無料で始めるRPA、Power Automate Desktopの実力｜monotips station 第59回

イントロダクション

2021年6月16日配信の第59回では、無料で使えるRPAツールとして登場したPower Automate Desktopを取り上げます。以前のRPAツールとの違いや、フローを作るときの学びどころを、あらかわの実務経験としばっちの質問から見ていきます。ネットショップの送り状発行や売上共有など、日々の仕事をどう自動化できるのかも分かる回です。

収録日は6月15日。冒頭は、しばっちが家族で遊ぶボードゲームを探している話や、あらかわが折りたたみ式の焚き火台でバーベキューをしている話から始まります。アメリカでノンアルコールのクラフトビールが流行っているらしい、という話題も出ました。

また、前回取り上げた月次支援金は、配信日の6月16日が申し込み開始日でした。あらかわは、対象になる人は経済産業省の案内を確認するよう呼びかけています。東京都には独自の上乗せなどがあるらしいと紹介しつつ、割合は「30%だったかな」と確かではないことを断っています。大阪府については、酒類販売業者が対象らしいと話しました。

1. Windows 10で使えるRPAとして注目した理由

この章では、約1年ぶりにRPAを取り上げた背景と、あらかわが感じたPower Automate Desktopの使いやすさを紹介します。

1-1. 第4回から1年、無料で使える選択肢が増えた

RPAはRobotics Process Automationの略で、ロボットに定型作業を任せて仕事を進めやすくする考え方です。monotips stationでは第4回でも取り上げましたが、そのときは「何ができるのか」「どんなツールがあるのか」を簡単に紹介する程度でした。振り返ると、まだ台本もなかった頃だと二人は話します。

当時、個人が無料で試すツールとしてはUiPathやAutomation Anywhereの無料プランがよく知られていました。そこへ2021年3月、MicrosoftがPower Automateを無償化。番組では、Windows 10を使っていればMicrosoft 365の契約がなくても使えると紹介しています。将来はOSに標準で入るようになり、MacのAutomatorに近い位置づけになるかもしれない、というのはあらかわの見通しです。

1-2. Microsoft純正ならではの安定感を感じた

あらかわがまず注目したのは、Microsoft純正のツールであることでした。

「マイクロソフト純正できたってことがものすごい熱いところかな」（あらかわ）

あらかわ自身が使った範囲では、ファイル操作やブラウザ操作でエラーが起きにくく感じたそうです。他のRPAツールでは、デスクトップ上のボットやクラウドとの連携が、更新などをきっかけに止まることがあると説明します。一方、Power Automate DesktopはWindows側で調整されているのか、気づけば動いているような感覚があるとのこと。ただし、Windowsに組み込まれているという点は、あらかわの推測として語られています。

あらかわはノートパソコンを1台つけっぱなしにし、リモートデスクトップで接続するRPA専用機として使っています。その環境では、ボットのエラーや連携切れが今のところ起きていないそうです。別のRPAツールではそうしたことが起きる場合があるため、運用のしやすさに差を感じていました。

2. フローを作って、別の環境でも使う

続いて二人は、操作の記録方法やフローの扱いを話します。しばっちがコードとの関係を尋ねると、あらかわはノーコードの画面と、書き出したコードの両方を使える点を説明しました。

2-1. Web用とデスクトップ用のレコーダー

操作画面は直感的で、Automation Anywhereを使ったことがある人には似て見える、とあらかわは言います。左側のメニューから操作を選び、中央のフローへドラッグ＆ドロップして組み立てます。

RPAを作るときに便利なレコーダー機能は、Web用とデスクトップ用に分かれています。Web用ではサイト内の要素をクリックする操作などを記録し、デスクトップ用ではExcelやファイル保存の操作を記録できます。用途を分けて管理しやすいところを、あらかわは評価していました。

しばっちは、レコーダーで記録した操作がプログラムになるのかを質問します。記録したものを再生すれば同じ操作を実行できますが、最初はソースコードの形にはならないのではないか、という確認でした。

2-2. フローをRobinとして書き出せる

あらかわによると、Power Automate DesktopではフローをRobinという言語で書き出せます。書き出した内容をメモ帳に貼り、別のパソコンへ渡して読み込めば、フローを再現できると説明しました。Robinが広く知られた言語かどうかは、二人にも分からないものの、フローを文字として扱えることに驚いています。

しばっちは、実行環境がPower Automate Desktopに限られるなら、コードになっても変わらないのではと問い返します。あらかわは、コードを見て書き換えたり整理したりできる点を挙げました。スパゲッティのように複雑なフローは、視覚的にも遅く感じることがあるので、シンプルにする考え方も大切だと話します。

コードが必要な人は中身を確認し、そうでない人はフローの画面で操作する。二人は、ノーコードで使えることと、コードとしても見られることの両方が利点だと整理しました。

2-3. アカウント連携と、マウス操作の注意点

もう一つあらかわが挙げたのは、Microsoftアカウントにひもづけてフローをクラウド保存できることです。同じアカウントでログインすれば、別の環境でも同じフローを見られると説明しました。

ただし、別のパソコンで動かすときは、画面の階層や解像度の違いでマウス操作がうまくいかない場合があります。そのため、マウスの座標に頼る操作はなるべく減らし、画面上の要素を指定してクリックするのがよい、という注意も添えています。

3. 学びながら、繰り返す仕事から自動化する

デモの見どころから、変数やループの学び方、あらかわが週に何度も使っている業務フローまでを見ていきます。

3-1. 動画のデモと、Excelを使った処理

あらかわは、概要欄に載せる予定のYouTube動画をしばっちに紹介しました。動画では、ウェブサーフィンをしていると「おかん」が怒るという設定で、キーワードに反応してブラウザを強制終了する仕組みが出てきます。ページの中の言葉なのか、タブに表示された言葉なのかは、二人も確信がありませんでしたが、タブに「ゴルフ」と出たら閉じるような動きを例に挙げ、よくできていると話しました。

