紙やFAXを求められたとき、郵送の手間をどう減らす？｜monotips station 第71回

イントロダクション

2021年9月14日収録のmonotips station 第71回では、取引先から紙やFAXを求められたとき、自分側の手間を減らす方法を取り上げます。日本郵便のウェブレターと、会員登録なしで送れる従量制のFAXサービス。利用頻度に合わせて選ぶ考え方を、あらかわとしばっちが話します。

本編前には、中秋の名月や、外で飲む機会が減ってお酒に弱くなったという近況も。まずはお月見の話から始まります。

1. 中秋の名月と、飲まなくなったお酒

本編に入る前の近況では、満月の日やお酒の飲み方、ノンアルコールビールの話題が続きます。

1-1. 2021年の中秋の名月は9月21日

収録日の翌日、9月15日の夜に月を見ようという話から、中秋の名月はいつなのかを調べます。あらかわが満月カレンダーを確認すると、2021年は9月21日。プラネタリウムで聞いた話として、満月でも少し欠けて見えることがあり、きれいに満月になるのは年に2、3回ほどだと紹介します。この年はちょうど満月が重なるそうで、あとは晴れることを願って、お団子を食べながら楽しもうと呼びかけました。

1-2. 外で飲む機会が減り、家飲みの話へ

しばっちは家ではほとんど飲まず、8月は一度もお酒を飲まなかったと話します。外で飲む機会も減り、以前よりお酒に弱くなった気がする、という実感も。あらかわは家でも飲む方で、黒糖焼酎を3本買ったほど、最近はそれがマイブームだと返します。

外出や人と会う機会が減るなかで、日本中がお酒に弱くなっているのでは。そんな雑談から、クラフトのノンアルコールビールへ話題が移ります。

1-3. 味がおいしければ、ノンアルでもいい

クラフトビールのブームに続いて、アメリカなどではクラフトのノンアルコールビールも広がっているらしい、とあらかわ。日本でも少しずつ商品が出ているものの、まだ「すごくうまい」と思えるものには出会っていないそうです。それでも、味がおいしければアルコールかどうかにこだわらなくてもいい、と二人は話します。

あらかわは別番組で、お気に入りのノンアルコールビール「リョーマ1865」を熱く紹介したとのこと。一方、ビールが好きでない人には響きにくいのでは、というしばっちの反応もあり、近況トークを締めます。

2. 紙を求められたら、ウェブレターで郵送する

本編では、紙での郵送が必要なときに、印刷や封筒、切手の準備をどう省くかを話します。

2-1. 紙を減らしたくても、相手から求められる

自分の職場ではペーパーレスにしたいのに、請求書や納品書を紙で送るよう求められる。印刷し、切手を買い、送り、保管する。重さが分からず、送ってから「10円足りない」と言われることもある。あらかわは、そうした手間に心当たりのある人へ向けて、郵送とFAXの二つの方法を紹介します。

2-2. PDFを送ると、印刷から投函まで任せられる

郵送の方法として紹介するのは、日本郵便のウェブ郵便です。これはサービス全体の名前で、その中にウェブレター、ウェブレタックス、ウェブ速達があります。あらかわによると、ウェブレタックスは電報、ウェブ速達は急ぎの郵送にあたり、自分がよく使うのはウェブレターだそうです。

ウェブレターは、日本郵便のサイトにPDFを送ると、印刷して封筒に入れ、郵送してくれるサービスです。あらかわは2016年5月にmonotipsの記事で試しており、収録時点から5年前の封筒には「コンピューター郵便」と書かれていたと振り返ります。ウェブ郵便が総称で、ウェブレターなどがその中のサービスだという関係を、SMAPとメンバーのたとえで説明する場面もありました。

2-3. 収録当時は1枚97円。封筒や印刷の見た目には注意

収録時点で、あらかわが紹介した料金は、モノクロ1枚で97円。封筒代、宛名の印刷、中身の印刷、切手代が含まれ、追加の用紙は1枚ごとに10円ほど上がると説明しています。料金は当時の紹介内容です。

PDF以外に、サイト上で文字を入力して送る方法もありました。あらかわは試しに文章を打った印刷テストや、適当なPDFを送った結果を紹介します。印刷物には左下に線が入ったり、FAXのような番号が印字されたりすることがあり、A4の用紙も少し縮小されます。封筒も自社のものではありません。以前は「コンピューター郵便」と表示されていたものの、収録時点ではウェブレターの表記に変わっているかもしれない、とあらかわは話していました。

事務所名入りの封筒で送りたい場合には向きません。それでも、郵送する機会が月に1回ほどなのに、封筒や切手を持っておくのは面倒だと感じる人や、出先からすぐ送りたい人には便利です。相手にあらかじめこの形式で送ると伝えておけば、受け取る側も戸惑いにくいだろうと、しばっちも応じます。あらかわ自身も、レストランへの郵送に使ったことがあるそうです。

