが最初の難所です。あらかわは情報をTrelloにまとめ、カードへのリンクをリマインド用のチャットに送り、ログインして確認する習慣をつける方法も紹介しました。

Googleスプレッドシートでも似た管理ができ、同時編集できる分、使い始めるハードルは低いといいます。企業では有料のkintoneやTalknoteを使う場合もあり、GoogleのClassroom、Jamboard、Keepなど、共有できるツールもあります。ただ、やることを管理する用途なら、まずボードか表で足りるのではないか、というのが二人の感覚です。

3-2. Chatworkのタスク機能は、習慣として使えるか

Chatworkにはタスク機能がありますが、あらかわは、それを日々確認しながらタスクを消している人をあまり見かけないと話しました。思い出したタイミングで完了にすることはあっても、今日やることを考えるために毎日見ている人はどれくらいいるのか。機能があることと、習慣として使い続けられることは別です。

また、あらかわはChatworkがログアウト状態になりやすく、使いにくく感じることもあると話します。連絡手段として使うことと、タスク管理の中心に置くことは分けて考えています。

3-3. 相手の仕事環境によって、使えるボードは変わる

しばっちが仕事で関わる相手には、パソコンを日常的に使わない人も多く、Trelloだと難しいケースがあるそうです。そのため、電話とメールを公式な手段にし、LINEやMessengerで補強します。相手が大きな企業の場合は、指定に合わせてChatworkやSlackを使うこともあります。Chatworkは管理者権限が整っているため、企業で導入しやすいという見方も共有されました。

4. ファイル共有では、リンクと権限を確かめる

Google Driveやスプレッドシートは共有に便利ですが、フォルダの場所やアクセス権限が相手にも分かるとは限りません。

4-1. ファイルの場所を説明するより、リンクを送る

しばっちは、Google Driveを使ったファイル共有や、スプレッドシートを複数人で共有することが多いと話します。ただ、Google Driveのフォルダ構造や共有権限に戸惑う相手もいます。たとえば、スプレッドシートの左上にあるアイコンを押すと、Driveのフォルダではなく、スプレッドシートの一覧に移動します。知っている人には自然な動きでも、初めての人には戸惑うことがあり、スマートフォンで操作していて意図せずホーム画面に戻ると、いら立つこともあるそうです。

勉強会で「ドライブを整理したい」という話が出たときには、Google Driveのことか、パソコンのCドライブやDドライブ、USBのことかを確認する必要がありました。会話では、ITパスポートを必須にしてはどうかという意見や、初級システムアドミニストレーターの資格を取った経験、応用まで進んだという話も出ています。

ファイルの場所を言葉で説明するより、相手が開けるリンクを送る方が分かりやすい。あらかわは、少し重いファイルをGoogleスプレッドシートに置き、そのリンクをTrelloのカードに貼る方法を挙げました。チャットで共有するときもリンクはほぼ必須です。ただし、自分には見えていても相手には見えないことがあるため、権限を含めて相手からどう見えるかを確かめる必要があります。個人用と法人向けのGoogle環境では権限の扱いが異なり、組織外の人への共有時に確認が出ることもあります。

4-2. セキュリティと使いやすさの折り合いをつける

リンクを知っていれば誰でも見られる設定にすると、リンクが流出した際にファイルを見られるおそれがあります。相手がGoogleのメールを持っていない場合、誰でも見られるリンク設定で送ることがあり、リンク流出を懸念しています。セキュリティを強めるほど、共有の手間が増える場合があり、どこを基準にするかはチームや取引先によって変わります。

あらかわは、期限が来るとリンクが消えるギガファイル便やデータ便を、人からファイルを集めるときに見直していると話しました。アップロード時は少し手間ですが、10日後にリンクが消える点が使いやすいと感じたそうです。以前は自分のクラウドに置いてリンクを送る方法を好んでいましたが、相手や用途によって選び方が変わります。

