中小企業の自動化は「使い捨てロボット」から｜monotips station 第4回

イントロダクション

全国の緊急事態宣言が25日に解除され、消費が戻ることへの期待がある一方、あらかわは「現場に行くと、まだまだ厳しい」と話します。二人は、県内の店や、観光客を大切にする島の飲食店など、自分たちになじみのある場所を応援したいという思いも交わしました。

この回では、しばっちが小規模事業者持続化補助金の拡充を紹介し、あらかわがここ3か月ほど取り組んでいるRPAを解説します。ネットショップやクリックポストの作業をどう自動化するのか、環境や費用には何が必要なのか。中小企業が小さく始める自動化の考え方を、二人のやりとりから見ていきます。

1. 補助金の拡充と、身近な店を応援すること

まずは、緊急事態宣言の解除後も続く厳しさと、小規模事業者持続化補助金の「事業再開枠」が話題になりました。

1-1. 宣言解除後も、現場には厳しさが残る

あらかわは県内をドライブし、タマネギが有名な市場のある島にも足を運んだそうです。観光客が飲食店を支える地域だからこそ、営業を続ける店を応援したい。二人は、旅行を後押しする話がある一方で感染防止も求められる状況に触れながら、まずは自分たちがなじみのある店や人を応援しようと話します。

先行きがすぐに明るくなるとは限らないなか、自分たちにできることを続ける。その姿勢は、この回で取り上げる中小企業向けの情報にもつながっていきます。

1-2. 「事業再開枠」は感染防止対策に使う

しばっちは、小規模事業者持続化補助金に「事業再開枠」が設けられたと紹介します。採択事業者には、従来50万円だった補助の条件が今年は100万円になり、感染防止対策費としてさらに50万円が追加されると説明しました。この追加分の50万円は10分の10の補助です。

対象として挙げられたのは、消毒液やマスク、清掃、間仕切り、換気設備の設置です。清掃も対象例に含まれると聞き、しばっちは事務所の掃除に使えるのかと尋ねます。あらかわは、来客の感染防止という観点なら必要かもしれないと応じ、清掃業者へ頼む場合もありそうだと話しました。

消毒液については、価格が不当に上がっているものや、アルコール濃度が異なるものも話題に上がりました。二人は、感染防止に使うものだからこそ、信用できる製品を選びたいと話します。また、銀行の窓口で見かけるようなプラスチック板を来客用の間仕切りとして設置するのも、使い道の一つとして挙げられました。

2. RPAは、パソコンの中で働くロボット

補助金の話に続いて、あらかわが取り組んでいるRPAへ。人がパソコン上で繰り返す作業を、どんな形で任せられるのでしょうか。

2-1. 人がしているパソコン作業を自動化する

RPAは、ロボティックス・プロセス・オートメーションの略です。あらかわは、まずは次のように考えてほしいと説明します。

「RPAっていうのは、パソコンの中で動くロボット君だと思ってください」（あらかわ）

人がパソコンで行っている仕事の多くは、RPAに任せられる可能性があります。あらかわが取り組み始めたのはコロナ禍より前で、当時、中小企業の大きな課題だった採用難を背景に、面倒な作業を自動化して、人が人間らしい仕事に時間を使えるようにしたいと考えていました。

RPAには高価なものから無料で使えるものまであります。パソコンが何らかの形で業務に関わる業種なら、無料のツールからでも効果を得られるのではないか、というのがあらかわの見方です。

2-2. ネットショップの受注から納品書を出す

しばっちが「どんな作業を任せられるのか」と尋ねると、あらかわはネットショップを例に出しました。STORESやBASEを使えばネットショップを作りやすくなりましたが、注文ごとに納品書を付けて発送する作業は、件数が増えると手間がかかり、人が対応すれば間違いも起きます。

RPAなら、ボタンを押すとショップの管理画面を開き、受注データを取得し、納品書のPDFをダウンロードして印刷するところまで進められます。さらに、受注データの住所を配送業者や郵便局のシステムへ入力し、送り状を出すところまで自動化できる可能性もあります。