「パソコンの中で完結するというのが素晴らしい」（あらかわ）

3. FAXを送る頻度でサービスを選ぶ

FAXは、受信も多い人向けの月額サービスと、たまに送るだけの人向けの従量制サービスを、あらかわが自身やしばっちの使い方を交えて比べます。

3-1. 受信が多い現場には、月額のネットFAX

あらかわの別会社ではFAXでの発注が多く、早い時期からメッセージプラスというネットFAXを使っていました。月額で料金を払い、IP電話の番号を発行してもらうと、届いたFAXがPDFになってメールに添付されます。収録では月額908円ほどの例を挙げ、受信の多い現場では便利だと説明します。

一方、FAXの受信がほとんどなく、たまに送るだけなら、月額サービスを使うほどではないかもしれません。そこで紹介するのが「スマホでFAX45」です。

3-2. 会員登録なしで送れる「スマホでFAX45」

「スマホでFAX45」は、コンビニの代わりに使えて、契約せずに送れるサービスとして紹介されます。収録当時の送信料は1枚45円。あらかわは、コンビニのFAX送信料が50円だったため、それより安いと説明しています。

使い方は、送るファイルを選び、宛先のFAX番号と送信結果通知を受け取る自分のメールアドレスを入力するだけ。PDFのほか、JPEGやPNGも選べ、スマートフォンのカメラも使えます。パソコンからも利用でき、会員登録は不要。決済はクレジットカードです。送付状を付ける場合は5円追加と紹介され、どんな送付状なのか二人で気にしていました。

あらかわは実際に使ってみて、送ったあとにデータをためておくクラウドデータベースを持たず、送信したら終わる点をコンビニに近いと説明します。年に数回、数枚送る程度なら、月額のFAXサービスを契約するより使いやすい人もいるでしょう。

年に1回、10枚ほど送る程度なら、月々1,000円ほどのFAXサービスは割に合わないと話します。

3-3. 送信は少なく、迷惑FAXの受信料が気になる

ネットFAXには、あらかわが使うメッセージプラスのほか、eファックス、秒速ファックス、モバファックス、Gファックス、KDDIのサービスなどもあると話題になります。選択肢は多いものの、FAXを年に数回しか使わない人には、月額料金を払うほどの価値があるか考えどころです。

しばっちはFAXを月に1、2回ほど送り、送信するのは1、2ページ程度。番号を維持する費用は月100円くらいかもしれない、と話します。また、迷惑FAXの受信に10円ずつかかるとのこと。ネットFAXなら、受け取ったFAXを紙に印刷しない限り用紙代を抑えられますが、受信自体がほとんどないなら、番号の契約をやめて「スマホでFAX45」で送る方法もあるのでは、と二人は話を広げます。複合機にFAXを付けなければ、機器まわりもすっきりするかもしれません。

4. ハンコの話から、紙が残る現場を考える

本編から少し離れて、英語でハンコをどう呼ぶかという話題に移ります。相手側の慣習が残るあいだ、こちらの手間を減らすサービスが生まれるという見方は、郵便やFAXの話にもつながります。

4-1. 日本で仕事をする人の「ハンコ」

あらかわが英会話のポッドキャストを聞いていたところ、ハンコを英語で何と呼ぶかが話題になったそうです。日本でビジネスをする外国人同士では、ハンコをそのまま「ハンコ」と呼ぶことがある、というエピソードでした。アメリカ人が「21世紀にそんなものがあるのか」と驚くようなやりとりもあったといいます。

「相手が変えられないなら、こういう隙間産業が出てくる」（あらかわ）

4-2. できればデータで。難しければ写真やサービスを使う

相手もスキャンしてPDFで送ってくれれば一番早く、LINEでつながっていればやりとりもしやすい。それでも、スキャンできない相手はいます。そうしたときには、書類を写真に撮る方法や、今回紹介した郵送・FAXサービスが手間を埋めてくれます。

二人が紹介したのは、日頃あまり送らない人向けの方法です。郵便なら重さを量って切手を買い、FAXならコンビニへ行くといった手間を減らせます。とはいえ、あらかわの本音は「そもそもメールで済むなら、それが一番」。デジタル庁にも、使いやすくなることを期待していました。

4-3. 利用頻度に合わせて選ぶ

しばっちは、すでに月額サービスを使っているほどFAXを多く送る人には別の判断が必要だとしつつ、ライトユーザーの個人事業主や創業したばかりの会社なら、ウェブレターや「スマホでFAX45」で足りる場面があるかもしれないと話します。毎月の受信や番号が必要か、年に数回送るだけなのか。自分の使い方を見て選ぶのが、この回の結論です。

エピソードの総括

紙やFAXを求める相手がいると、社内のペーパーレス化だけでは手間が残ります。あらかわとしばっちは、その相手を変えるのが難しい場面でも、郵便の印刷や封入、コンビニへ行く負担を減らす方法を紹介しました。

ウェブレターは、PDFを送ると印刷・封入・郵送まで任せられる。料金や封筒、印刷の見た目は、収録時点の紹介内容を確認する。
FAXをよく受信するなら、PDFで受け取れる月額ネットFAXが便利な場合がある。
送信が年に数回なら、会員登録なしの従量制FAXも選択肢になる。
紙を求められる頻度や、番号・受信が必要かを見て、自分に合う方法を考える。

紙やFAXを使う機会が少ない人ほど、封筒や切手、月額料金をどう扱うかで負担が変わります。まずは自分の送受信の頻度を振り返る。そんな実務のヒントを持ち帰れる回です。

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