n8nで自動化ワークフローを楽しむコツと、全国の同業者とつながる利点｜monotips station 第276回

イントロダクション

2025年9月10日配信のmonotips station 第276回は、自動化ツールn8nの話と、全国の同業者とつながる話が並びました。

あらかわのテーマは「n8nで自動化ワークフローを作るのが楽しいTips」です。前に名前だけは出ていたn8nを、本格的に動かし始めた手応えを共有する回です。しばっちのテーマは「日本全国の同業者とつながることのメリットについてのTips」です。行政書士として各地の同業者と関わってきた経験を、情報、協力、成長の三つに分けて話しました。

自動化を自分の手元や借りたサーバーで持ってみたい人には、公開の通知、議事録、メール返信案という三つの実例があります。同じ仕事の人と地域をまたいで付き合う人には、情報の受け取り方と、お客さんを紹介できる条件の話が残っています。

1. n8nで自動化ワークフローを組む

1-1. Zapierと並べると、分岐と置き場所が違う

n8nは、ノーコードで業務をつなぐ自動化のワークフローツールです。あらかわは、以前から名前の出ていたZapierの代替、というイメージで紹介しました。Xを見ても、n8nの自動化や、詳しい人が集まるコミュニティが目につくようになってきた、という実感も添えています。

しばっちは、名前を出された時点では覚えていない、と受けました。あらかわは、近況で少し触れたものを、今回の本題として取っておいた、と説明しています。

違いとして挙げたのは三つです。

一つ目は、道具の渡し方です。Zapierがウェブサービスなのに対し、n8nはオープンソースだとあらかわは説明しました。たとえはWordPressです。無料で使えて、カスタマイズもできる、という位置づけで話しています。

二つ目は、流れの作り方です。Zapierは上から下へ流れるのが中心で、分岐はあまりないとあらかわは見ています。n8nは「AならばB、BならばC」のようにフロー図を足していけるので、条件で道が分かれる仕事を載せやすい、というのが面白い点です。

三つ目は、動かす場所です。オープンソースであることとつながって、自社のサーバーでも運用できます。始める入り口は、あらかわの整理では三つです。ウェブサービス版を使う方法で、こちらはWordPress.comのようなもの、とたとえました。自分でウェブサーバーを借り、そこにインストールするセルフホスト。あらかわが選んだのはこちらです。もう一つは、自社のサーバーやローカルのマシンへ入れてしまう方法です。技術的なハードルはあるものの、完全にローカルの中で動かせればかなりセキュアになり、セキュリティを気にする会社でも使えるのではないか、という話でした。

あらかわの説明は、機能の差と同時に、どこで動かすかの差から入っています。

1-2. 記事公開の連携は、置き換えできることの確認

しばっちに画面を見せながら最初に出たのは、monotips stationの記事公開をきっかけにした流れです。記事が公開されたらSpotify側へ行き、RSSリーダーでトリガーを取る。少し加工してXとFacebookへ載せ、終わったことをメールで知らせる。あらかわは、これまでZapierで回していたものをn8nへ切り替えた、と話しました。

この一本だけを見ると、切り替えた得は大きくありません。流れが単純で、同じようなことができる、という確認に近い使い方です。手応えは、このあとにある、途中で判断や加工を挟むフローのほうにあります。

1-3. 議事録は、共有ボタンのあとがメールで戻る

実践に入っている例として詳しく出たのが、議事録を整えるボットです。あらかわはGalaxy Z Foldで議事を取ることが多く、端末側である程度の要約まではできる。その先を、自分の議事録の形へ加工したい、というのが出発点でした。

Googleドライブに新しいファイルが入ったと分かったら、ファイルをダウンロードして加工する。途中でGeminiを呼び、こだわっておいたプロンプトどおりのフォーマットへ整える。別のGoogleドライブを用意して議事録としてアップロードし、できたことをメールで返す。見せていた例では、戻ってくるまで1分くらいでした。

あらかわが面白いと言うのは、フローの中へAIエージェントを入れられる点です。AIで議事録が作りやすくなった、という話のあとに残る手間は、毎回ブラウザを開いてチャット画面を開くことだ、と切り分けています。Galaxyの書き起こしができた状態で共有ボタンを押し、Googleドライブへアップロードすれば、整形された議事録がメールで届く。手元の操作は、そのワンステップまで落ちている、という説明でした。

