タスク管理は紙とデジタルをどう使い分ける？｜monotips station 第19回

イントロダクション

手帳に書くか、スマホに入れるか。タスク管理の方法は、自分の好みだけでなく、チームで共有するかどうかによっても変わります。この回では、しばっちとあらかわが、スケジュール・タスク・ログ・目標をそれぞれどう管理しているのかを紹介します。自分に合うやり方を考えながら読んでみてください。

2020年9月第2週の第19回は、台風一過で朝晩が涼しくなってきたという話から始まりました。学校が急に休みになっても仕事で外出する状況があり、警報や暴風の中で動く危険にも触れています。

しばっちは、話題のドラえもんの映画「のび太の新恐竜」を観に行きました。映画を観るとすぐ寝てしまうしばっちですが、今回は頑張ったものの、途中で寝てしまったそうです。

続いて話題になったのは須磨海浜水族園です。建て替えと民営化を控え、建物の古さを感じる一方、イルカショーは盛況でした。コロナ対策で客席の間隔を空け、水族園全体は空いていてもイルカショーには人が集まり、入場制限がかかっていたそうです。アザラシやイルカに触れるタッチ系のイベントは中止されていましたが、フェイスシールドを着けた飼育員たちが対応していました。

そんな近況を話したあと、二人は、ありがたいことに少しずつ忙しくなり、やることが溜まってきたと話します。そこで今回は、それぞれのタスク管理の実践法を紹介します。

1. 管理するものを4つに分けて考える

まず、タスク管理で何を管理するのかを整理します。あらかわは手帳のセミナーを開いたり、手帳や管理術について本を書いたりした経験を踏まえ、主に管理するものを4つに分けました。

スケジュール（予定）
タスク（やること）
ログ（商談などの記録）
目標

今回は、この4つをそれぞれ何で、どう管理しているのかを二人に聞いていきます。

2. しばっちは紙の手帳とA4用紙を軸にする

しばっちは、予定や商談メモ、毎日のタスクを紙に書いています。一方で、案件全体の進捗はスプレッドシートで管理しており、紙だけに統一しているわけではありません。

2-1. スケジュールは紙の手帳

しばっちのスケジュール管理はアナログです。手帳に、何時何分に誰と会うかを書いています。手帳のほうが頭に入りやすく、見やすいことに加え、電気がなくても使えるのがよいところだそうです。

予定は押しがちなので、午前・午後・夜にそれぞれ1件くらいに収めるようにしています。詰め込みすぎず、予定が延びることも考えて組んでいる形です。

2-2. 案件の一覧は「事件簿」、毎日の段取りはA4用紙に

案件の管理は、しばっちたちが「事件簿」と呼ぶスプレッドシートで行います。案件ごとのファイルを作るのではなく、1つのファイルに案件名と進捗をまとめ、状況が変わったら書き換えていきます。期限も表に記録しますが、期限を細かく気にするより、できるだけ早く片付けていくそうです。

1日のタスクは別に管理します。自作のA4フォーマットに、日報のような形で、その日に会う人や今日やること、明日以降にやることを書き出します。誰かに提出するためではなく、毎朝、自分とミーティングするようなものです。

続けるための決まりは、毎日できなくても仕方がない、できたところまででいい、ということ。いったんできなくなると次からやりたくなくなるので、完璧に続ける前提にはしません。最悪の場合はチラシの裏にやることリストを書き、終わったものを消していきます。

2-3. 商談メモも目標も、紙に書く

商談のメモも紙に書きます。ヒアリングが必要な案件ではヒアリングシートを作り、普段はA4の紙を持っていくそうです。ノートに書くと、別のお客さんとの商談中にほかのページが見えてしまうのが気になるためです。

書いた紙は案件ごとに保管場所を決めており、なくさないようにしています。必要な内容をタスクやデジタルのファイルに移したら、紙はシュレッダーで処分します。

目標は、毎年正月休みに1年間でやりたいことを手帳に書きます。見返しても見返さなくてもよいという曖昧なルールで、ときどき見て、以前立てた目標を達成していたと気づくくらいがちょうどいいそうです。手で書くことで、うまくいっている気がするとも話していました。

3. あらかわは予定とタスクをデジタルで回す

あらかわは、手帳について本を書いた経験がありながら、今は手帳を使っていません。スケジュールはGoogleカレンダー、タスクはTrelloとMicrosoft To Doに移行しています。

3-1. スケジュールはGoogleカレンダー

あらかわは4〜5年前から、スケジュールをGoogleカレンダーで管理しています。スマートフォン、パソコン、iPadを同期して使っています。以前はタスクを手帳で管理していましたが、今はやり方を変えました。