また、RPAを使う人はExcelでいろいろな処理を完結させる傾向がある、とあらかわは指摘します。CSVを経由する方法も考えられるものの、Microsoftの環境の中でExcelを使うほうが楽なことがあるそうです。フローを動かすとExcelが起動し、処理が終わると閉じる。その間に必要な操作が済んでいる、という使い方です。

3-2. 変数やループの考え方を知っておく

動画を見てすぐに仕組みが分かる人には、RPAはとても楽しい。一方、変数やループ、引数といった基本用語が分からないと、レコーダーだけでは難しくなることもあると、あらかわは話します。プログラムを自分で書けなくても、どういう考え方で動いているかを学ぶ意味はある、という提案です。

あらかわは基本情報技術者の学習を例に出しますが、しばっちは、変数やループが試験範囲に含まれるのかと問い返します。二人とも受験したのは10年、15年ほど前で、出題内容が変わっているかもしれないと話しており、具体的な範囲は断定していません。

あらかわは、Pythonの学習サービスを使って、書かれたコードを見て内容を想像できるくらいまで学ぶ方法も紹介しました。しばっちもそのサービスでPythonを学んだものの、環境を作るのが難しく、今すぐ自分で組めるわけではないと話します。ゼロから開発環境を整えられなくても、既存のコードを見て「ふーん」と思える状態なら、RPAの仕組みも理解しやすくなる、というのがあらかわの考えです。

3-3. Shopifyの送り状と、売上画面の共有

あらかわが実際に使っている例の一つは、Shopifyで売れた商品の出荷準備です。物流向けの送り状PDFやクリックポスト用の送り状を出すため、Webアプリからデータをダウンロードし、住所情報をUTF-8からShift-JISへ切り替えてExcelで編集します。

この一連の作業は、Automation Anywhereでは何度試してもうまくいかなかったそうです。Power Automate Desktopではブラウザ上の要素クリックが安定して動き、どうしても必要な一か所だけマウス操作を使い、それ以外は要素を指定して組めました。

もう一つは、販売管理ソフトの「今月の売上」画面をスクリーンショットにして、共有のグループウェアへメールするフローです。毎回「ちゃんと見ろ」と言う代わりに、相手がグループウェアを見たかで確認できるようにした、とあらかわは説明します。この二つのフローは、週に2〜3回ほど使っているそうです。

あらかわは、売れた後に必要な書類を取りにWebアプリへ入っていく手間も、RPAで減らせると話します。最初にフローを作る手間はかかりますが、日々の作業が減る効果は積み重なります。

「1日5分それで削減できるということが、10個積み重なると50分ですからね」（あらかわ）

作業をしている間は、時間だけでなく頭もその仕事に使います。ボタンを押せば終わる形にできれば、作業に取られる時間と集中力を減らせる、というのがあらかわの実感です。Zapierと組み合わせ、事務作業をさらに自動化できないか試しているとも話しました。

4. 定型の仕事がある場所で、まず試す

最後に二人は、どんな仕事ならRPAが役立つのかを考えます。しばっちは自分の仕事には定型作業が少ないと話し、あらかわは業務の段取りを標準化できるかが、RPAを生かす鍵だと返しました。

4-1. ネットショップなら、日々の出荷と相性がいい

しばっちは、メールの確認や削除も自動化できそうかと考えますが、必要か不要かの判断があるので簡単には任せられないと気づきます。定型の仕事が少ないことは、面白さにもつながるかもしれない、と話しました。

一方、毎日似た手順で出荷するネットショップは、RPAと相性がよさそうです。質問コーナーでは、モールごとにログインして情報を集める作業や、在庫確認が例に挙がりました。Next Engineなどでモール間の在庫を連動させていても、元の在庫を確認するための操作が面倒なことがあると、あらかわは説明します。

ほかにも、未発送分の送り状をまとめて発行する、納品書を作る、ログインして売上をざっくり確認するといった作業が候補です。細かい分析には画面を確認する必要があっても、まず概況を知るだけなら、ログインを含めてボタン一つで動かすと楽になるのではないか、と話しました。

4-2. 事務職や士業の仕事にも使えるかもしれない

あらかわは、RPAを使いこなせば事務職の人が強みを発揮できると話します。法律事務所や会計事務所のように定型業務が多い職場でも役立つのではないか、という見立てです。実際の導入事例としてではなく、二人が用途を考える中で挙がった可能性として語られました。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

第59回では、Power Automate Desktopの使い勝手を、あらかわの体験を通して確かめました。Microsoft純正であることや、Webとデスクトップのレコーダー、Robin形式での書き出し、アカウントをまたいだフローの利用が話題になりました。一方で、別のパソコンでは画面の違いに注意が必要で、変数やループなどの考え方を知っていると活用の幅が広がります。

ネットショップの送り状発行や売上共有のように、繰り返し発生する作業は、RPAを試す候補になります。まず自分の仕事の中に、手順を標準化できる部分があるかを見つける。小さな時間の削減でも、作業中に頭を使い続ける負担まで減らせるかもしれません。

配信日の前後には、緊急事態宣言があと5日で明けるのか、飲食店のお酒の提供がどうなるのかも話題になりました。二人は、ノンアルコールのクラフトビールが広まる可能性や、店で提供した場合にどのような扱いになるのかを、分からない点を残したまま話しています。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスが少し良くなるTIPSを紹介しています。番組への感想やリクエストは、WEBマガジン「monotips」のお問い合わせフォーム、またはnote・Twitterで受け付けています。