「ブラウザを開いてチャット画面を開いてっていうのがめんどくさいんですよ。そこすら自動化したいんですよ」（あらかわ）

便利さの単位は、チャットを開かないところまで含めた手間の短さに置かれています。

1-4. メールの返事は、三通の案が自分に戻るところまで

もう一つ、実践に入っていて助かっているのが、メールの返信案です。フロー図そのものは単純で、凝っているのはプロンプトの側です。

受信したメールを決まったアドレスへ転送すると、中のAIエージェントが返信案を作り、自分宛に返してきます。前提は、あらかわの会社で、代表のあらかわへ来たメールへの返事です。ネットから拾ったという題名が50個あり、紹介した人へのお礼、不在で対応できないときの文面、100文字以内のお礼、提案に前向きな返信、といったパターンが並びます。そのうち三つを選ばせ、本文案として返させる。三通を組み合わせれば、一通の返事に組み立てられる、という使い方です。

戻ってきた案は自分宛です。相手へ送るボタンは、自分の手元に残しています。AIにメール対応を全部任せるのは怖い、とあらかわは明言したうえで、転送すると返信案が戻るだけでも助かっている、と話しました。返信の速度は明らかに上がった、というのが本人の感覚です。

長いメールや、意図のつかみにくいメールを読むのが面倒なときにも投げます。三パターンの案を見ると、相手が何を言いたかったのかが逆に分かる。返事の形で、受信メールの要点が浮かぶ、という使い方です。

「全自動でさせるのは怖いけど、受信したメールに対して一旦転送かけたら、返信案を返してくれるだけで今めっちゃ助かってる」（あらかわ）

速度が上がった、という実感は、送信の前に案が三通届くところまでを自動化した範囲の話です。

2. 定型に分けると、次に欲しいワークフローが見える

2-1. 一度きりの仕事にも、毎回同じ区間がある

このツールが効くのは、最初から定型に見える仕事だけではない、とあらかわは話しました。日々の業務を分解していくと、意外と定型の部分が出てくる。一度きりの相談を聞いて資料を作る仕事でも、この区間からこの区間は毎回同じ、ということはある。小さい単位まで見ると繰り返しになっているところに、フローがはまる、という見方です。

もっと単純な定型もあります。ある人へ、内容がまったく同じメールを送る。それならフォーマットを用意しておけば足りる、という種類の仕事です。そのうえで、トリガーの置き方は自由です。タイマーで実行することも、途中にAIエージェントを入れることもできます。自由度の高さが、触っていて楽しい理由として挙がりました。

あらかわは、RPAも含めて自動化と呼ばれてきたもののなかで、このあたりが本命に近いのではないか、と感じています。

「RPAとかも含めて自動化って言ってきましたけども、結構この本命が来たんじゃないかなと思って、今めっちゃ楽しい」（あらかわ）

2-2. 名前が挙がっただけの仕組みは、作りたいリストの側にある

会話の後半には、動いているフローとは別に、やりたいリストが出てきました。画面で見せた議事録や返信案とは、分けて聞くことになります。

プレゼンテーションは、テーマを投げるだけで資料が出るものもあるらしい、という紹介です。勉強しながら拾ってきたい、という段階です。

monotips stationの記事化は、1日ほどでサイトに記事が上がるところまで自動にしたい、という希望です。引っかかっているのは、mp3をどう渡すかです。SpotifyのAPIで音声を拾う、YouTubeに上がった書き起こしを使う、という経路は、やろうとするとかなり大変だった、とあらかわは話しました。収録が終わったmp3をGoogleドライブへ入れ、それをトリガーに書き起こして記事化するならどうか、という案も出ています。Spotifyへ上げるときに一手を自分で足すなら、それが一番簡単ではないか、というやりとりになりました。欲しい完成形の話です。

見積もりも、まだ形になっていない側です。口頭で話した内容を、最後に整形するためだけに見積サービスを使えないか。あらかわが名前を出したのはMisocaで、見積もりができ、API連携もある、という説明でした。本人の言葉では妄想であり、まだ全然できていない、とも話しています。

Xの運用も、向いているだろうという見立てです。投稿パターンをスプレッドシートなどに用意し、この時期はこれについてPRする、と指定する。AIに文章を整えさせ、1日1回ポストする。やりたいことの一つとして挙がりました。