2-3. ブロックを組み合わせて動きを指示する

あらかわが主に使っているのはAutomation Anywhereです。無料で使える会社の規模については、年商3億円か4億円以下、あるいは2.5億円だったかと、あらかわ自身も正確な基準額を確定できない様子でした。

操作のイメージは、子ども向けプログラミング教材のスクラッチのように、ブロックを組み合わせる形です。開くサイトのアドレスを指定したり、画面上の座標を指定して左クリックさせたりする指示を作ります。動かすだけなら難しくない一方、人が無意識に待っているような間をロボットは判断できません。そのため、画面が切り替わるまで意図的に待つなど、動きに合わせた工夫が必要です。

3. 使いながら分かったRPAの得意不得意

あらかわが実際に使ってみると、パソコンの選び方やプログラミングの考え方にも発見がありました。便利さだけでなく、使う場面を選ぶ理由も見えてきます。

3-1. RPAを始めてWindowsの操作を知った

10年ほどMacを使ってきたあらかわは、RPAを使うためにWindowsパソコンを購入しました。使ってみると、Macでは直感的に操作していたことが、Windowsではショートカットキー一つでできる場面があると気づいたそうです。

また、ファイルの場所を指定する「絶対パス」と「相対パス」の考え方も、RPAを始めて知りました。絶対パスはフォルダ構造を含めてファイルの場所を指定し、相対パスは一つ上、一つ下といった位置関係で表します。あらかわは、Macでは人間の直感的な操作を重視する思想があると感じたと話します。しばっちは、Windowsはもともとプログラミングで行っていた操作を視覚化してきたと説明しました。

プログラミングの用語にも慣れが必要でした。たとえば「ループ」は処理を繰り返すことですが、何をいつ繰り返し、どこで止めるのかを理解するのには時間がかかったそうです。

3-2. まずは一度きりの「使い捨てロボット」でいい

しばっちは、繰り返し処理を作るなら、止める条件も必要ではないかと問い返します。あらかわは、もちろん必要な場合もある一方、作業中にエラーで止まったところをその日の仕事の終わりにしてもよい場面があると説明しました。毎回使う完成度の高いプログラムではなく、その日の作業を片付ける一度きりのロボットを作ることも多いそうです。

例に挙がったのは、郵便局のクリックポストです。1件198円で全国に送れるサービスですが、まとめて申し込んでも最後の決済ボタンは1件ずつ押さなければなりません。40件ほどまとめて申し込めても、Yahoo! JAPANのサイトへ移動して決済する手間が残ります。

あらかわは、この決済ボタンを押すロボットを作りました。今日の30件を処理できればよいので、処理を抜ける条件まで作り込む必要はありません。Yahoo! JAPAN IDへのログインなど、作業を始める時点の状態を整えたうえで、必要な決済を済ませるロボットをさっと作れることが、RPAのよさです。作る経験を重ねるうちに、自分のスキルも身についていきます。

ネットショップの作業も、売上が動き始めて毎日同じ処理を繰り返すようになったら、RPAを試すきっかけになります。ECと相性がよいという話に、しばっちも納得していました。

3-3. パソコンやネット環境に左右される

一方、RPAは動かすパソコンの性能やネット環境に影響されます。パソコン内だけで完結する処理と違い、Webサービスからデータを取得する場合は、回線が不安定だと動作も安定しません。

あらかわは、画像を1万枚ダウンロードする作業を任せたときのことを話しました。当時の回線は夜6時半を過ぎると急に遅くなり、昼用と夜用のボットを作って対応したそうです。その後、光回線を申し込みましたが、収録時点では手続き中でした。

また、画面上の操作を組み合わせるRPAは、プログラムで直接組んだ処理より不安定な面があります。動かし続けるには、状況を見ながらメンテナンスする必要があります。

3-4. 既存システムをすぐに改修できないときにも使える

使いにくくなった既存システムを、RPAで自動操作する方法もあります。システムの改修には大きなコストがかかるため、すぐに入れ替えず、今ある仕組みを自動化して使い続ける、いわば「塩漬け」のための道具として活用できるという考え方です。