3-2. チームの案件はTrello、毎日のタスクはMicrosoft To Do

タスク管理にはTrelloとMicrosoft To Doを使っています。Trelloは、やることをかんばん方式で並べ、離れた人とも壁に付箋を貼るように共有できるツールです。相手へ通知を送れることもあり、チームで案件を進めるときに使っています。ただ、自分の毎日のタスクまでTrelloで管理するのはしんどいと感じていました。

そこで使い始めたのがMicrosoft To Doです。あらかわは前日の夜、寝る前にお酒を飲みながら翌日のタスクを並べ替えています。通知がきれいに届き、並べ替えもスムーズで、Trelloのリンクを貼っておけば関連する作業を見失いにくいそうです。

前日に残ったタスクが表示されたら、ボタンを押して「今日やる」に入れられます。このやり方にしてから、積み残しがかなり減りました。返信を漏らしたくない得意先のメールには星を付け、Microsoft To Doへ転送する設定もしています。

デジタルにして一番よかったのは、紙とペンを用意しなくてよいことです。外を歩いているときや子どもと遊んでいるときに、やることを思い出しても、あとでノートに書こうとすると忘れてしまうことがあります。スマートフォンならその場で入力でき、自分にメールを送るような感覚でメモできます。

3-3. ログと目標は、まだ試行中

あらかわが悩んでいるのはログの管理です。対面で話を聞くときはマインドマップで整理しますが、Zoomをしながらマインドマップを書くのは少ししんどく、頭が落ち着かないそうです。そのためZoom中はコピー用紙に手書きし、あとでまとめています。

書き終えた紙を片付けるのが面倒で、ノートパソコンに挟んだままにして、あとからどこに置いたか分からなくなることもあります。小さなノートを使う方法も考えていますが、手元にないと、その辺にある紙へ書いてしまうそうです。

しばっちは、商談などでメモを取るときにスマートフォンやiPadを使います。出かけるときのカバンに入れているため、Zoomのミーティングでカバンからノートを取り出すより、その端末でメモするほうが手軽だといいます。

目標管理は、あらかわの場合、勉強会のときに今月の目標を手書きし、3Mの正方形の付箋に書いて小さなノートに貼っています。目標を見直すことも話題になりましたが、あらかわ個人としては、年間目標を立てるとしても月間目標くらいの単位で管理するのがちょうどよいと感じています。

4. チームで使うなら、相手に合うツールを選ぶ

アナログ管理の大きな弱点は、チームで共有しにくいことです。一人で仕事をするなら紙でも回せますが、協力する相手が増えると、予定やタスクを共有する必要が出てきます。

しばっちは、手帳に書いた予定をチームのカレンダーへ手で写すことがありますが、そのときに漏れてしまうこともあるそうです。あらかわも、協力する相手が増えるほどデジタルに頼らざるを得ないと話します。共有の場所に情報があれば、言ったかどうかの食い違いを減らせますし、なくしにくく、クラウドで同期できます。

ただし、どのツールを使うかは相手に合わせる必要があります。しばっちはTrelloのアプリを入れていても、なじまず、タスクが減っていかないと感じています。あらかわも、一人で管理するだけならTrelloは使わず、Microsoft To Doだけで運用するかもしれないと話しました。スタッフや外部のチームに仕事を見せたり渡したりする場面があるため、Trelloを使っているそうです。

相手に合わないツールを使ってもらうのが難しければ、FAXのほうがよい場合もあります。しばっちは役所からFAXで送るよう求められることがあり、FAXも活用しています。誰と何を管理するのかを考えて、道具を使い分けることが大切です。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

今回の話は、アナログとデジタルのどちらかを選ぶというより、個人のやりやすさと、チームで共有する必要に応じて使い分ける内容でした。一人で進める仕事なら紙でもよく、チームで動くときはデジタルが便利です。

管理するものは、スケジュール・タスク・ログ・目標の4つ
毎日できなくても、できたところまででよいと決めると続けやすい
思いついたタスクをスマートフォンにその場で入力できる
アナログはチームで共有しにくく、デジタルは同期や共有がしやすい
使う人と管理する内容に合わせてツールを選ぶ

次のステップ

番組では以前、ランチ会で1年間の目標を立てた人たちの話をしていました。1年後にどうなったかをみんなで振り返る機会を持てたら、その様子もラジオで話したいと考えています。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスが少し良くなるTIPSを紹介しています。紹介したTIPSはWEBマガジン「monotips」でも取り上げていきます。