しばっちは、同じ定型が何度もある人には便利そうだと受けました。あらかわはそれに、分解すれば定型が見つかることがある、と返しています。

2-3. 次のツールへ移る楽しさと、乗り換えのコストは並んだまま

しばっちは、次から次へツールが出てくるなら、一つを使い続けた方がいいのではないか、と止めにかかりました。乗り換えれば、乗り換えのコストもかかる、という指摘です。

あらかわの返事は、技術がよくなっていくのだから仕方がない、というものでした。たとえは携帯電話です。仕様が固まる前は、3Gから次の世代へ移る時期も含めて、変化が大きかった。安かったこともあって、ガラケーの頃は毎年買い替えていた、という思い出です。しばっちも、その頃は買い替えていた、と受けています。仕様が固まって変わらなくなったから、乗り換えが止まっただけだ、というのがあらかわの説明です。自動化ツールもそのノリで、次から次へ触るのが楽しい。あらかわは乗り換えてみてほしいと締め、しばっちも、興味があれば、と受けました。

一つに留まる理由と、固まる前は乗り換えること自体が楽しいという返事は、両方の言い分が並んだまま終わった話です。

3. 全国の同業者とつながるメリット

3-1. 情報は、気づきまでをもらい、意見は自分で調べる

しばっちは行政書士として、日本全国の同業者とつながっています。メリットは大きく三つある、という整理で話し始めました。他の業種でも、全国とつながることには似たメリットがあるのではないか、と考えてこのテーマを持ってきた、とも言っています。

情報面の一つ目は、法改正や制度の変更に早く気づけることです。自分だけでは見逃すことも、同業者が一斉に話題にし始めると、その事象に気づく。そこから先は自分で調べる必要があります。誰かの「ここはこう変わるから、こうしていこう」という意見まで取り込んでしまうと、大変な目に遭うことがある。事実を知り、自分で調べ、自分の意見を持つ。この切り分けが大事だ、としばっちは言いました。

「その事実まで知って、それを自分で調べて、自分なりの意見を持つっていうのは大事かなと思ってます」（しばっち）

二つ目は、実務のノウハウです。これはXを見ただけではまず分からない、と明言しています。会って話すと、運用が微妙に違うことや、自分にはなかった考え方が出てきて、引き出しが増える。

遠方の人と会うこともあります。たまたま相手が大阪に来たから、という場合もあれば、しばっちが出かけた場合もある。半年ほど前に名古屋へ行ったこと、呼ばれて行くことが、例として挙がりました。行政書士会として派遣されるような行き方もある、と言いつつ、厳密には違うかもしれない、と自分で留保していました。

三つ目は、新しい分野のヒントです。よその地域ではすでに流行っていて、自分の地域ではまだ、という仕事があれば、こちらにも来るものとして先にマークできる。地域の時間差を、次の仕事の予告として見る、という話です。

3-2. 協力は、会ったことのある人へお客さんを渡しやすい

協力面では、他の地域の案件を紹介してもらう、受ける、という関係が挙がりました。インターネットでオンライン申請ができるようになり、このメリットは少し少なくなりつつある気もする、としばっちは見ています。

残るのは、共同の案件や、お互いの足りないところを補う関係です。専門が少し違う相手なら、苦手な分野を補い、得意なところを生かしやすい。これは近い地域の同業者の方がやりやすい、という感触でした。

土台にあるのは信頼です。スキルの高い人と知り合っていると、お客さんを安心して紹介できる。会ったことがない相手を、知っているというだけで紹介するのは、なかなかしづらい。紹介が成立する条件を、顔を合わせていることに置いた話です。

「会ったことないけど知ってるから紹介しますよって、なかなかしづらい」（しばっち）

オンライン申請で手続きが届く仕事が増えても、人を人へ渡す場面では、会ったことがあるかどうかが残る、という整理になっています。

3-3. 成長は、成功も失敗も先に聞けることと、発信の力点

成長面では、経営の方針や集客の工夫を分け合えることが挙がりました。そうしたらうまくいく、そうしたらうまくいかない、を知っておくと、同じ失敗を避け、同じ成功に近づける。視野が広がる、という言い方もしていました。

もう一つは動機です。全国の人の話を聞いていると、これだけ頑張っているのだから自分たちももう少し頑張らないと、という気になることがある。

あらかわは、こうした一次情報は確かにXでつながることが多い、と受けました。しばっちは、行政書士でXに出てくる人のなかには、これから行政書士をやっていこうという人もかなりいる、と見ています。長くやり続けている人を見極めないと、誰の話を聞くのかを間違える、という注意です。ユーチューバーになっている人もいる、という確認も入りました。