しばっちも、システムを変える費用をすぐにかけるのではなく、利益が出てから改修する選択肢として理解しました。

4. RPA以外の方法も含めて選ぶ

自動化にはRPA以外の手段もあります。どの方法を使うかは、どこまで自動で動かしたいか、誰が準備や運用を担うかによって変わります。

4-1. Excelマクロやクラウドのツールも候補

Excelのマクロで業務がうまく回っているなら、それを続けても問題ありません。しばっちは、保険会社の事務担当者がマクロを組まされることがあると冗談めかして話し、あらかわはVBAのことだと受けます。

ZapierやIntegromatのように、Webサービス同士をつないでクラウド上で動かすツールもあります。RSSを読み込んでツイートしたり、メールを受け取ったらSlackへ送ったりする使い方です。

RPAは自分のパソコン上で動くため、パソコンをシャットダウンすると止まります。一方、クラウド上の自動化ツールなら、設定した処理をパソコンの電源に頼らず動かせます。完全に任せたい処理では、クラウド型のほうが便利な場合もあります。

あらかわは、プログラム自体を学ぶ方法にも触れました。Automation Anywhereの中でもPythonが動くため、Pythonを勉強すると変数やループの意味が分かり、RPA内の動きも理解しやすくなると考えています。

4-2. 学習時間や環境づくりもコストに含める

自動化を始めるときは、プログラムを組む時間だけでなく、誰がどれだけ学ぶのか、パソコンや安定した回線を用意するのか、Officeなどのライセンスが必要かも考える必要があります。あらかわは、最初のゴールは「納品書が手元に出てくればいい」といった小さなものでよいとしたうえで、準備や運用にかかる費用も含めて判断しようと話します。

「プログラムを組むっていう時間だけが、コストではないんです」（あらかわ）

それでも自動化の価値があるなら、試してみる意味があります。あらかわは、業者に月10万円で導入を任せる例を挙げ、社員を一人雇って給与や社会保険料、採用コストを負担する場合と比べれば、早く元が取れそうだと話しました。

単純作業を一つずつ自動化するだけでなく、会社の仕事全体を見ながら自動化を進め、体制をスリムにする。その取り組みを一緒に考えてくれるパートナーとつながることも大事だと、あらかわは締めくくりました。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

RPAを使えば、パソコン上の繰り返し作業を自動化できる可能性があります。ただし、動かす環境を整え、メンテナンスし、学習や運用のコストも引き受ける必要があります。あらかわとしばっちのやりとりから見えてくるのは、最初から大きな仕組みを作るのではなく、目の前の小さな作業を一つ選ぶことです。

• RPAは、人がパソコンでする仕事を代わる可能性がある「パソコンの中のロボット」
• 納品書の印刷やクリックポストの決済など、繰り返す作業から試せる
• 毎回使う完成品でなく、その日の作業を終える「使い捨てロボット」でもよい
• パソコンの性能やネット環境に左右され、動作の確認とメンテナンスが要る
• 学習時間、パソコン、回線、ライセンスなどを含めて費用を考える
• Excelマクロやクラウド型ツール、プログラミングも選択肢に入る

まずは「何を終わらせたいか」を小さく決め、その処理を誰が作り、どんな環境で動かすかを考える。RPAに限らず、自動化の方法を選ぶときに持ち帰れる視点です。

次回の話題

次回は、飲食店が何を提供できるのかを中心に、ネット通販の始め方や、安全に継続できる形でビジネスをどう提供するか、そのコツを取り上げる予定です。さらにその次あたりには、ネットでボードゲームや人狼をどう遊ぶかも話題にしてみようと、二人は盛り上がりました。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するメディア「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週、ビジネスが少し良くなるチップスを紹介しています。番組で紹介した内容は、WEBマガジン「monotips」でも取り上げています。