番組では、パスワード付きZIPを送り、あとから別にパスワードを送るやり方について、意味が薄いという指摘がどこかの機関から出ていた、という話にも触れました。ただし出典を特定して確認した話ではありません。取引先のルールが決まっている場合は合わせる必要がある一方、それを全員に適用すると、今度は手間が多いと感じる相手もいます。OneDriveやEvernoteのリンクを開けない企業がある一方、大企業の厳しい運用に慣れた人がファイルを添付してほしいと言われ、戸惑った経験も語られました。

最終的には、チームの中で一番厳しい人に合わせてルールを決め、全員で共有するのがよさそうです。一人だけ例外扱いすると、例外の共有が漏れることがあるからです。

5. 大事な意思確認は、電話や画面で話す

ツールを整えても、文字だけで気持ちや意図を伝えきれない場面があります。二人は、同期して話す方法と非同期のテキストを使い分ける難しさにも触れました。

5-1. テキストの温度差を前提にする

意思を確実にそろえたいときは、電話やZoomのように、その場で同時に話せる方法が役立ちます。テキストだけだと、クッション言葉が少なくて冷たく伝わったり、反対に言葉を足しすぎて要点が分からなくなったりすることがあります。

会うと寡黙なのにテキストではよく話す人もいれば、その逆の人もいます。相手によって伝わり方が違うことを頭に置いておくのも、コミュニケーションの一部です。二人は、Clubhouseのように人が集まって会話し、コラボレーションできる新しいツールにも触れました。

5-2. 表計算や予定調整は、端末を選ばず使えるか

ExcelとGoogleスプレッドシートの違いも話題になりました。Excelは複数人で開くと遅くなったり、変更の反映が遅れたりすることがある一方、スプレッドシートは共有や同時編集を前提に使いやすいといいます。Excelの方ができることや関数の種類は多いという印象もあるものの、二人はスプレッドシートに必要な関数がそろっていると話しました。一人で作業するときやCSVを扱うときはExcelを使うことがあり、文字コードの問題で困った仕事も、解決しないまま案件自体がなくなったそうです。

予定調整には「調整さん」が便利だという話も出ました。LINEの日程調整はスマートフォン向けで、iPadのLINEアプリからは見られず、使いにくいと感じることがあるそうです。スマートフォンだけ、あるいは特定のOSだけでなく、複数の端末から使えることもツール選びの条件になります。ブラウザベースのツールなら端末の違いを越えて使いやすく、Trelloやスプレッドシートもその点で便利です。

端末が多様になったことで、確定申告ソフトのコールセンターに問い合わせると、最初にパソコンかスマートフォンか、パソコンならWindowsかMacかを確認される、という話もありました。サポート側には細かな分岐が必要なのだろうと考えつつ、将来は機械がその切り分けを案内するかもしれない、と二人は冗談を交えて話していました。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

社外チームのコラボレーションでは、ツールを一つに決めることより、相手が使える連絡手段と、作業を見渡す場所を用意することが大切です。

連絡手段は相手に合わせ、参加しやすいものを選ぶ
電話だけで済ませず、依頼や合意は後から確認できる形で残す
リマインドの連絡手段と、Trelloやスプレッドシートのタスクボードを分ける
ファイルは場所の説明だけで済ませず、相手が開けるリンクと権限を確かめる
セキュリティのルールはチームでそろえ、例外も共有しておく
大切な意思確認には、電話や画面越しの会話も使う
端末やOSの違いを踏まえ、複数の環境から使えるツールを選ぶ

小さな外部プロジェクトでも、始めるときに「このチームの連絡経路は何か」「ボードはどれか」「電話は何にだけ使うか」を決めておくと、道具の使い分けがしやすくなります。

次回は、しばっちの積読を取り上げる書評か、2月から3月に出てくる補助金・助成金の情報を整理する回のどちらかを、状況を見て選ぶ予定だと話していました。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスが少し良くなるTIPSを紹介しています。

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