名前が挙がったのは、西宮に来ていた牧野谷先生です。しばっちはこの間、会いに行き、セミナーを聞いています。中小企業診断士のユーチューバーから始まっていて、本業もしっかりしている。本業が固いうえでの発信だから余裕がある、とあらかわは見ました。ご本人が語ったこととして会話に出たのは、コロナ禍のタイミングと、中小企業のサポート、補助金という内容が重なり、再生数が伸びた、ということです。

そこから話は、しばっち自身のXへ戻ります。あらかわは、世の中のニーズに合う題材と行政書士がかけ合わされば、さらに伸びるのではないか、と振りました。しばっちは、伸ばす必要はない、という立場です。無理に伸ばそうとは思っておらず、この分野の専門家だと認識してくれる人が増えればよい。

あらかわは、やるなら少し伸ばしたくなる、と返し、内容自体は面白いと言いました。例に触れたのは、業種をざっくり書く人もいる一方で、区分によって許認可の大臣が違う、という投稿です。深掘りすると面白いものが結構ある。しばっちは、行政書士のあいだで少し有名になれたらいい、と思いながら続けている、と話しました。

毎日の投稿には、あらかわが別の意味を足しています。生きているという生存の確認だけではない。ブログのようなウェブの更新は続けにくく、いろんな場所を全部はカバーできない。それでもXにずっといる、と分かると、この人は活動している人だと思われる。それはかなり大事だ、という評価です。

「Xはずっといるんやって言ったら、この人は活動してる人やわねって思われる。結構大事なんですよね」（あらかわ）

しばっちの着地は、日本全国の人と緩くつながりつつある、という近況の報告でした。あらかわは、そのつながりでおいしいご飯や温泉に行き、近況で温泉の話をしてほしい、と返しています。

3-4. 投稿そのものは自分で出し、相談だけを分けた

配信の終わりでは、毎日動かすとよいという話へ、あらかわが冗談を戻しました。動いているように見えるXが、実はn8nで自動化された投稿かもしれない、と。予約投稿もできる、という確認です。

しばっちは、予約投稿は使っていない、と答えました。便利にしすぎると、自分でやらなくなりそうだからです。習慣にしておかないと止まりそうだ、という感覚で、自分でやる意味を見出せるなら続けられる、と話しました。投稿を考える相談はしていて、今日の投稿をどうするかをGPTに聞いている。その相談は役に立っている、とも言っています。

あらかわは、その相談の側なら自動化できる、と提案しました。自分のプロフィールや過去の投稿をGoogleドライブに入れておき、毎朝8時半ごろに今日のX投稿案を3案ほど、SlackやLINE、メールで本人へ送るボットです。届いた案から自分で選ぶ。そんな仕組みは作れるし、やってみてもいいのではないか、と話しました。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

この回で動いている、と語られた自動化は、記事公開をXとFacebookへ知らせる連携、Galaxyの書き起こしを議事録にしてメールで返す流れ、転送したメールの返信案を三通返す流れです。プレゼン資料、配信記事の自動生成、見積もりの整形、Xへの定期ポスト、朝の投稿案ボットは、やりたいもの、拾いたいもの、作れるものとして並んだ話になりました。

同業者とのつながりは、制度の変化に気づいてから自分で調べること、会った人だからお客さんを紹介できること、他の地域の成功と失敗を先に聞いて自分の経営の刺激にすること、という三つに整理された話になりました。発信については、しばっちはフォロワーを伸ばすことより、この分野の専門家だと認識されることを置き、あらかわは毎日投稿していると活動している人だと思われることを足していました。

押さえておきたいポイント

n8nはオープンソースで、分岐のあるフローを組め、始め方はウェブ版、セルフホスト、ローカルの三つだとあらかわは整理した。自分はウェブサーバーを借りてインストールする方を選んだ
動かしていると語ったフローは、記事公開の通知、議事録の整形、メール返信案の三通返しである
見積もりや記事化の自動化、Xの定期ポスト、朝の投稿案ボットは、この回ではやりたいリストや提案の側にある
同業者から受け取るのは事実への気づきまでで、意見は自分で調べて持つ、としばっちは分けた
他地域の紹介はオンライン申請で減りつつある感覚があり、人を紹介するときは会ったことがある相手が土台になる、という話だった

次のステップ

あらかわは、興味があればツールを乗り換えてみてほしい、と締めました。しばっちは、行政書士以外の業種でも、全国の同業者とつながる利点は似ているのではないか、と考えてこのテーマを話しています。朝の投稿案を返してくるボットは、作れる、やってみていいのではないか、という提案のまま終わった話です。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週、ビジネスが少しよくなるTIPSを話しています。

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